Planeringsfasen

För att den upphandlande myndigheten ska kunna skapa förutsättningar som ökar deltagandet bland mindre företag i offentliga upphandlingar är det viktigt att ta hänsyn till olika moment i planeringsfasen.

Dessa är de olika momenten i planeringsfasen:

  • Identifiera och analysera det egna behovet och anpassa krav och villkor efter det. Det är också viktigt att det finns en tydlig dialog mellan brukare och upphandlare, så att behoven blir tillgodosedda i upphandlingen.
  • Inta ett leverantörsperspektiv för att undvika otydliga krav i upphandlingsprocessen som bland annat kan vara problematiska för leverantörer att leva upp till och som får konsekvensen att vissa företag kanske inte kan lämna anbud.
  • Informera er om de förutsättningar som gäller för leverantörer och produkter på den aktuella marknaden genom en noggrann marknadsundersökning. En upphandlande myndighet som saknar tillräcklig kunskap om den aktuella marknaden riskerar att ställa krav i upphandlingen som marknaden inte kan leva upp till.

Det är ofta angeläget att inhämta kunskap om marknaden i dialogen med tänkbara leverantörer, det kan handla om eventuella krav i förfrågningsunderlag eller betalningsvillkor. Informationen inhämtas normalt innan upphandlingen påbörjas för att resultatet av dialogen ska kunna påverka utformningen av förfrågningsunderlaget. I kontakten med tänkbara leverantörer är det viktigt att uppge att upphandlingen inte har påbörjats och att diskussionen inte är en förhandling med leverantören utan just en diskussion inför en upphandling i konkurrens.  Principerna om likabehandling och icke-diskriminering innebär bland annat att en leverantör inte får gynnas i förhållande till andra.

  • Sprid information genom utannonserade informationsträffar via den egna webbplatsen eller via branschorganisationer. Det kan exempelvis handla om vilka upphandlingar som genomförs regelbundet, tidpunkt för dessa upphandlingar, vilka upphandlingsrutiner myndigheten har samt vilka krav som brukar ställas.
  • Planera för upphandlingarna och annonsera dessa i god tid för att informera tänkbara leverantörer om upphandlingen och för att på så sätt få in fler och väl utarbetade anbud. Tänk på att se till att dessa annonser är tillräckligt detaljerade för att leverantörerna ska kunna utforma sina anbud. Även om förhandsannonsering är obligatorisk endast vid förkortade tidsfrister kan den upphandlande myndigheten ändå annonsera inför kommande upphandlingar för att informera marknaden om dessa.
  • Upphandlingsannonser som sätts in i en allmänt tillgänglig databas bör även tillkännages väl synligt på den egna webbplatsen. Även uppgifter och information om tidpunkt när ett kontrakt löper ut är värdefullt för leverantörer.
  • Undvik för stora och omfattande avtal. Ofta efterfrågar myndigheten mycket stora volymer och att leverantören ska kunna leverera över hela landet. Ibland ställs krav på att en leverantör ska klara hela kontraktet. Ingenting hindrar dock att förfrågningsunderlaget utformas så att det är möjligt att ge anbud på delar och/eller på helheten. Genom att anbudsgivare ges frihet i dessa avseenden kan konkurrensen öka och priserna pressas neråt. Om det är lämpligt kan den upphandlande myndigheten exempelvis dela upp en upphandling i mindre delar exempelvis beträffande livsmedel eller konsulttjänster. Det är dock viktigt att tröskelvärdesberäkningen ändå görs för hela projektet.
  • Överväg om tecknandet av ett ramavtal som innebär att man knyter leverantörer till sig för lång tid och som kanske medför för stora volymer är den bästa lösningen eller om det kan vara lämpligare att göra separata upphandlingar.
  • Undvik för kort tid mellan upphandlingens avslutande och påbörjan av leverans. Särskilt mindre företag kan behöva viss tid på sig från besked om tilldelning av kontrakt och tidpunkt för leverans.
  • Acceptera delbetalningar där det är möjligt istället för att betala efter hela summan utfört arbete.

Senast uppdaterad:

Relaterad information