Framgångsfaktorer

För att lyckas med en hållbar upphandling finns här ett antal tips och råd som kan vara bra att tänka på.

En god förutsättning för att lyckas med hållbar upphandling är att utgå från de ambitioner som uttrycks i organisationens policy, miljömål, önskemål och behov.  Det är viktigt att säkerställa och visa hur upphandlingen bidrar till de övergripande miljökvalitetsmål som en organisation kan ha formulerat, till exempel minskad klimatpåverkan eller en giftfri vardag. Identifiera gärna vilka områden som är strategiskt viktiga för inköp, exempelvis där inköpet har en stor miljöpåverkan, stora sociala risker eller uppgår till stora volymer.

Prioritera vilka områden som är viktigast för er organisation att ställa hållbarhetskrav inom. Det är viktigt att avsätta tillräckligt med miljökompetens och resurser inte bara för att identifiera potentialen och ställa rätt krav i en upphandling, utan även för att kunna realisera potentialen genom en väl fungerande uppföljning. Detta är några av de faktorer som är avgörande för att säkerställa ett bra resultat av en hållbar upphandling.

Strategi

  • Avsätt tillräckligt med resurser för behovsanalysen – det är det verkliga behovet som ska styra vad som ska upphandlas. En nyttig fråga att ställa upprepade gånger är ”varför”. Är exempelvis svaret på det verkliga behovet ”vi behöver mötas (med hänsyn taget till minskad miljöpåverkan)” ett fordon eller är det en transport eller kanske en tjänst som virtuell konferens. Det kan vara en eller flera av dessa svar som ska upphandlas, men även i kombination med mötesriktlinjer som styr önskad beteendeförändring mot minskad miljöpåverkan.
  • Det är inte bara investeringskostnaderna vid inköpstillfället som visar en produkts totala kostnad under sin livslängd. Använd livscykelkostnadskalkyler även i behovsanalysen för att jämföra produkters totalkostnad. Särskilt stora inbesparingar på koldioxidutsläpp kan göras vid energikrävande produkter och tjänster. Se exempel i nyttokalkylatorerna.
  • Involvera miljökompetens i referensgruppen till upphandlingen, om det inte finns internt kanske det finns externt.
  • Fundera redan i behovsanalysen på hur ni säkerställer en god avtalsförvaltning. Hur mycket resurser som finns avsatta för verifiering och uppföljning av viktiga krav påverkar vilka och hur många hållbarhetskrav som bör ställas i upphandlingen.
  • Ha en dialog med och analysera marknaden för att se vilka nya möjligheter, lösningar, produkter och tjänster som finns som kan möta behoven med mindre påverkan på miljön.
  • Räkna på miljövinsterna för att se resultaten och visa vilket värde inköpen bidrar med till organisationen. Kommunicera detta till organisationen och brukarna, gärna kopplat till målen.

Vid kravställandet

  • Var tydlig och konkret gällande ambitionerna i upphandlingen, benämn t ex upphandlingen ”Upphandling av hållbar/miljöanpassad xxx”.
  • En upphandlande myndighet har stor frihet att ställa drivande hållbarhetskrav. Det kan bidra till en aktiv produktutveckling hos producenter och leverantörer.
  • Tjänster kan också innebära olika risker för natur och miljö. Konsulttjänst för planering har andra risker än anläggningsentreprenader som har andra risker än drift av äldrevård och så vidare. Se till att kravställandet avvärjer de viktigaste riskerna.
  • Ställ endast krav på att leverantören ska ha ett miljöledningssystem när det är lämpligt och motiverat. Kravet ska vara proportionerligt, d.v.s. kopplat till upphandlingsföremålet. Kravet har att göra med leverantörens organisatoriska kapacitet att utföra ett uppdrag. Oftast är det motiverat vid tjänster och entreprenader med stor miljöpåverkan.
  • Hållbarhetskrav ska, precis som alla andra krav som ställs i en upphandling, vara proportionerliga och kopplade till kontraktsföremålet. Exempelvis är ett krav på servicebilens spolarvätska inte proportionerligt att ställa när service av hissar upphandlas.
  • Om ”lägsta pris” används som utvärderingsmodell måste hållbarhetskraven ställas som absoluta krav (kvalificeringskrav och/eller tekniska specifikationer).
  • Om ”det ekonomiskt mest fördelaktiga” används som utvärderingsmodell så kan miljö- och sociala krav ställas som en kombination av kvalificeringskrav, tekniska specifikationer och/eller tilldelningskriterier. Det är då viktigt att tänka på att ge just dessa krav hög vikt vid utvärderingen för att det ska få genomslag i tilldelningen av kontraktet.
  • I utvärderingen kan hänsyn tas till faktorer som har en direkt ekonomisk fördel (till exempel kostnaderna för underhåll, energiförbrukning och avfallshantering) men även andra faktorer (till exempel utsläpp, klimatpåverkan och hälsoskydd) som inte direkt går att kostnadsberäkna.
  • Ibland kan särskilda kontraktsvillkor användas för att ”fasa in leverantörer”. Kontraktsvillkor behöver inte vara uppfyllda förrän vid kontraktets start eller viss tid därefter. Det kan därmed innebära att fler anbudsgivare kan delta vid upphandlingen och att de inte utestängs redan vid upphandlingen på grund av miljökraven eller de sociala kraven.
  • Upphandlingslagen tillåter att man i upphandlingsdokumenten ställer krav på en miljömärkning av en vara eller tjänst utan att hänvisa till kriterierna bakom märkningen. Men det är bara möjligt om:
    o Märkningens samtliga krav är kopplade till det som ska upphandlas.
    o Märkningens samtliga krav är lämpliga för att definiera det som ska upphandlas.
    o Märkningen grundas på objektiva kriterier.
    o Märkningen har tagits fram i ett transparent förfarande.
    o Märkningen är tillgänglig för alla.
    o Märkningen är fastställd av ett oberoende organ.
     Läs mer om krav på miljömärkning
  • Använd gärna de av Upphandlingsmyndighetens kriterier som ni finner är proportionerliga i er upphandling. Välj ut och hämta hem de krav du önskar i kriterie-wizard och infoga dem i förfrågningsunderlaget.

Uppföljning

Kommunicera avtalet i organisationen så att beställarna får kunskap om vilka produkter som är hållbara. Det är genom ett ändrat beteende och rätt avrop som effekten uppnås.

Kom ihåg!

Hållbarhetskraven måste vara tydligt specificerade, kopplade till kontraktsföremålet (även dess livscykel), möjliga att utvärdera och kontrollera samt förenliga med övriga tekniska specifikationer kopplade till det som upphandlas.

Senast uppdaterad:

Relaterad information