Vid utformning av upphandlingsdokumenten

Mindre företag har ofta ont om tid och begränsade resurser för att utforma sina anbud i enlighet med myndighetens krav. Utforma därför upphandlingsdokumenten så tydligt och strukturerat som möjligt så att även dessa företag har möjlighet att lämna anbud.

  • Klargör tydligt vad som är ett krav, vad kravet innebär och att följden av att inte uppfylla samtliga krav leder till att anbudet förkastas.

  • Ha inte för korta anbudstider och förläng dem med hänsyn till helgdagar så att leverantörerna får tillräcklig tid för att utforma ett väl utarbetat anbud. Det kan finnas behov för en leverantör att överväga att gruppera sig och att åberopa annans kapacitet. Ta hänsyn till hur komplicerad upphandlingen ifråga är, eventuellt behov hos leverantören att anlita underleverantörer och hur lång tid leverantörerna kan antas behöva för att utarbeta anbuden. Tänk på att tidsfristerna som anges i upphandlingslagstiftningen är minimitider.

  • Överväg noga vid varje enskild upphandling sambandet mellan kvalifikationskraven (krav på leverantörens lämplighet) och det som ska upphandlas för att undvika att onödiga krav ställs. Av proportionalitetsprincipen följer att samtliga krav i upphandlingsdokumenten ska stå i proportion till upphandlingens storlek och värde, samt vara relevanta för föremålet för kontraktet. Viktigt är att kraven anpassas till den aktuella upphandlingen med hänsyn till upphandlingens art och omfattning.

    Ett alltför långtgående krav på soliditet, likviditet eller omsättning kan exempelvis leda till att nyetablerade företag och mindre företag utesluts från deltagande i upphandlingen. Samma sak gäller till exempel krav på att företaget ska ha tidigare erfarenhet av att leverera en viss tjänst. Ett krav om att personal på företaget har denna erfarenhet har samma effekt. Det fastslog Kammarrätten i Göteborg i en dom i september 2008.

  • Var flexibel och ge utrymme för leverantörerna att komma med idéer och var öppen för alternativ. De tekniska specifikationerna kan antingen utformas som prestanda- eller funktionskrav eller vara utformade genom hänvisning till olika standarder (9 kap. LOU/LUF).

    Fördelen med att utforma de tekniska specifikationerna genom prestanda- eller funktionskrav är att friheten för anbudsgivarna att utveckla nya produkter eller tjänster ökar.

Om myndigheten inte kan beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan en hänvisning till ett visst varumärke eller ursprung får en sådan hänvisning ske. Upphandlingslagstiftningen ställer då krav på att myndigheten ska ange att de accepterar likvärdiga alternativ till de produkter eller tjänster som efterfrågas. Det ger ytterligare incitament för leverantörerna att presentera innovativa lösningar.

  • Vid varje upphandling bör upphandlande myndigheter undvika onödiga eller konkurrenshämmande krav i de kommersiella och administrativa avsnitten. När det gäller de administrativa kraven och infordrande av olika dokument, bör utgångspunkten vara det som är nödvändigt och lämpligt för den aktuella upphandlingen. Exempelvis kan ett krav på att anbuden ska lämnas in i flera kopior medföra att leverantörer uppfattar beställaren som onödigt byråkratisk. Innan ett krav på till exempel en bankgaranti ställs bör myndigheten noga tänka igenom vilka effekter det får för konkurrensen och tänkbara anbudsgivare. Även innebörden av krav på betalningsvillkor slår olika beroende på vilka resurser ett företag har. För långa betalningstider kan skapa likviditetsproblem för mindre företag.

  • Myndigheten bör överväga att i större utsträckning ta eget ansvar för att inhämta nödvändig information om anbudsgivarnas lämplighet när det gäller ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Checklistor som anpassas till den aktuella upphandlingen kan vara lämpliga att använda för krav på formell dokumentation. Om det är möjligt, bör dokument som en anbudsgivare lämnat till den upphandlande myndigheten i en annan upphandling återanvändas, förutsatt att dessa dokument fortfarande är giltiga och relevanta för den aktuella upphandlingen.

  • Överväga att, när det anses lämpligt, använda tilldelningsgrunden bästa förhållandet mellan pris- och kvalitet snarare än pris. Detta kan göra det möjligt att ta hänsyn till aspekter såsom kvalitet och tekniska fördelar. Det kan innebära att inte enbart de direkta kostnaderna med ett anbud värderas, utan även kontraktsföremålets livscykelkostnad. För anbudsgivare kan detta ge incitament till att erbjuda innovativa och bättre produkter.

Vid ett sådant upplägg är det särskilt angeläget att tidigt i processen dra nytta av den sakkunskap och branschkännedom som de anställda har som kommer att arbeta med produkten eller tjänsten ifråga. Det är också viktigt att den upphandlande myndigheten preciserar de utvärderingskriterier som används så att leverantörerna förstår vad som avses. Vid utvärderingen får dock inte hänsyn tas till sådant som inte anges i upphandlingsdokumenten.

  • Använd en tydlig och enhetlig utvärderingsmall så att leverantörerna känner igen sig i krav och uttryck.

Senast uppdaterad:

Relaterad information