Beställargrupper

Beställargrupper är ett ganska okänt begrepp som dock under det senaste året börjat uppmärksammas mera som ett av många instrument för att stärka kvaliteten inom delar av offentlig sektor.

En beställargrupp kan beskrivas som ett organisatoriskt fast samarbete kring upphandling av varor, tjänster eller byggentreprenader. Beställargrupper är primärt en samarbetsstruktur för verksamhetsansvariga snarare än upphandlingsansvariga.

Genom medverkan i en beställargrupp finns möjlighet för offentliga verksamheter att gemensamt göra behovsanalyser, förbereda strategiska vägval och ställa krav inför olika upphandlingar.

Beställargrupp är inte att likställa med en gemensam upphandling. En beställargrupp ger ett underlag för de medverkande att gemensamt eller var för sig genomföra upphandlingar.

Det kan beskrivas med nedanstående bild.

Pil med punkter och rubrikerna Intresseorganisation Beställargrupp och Gemensam upphandling

Intresseorganisation
Konferenser/kurser
Allmän information
Ingen bindning men inga konkreta projekt

Beställargrupp

Gemensamt arbete med kunskap och normer samt att ta fram nya lösningar
Ingen formell bindning!

Gemensam upphandling

Gemensamt arbete
Enighet om både teknik, affärsmodell, timing
Bindning i förväg!

Gemensamma behov

Det finns behov som är gemensamma för många verksamheter. Kommuner har alla ansvar för fastigheter, gatuhållning, renhållning, VA, parker, idrottsanläggningar, skolor och omsorg. För landsting och regioner finns ett ansvar för bland annat sjukvård och kollektivtrafik. Inom dessa och andra områden skulle beställargrupper kunna vara ett av flera arbetssätt för att stärka de enskilda kommunernas kompetens. Det är dock viktigt att påpeka att det finns många olika sätt som upphandlande myndigheter eller enheter kan samverka utöver beställargrupper.

Regeringen har givit Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att medverka till att sprida kunskap om beställargrupper. Upphandlingsmyndigheten bidrar gärna med vägledning och information uppbyggnad av nya beställargrupper.

Befintliga beställargrupper

Redan för 25 år sedan tog dåvarande myndigheten NUTEK (vars arbetsuppgifter beträffande energi övertagits av Energimyndigheten) initiativ till en beställargrupp som kallas BeBo. Denna beställargrupp består av ett antal kommunala bostadsbolag, men även några privata bostadsföretag liksom organisationer för bostadsrättsföreningar.

BeBo har sedan följts av en liknade beställargrupp för statliga, kommunala och privata lokalägare kallad BeLok. Dessa två beställargrupper får ekonomiskt stöd av Energimyndigheten.

I båda dessa fallen arbetar beställargrupperna med åtgärder för att minska energiförbrukningen i byggnaderna. De bedriver sitt arbete utifrån ett helhetsperspektiv där energibesparingens nytta vägs in tillsammans med aspekter kring kostnader, komfort, miljö med mera.

Den tredje väletablerade beställargruppen representerar några kommunala bolag och förvaltningar som äger ledningar för vattendistribution. Denna grupp, kallad 4S Ledningsnät har bildats och finansieras av de medverkande. Gruppens arbete syftar till driftssäkrare och billigare vattenledningar.

Utmärkande för dessa tre grupper är

  • Gruppen representerar köpare.  
    - Det handlar främst om verksamheter inom offentlig sektor.  
    En beställargrupp kan även innehålla deltagare i form av företag eller organisationer som inte omfattas av upphandlingslagstiftningen men vilka som köpare har samma reella behov som de offentliga köparna. De tekniska och ekonomiska förutsättningarna att välja lösningar är så likartade att samarbetet kan vara ömsesidigt givande.
  • Gruppen är permanent
    - Det är inte en ad hoc-grupp kring en specifik upphandling/beställning eller utvecklingsprojekt. Det finns en förväntan om kontinuitet och olika projekt kan utvecklas efter hand.
  • Gruppen har tydligt fokus och kan kommunicera syftet med samarbetet
    - Det handlar inte om ett allmänt upphandlingssamarbete eller omen allmän kompetensuppbyggnad. Det handlar däremot om ett gemensamt arbete för att öka kunskaper och att stärka deltagarnas kompetens avseende tekniska/ekonomiska val och marknadens utbud.
  • Gruppen har en egen kompetens
    -  De som företräder deltagarna, har förmåga och kunskaper för att formulera behov, utforma krav och utvärderingskriterier.
  • Gruppen har någon form av operativ frihet och viss finansiering

De tre aktuella beställargrupperna har alla tre arbetat med

  • Problem som kräver nya lösningar
  • Testning och verifiering
  • Metod- och normutveckling

Det tre beställargrupperna har likartade sätt att arbeta. Det finns en permanent grupp som träffas några gången om året. De deltagande individerna har likartad kompetens och kan därför tillsammans diskutera hur gruppens arbete skall bedrivas.

Olika specifika frågor hanteras sedan i fördjupningsgrupper eller projekt. I dessa fall används ofta förstudier för att belysa olika frågor innan ett projekt påbörjas.

Vid en utvärdering av Energimyndighetens beställargrupper 2014 konstaterade konsulterna att det var unikt med beställargrupper. De skrev ”Vidare konstaterade vi att det bara finns ett fåtal relevanta nätverk eller nätverksliknande samarbeten i andra länder. I den litteratur- och intervjusökning som gjordes påträffades endast tretton nätverk som bedömdes relevanta i sammanhanget.”

De positiva resultaten av arbetet inom dessa beställargrupper uppmärksammades 2015 i en rapport beställd av SKL: Kompetens – Köpkraft – Samverkan.

Här kan du läsa mer om de tre beställargrupperna

Framgångsfaktorer för att arbeta i beställargrupper

Erfarenheterna från de tre som studerats ger enbart mycket tentativ grund för slutsatser. Det finns dock vissa tydliga framgångsfaktorer.

  • Det är bra om det finns en överenskommelse om vad för gemensamma frågeställningar gruppen skall arbeta med.
  • Att det finns en förståelse för att ett engagemang förutsätter ett aktivt deltagande. Det handlar om en gemensam process för att utifrån den samlade kompetensen i gruppen stärka alla deltagares kompetens och förmåga.
  • Att det finns en kontinuitet beträffande vilka personer som deltar i möten.
  • Att det finns en finansieringsmodell för att kunna betala för
    - Någon som är sammanhållande
    - Förstudier
    - Möten
  • Att det finns en överenskommelse om hur beslut skall tas inom gruppen.

Exempel på projekt inom beställargrupperna

Det kan vara bra att en beställargrupp börjar med ett par olika ”projekt” där syftet kan vara att förstärka deltagarnas kunskaper för att kunna ställa bättre krav.


Ett exempel från BeBo kan vara illustrativt. Bebo har genomfört ett projekt om energiförbrukning i tvättstugor. Projektet innebar bland annat att man försökte mäta den totala energiförbrukningen i tvättstugorna. Det delvis överraskande resultatet var att många torktumlare som enligt mätning av maskinens egen energiförbrukning för att torka tvätten var energieffektiva, i själva verket krävde så mycket energi för ventilation av tvättstugorna att dessa torktumlare inte alls var fördelaktiga att köpa. Resultatet har blivit att bostadsföretag vid upphandling av utrustning till tvättstugor nu kan ställa mer adekvata krav och på sätt minska sina kostnader. I detta fallet arbetade BeBo med den utrustning som fanns på marknaden, men resultaten kan påverka tillverkare att övergå till torktumlare som är ”täta”.

Beställargrupper kan även arbeta med att ta fram nya lösningar.


Medlemmarna i 4S Ledningsgrupp hade alla problem med läckande rörskarvar för PE-rör av större dimensioner. Dessa läckor är mycket kostsamma att åtgärda. En arbetsgrupp inom 4S analyserade frågan och kom fram till att existerande rörmuffar var för klena och känsliga för rörelser i marken. Deltagarnas tekniska kompetens gjorde att man kunde enas om minimi specifikationer. Ingen leverantör kunde offerera produkter som uppfyllde dessa krav. 4S tog därför initiativet till en förkommersiell upphandling. Fyra leverantörer var intresserade, två fullföljde arbetet och kunde visa upp var sin lösning i enlighet med 4S krav. Den förkommersiella upphandling var ingen upphandling av den slutliga varan, men de två lösningar som togs fram är nu tillgängliga på marknaden.

Läs mer i vårt exempelblad

Ett annat exempel på vad en beställargrupp kan arbeta med är gemensamma normer eller villkor.


BeLok har tagit fram något som kallas totalmetoden. Det kan beskrivas som en metod för att beräkna vilka energibesparingsåtgärder som är lönsamma. Genom gemensamma beräkningsmetoder så underlättas arbetet för upphandlade konsulter och olika konsulters arbete blir lättare att jämföra.

 

4S Ledningsnät har tagit fram gemensamma anvisningar för läggning av vattenrör. Kvaliteten på dessa anläggningsarbeten är mycket viktiga eftersom ledningsnätet byggs för att brukas i ett 150 års perspektiv. Genom gemensamma läggningsanvisningar som blir del av avtalsvillkoren vid upphandling av entreprenader, förväntar sig 4 S Ledningsnät att entreprenörerna får större respekt för och vana vid dessa villkor.

Senast uppdaterad:

Relaterad information