Genomföra - lämna anbud

Har du fått svar på dina frågor och bestämt dig för att lämna ett anbud? Då är det dags att börja sammanställa ditt anbud.

Skriv anbud

Planera arbetet med anbudsskrivningen. Anbudstiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som gör vad. Detta gäller särskilt om du ska använda en underleverantör eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra företag. Besvara noggrant alla frågor i upphandlingsdokumenten, så att det framgår att du uppfyller alla krav. Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, om sådana finns, att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.

Lämna dina bästa villkor

Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren bara har en chans att lämna sitt bästa anbud.

Det är möjligt att förhandla vid direktupphandling, förenklat förfarande, urvalsförfarande, förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog och förfarandet för inrättande av innovationspartnerskap. I ett öppet eller selektivt förfarande är det aldrig möjligt att förhandla. Men tänk på att det endast är den upphandlande myndigheten eller enheten som kan ta initiativet. Räkna därför aldrig med att någon förhandling kommer att ske såvida inte det framgår uttryckligen av upphandlingsdokumenten.

Lämna ett korrekt och fullständigt anbud

Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten eller enheten är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering. Ofullständiga anbud är tyvärr vanliga.

Ta god tid på dig att kontrollera anbudet innan du lämnar in det. Ansträng dig för att göra anbudet läsvänligt och lätt att förstå. Tänk på att den upphandlande myndigheten ska pröva och utvärdera ett antal anbud och att det är tidskrävande att gå igenom ett otydligt anbud. Utgå inte från att den upphandlande myndigheten känner till alla förkortningar och termer, om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.

Följ strukturen i upphandlingsdokumenten. Använd eventuella anbudsformulär (skapa inte ett eget formulär). Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.

Utformning

Var noga med att följa anvisningarna för att lämna anbudet: 

  • Lämna alltid anbudet via en elektronisk plattform när det är möjligt.
  • Använd anbudsformulär om det finns bifogat i upphandlingsdokumenten. 
  • Säkerställ att det är rätt person som undertecknar anbudet om det efterfrågas. 
  • Se till att ditt anbud är författat på det eller de språk som krävs i upphandlingsdokumenten. Även enstaka ord på annat språk än vad som krävs kan resultera i att anbudet förkastas.  
  • Se till att det tydligt framgår i ditt anbud att alla krav i upphandlingsdokumenten uppfylls.
  • Kontrollera att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument och att de är aktuella.
  • Säkerställ att kontaktinformationen till eventuella referenser är uppdaterad.
  • Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor som den upphandlande myndigheten eller enheten måste hämta in utan skicka med efterfrågad information.

Vad innebär upphandlingssekretessen?

Där offentlighetsprincipen råder aktualiseras även reglerna om sekretess. Reglerna framgår inte av upphandlingslagarna utan av offentlighets- och sekretesslagen. Denna lag gäller endast de upphandlande myndigheter och enheter som omfattas av begreppet ”myndigheter” enligt nämnd lag. Det finns alltså upphandlande myndigheter och enheter vars inköp omfattas av upphandlingslagstiftningen men inte av offentlighetsprincipen och reglerna om sekretess. Ett exempel på detta är vissa statliga bolag.  

Absolut sekretess gäller som huvudregel fram till dess att den upphandlande myndigheten eller enheten har fattat beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att den upphandlande myndigheten inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under själva upphandlingsprocessen till någon annan än den som lämnat uppgiften.

När tilldelningsbeslutet har fattats är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Bara i de särskilda situationer som framgår av offentlighets- och sekretesslagen får den upphandlande myndigheten fortsätta att sekretessbelägga uppgifterna.

Två exempel:

  • Uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifterna röjs.
  • Om det allmänna kan lida skada om uppgifterna röjs.

Du kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta den upphandlande myndighetens eller enhetens sekretessprövning. Men oavsett det gör myndigheten en självständig prövning i varje enskilt fall.

Lämna in anbudet i tid

För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande myndigheten eller enheten och det är ditt ansvar som anbudsgivare att anbudet inkommer i rätt tid. Det är den upphandlande myndigheten eller enheten som bestämmer i vilken form anbuden ska lämnas. Framgår det av upphandlingsdokumenten att leverantörerna ska lämna anbudet i ett visst elektroniskt upphandlingsstöd får du inte kräva att göra det via e-post eller fysiskt brev. 

Senast uppdaterad:

Relaterad information