Dialog

Intern och extern dialog är viktiga verktyg både före en upphandling och under gällande avtal. Genom att föra en tidig dialog med potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter, brukare och andra aktörer i god tid innan kraven utformas får verksamheten en bättre bild över vilka lösningar som finns eller som kan utvecklas. Att lägga mer tid och resurser inför en upphandling är en framgångsfaktor för att nå ökad kvalitet och effektivitet i verksamheten.

Tidig dialog

 

Tidig dialog innebär att upphandlande myndigheter träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer inför den kommande upphandlingen. Tidig dialog är en del av det förarbete som kan göras inför alla upphandlingar.

Inför dialogen med företag är det viktigt att det har förts en intern dialog kring behoven som ska tillgodoses med upphandlingen. Med en god intern kommunikation och samverkan ges möjligheter till rätt underlag och förutsättningar för att kunna föra framgångsrika tidiga dialoger.

Syftet med dialogen är att få kunskap om de lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån det specifika behovet i upphandlingen. En tidig dialog ger upphandlande myndigheter insikt i de olika lösningar som leverantörer kan erbjuda utifrån ett specifikt behov. Det möjliggör en framgångsrik verksamhetsutveckling som kan gå bortom ständiga förbättringar och kanske leda hela vägen till nya och innovativa lösningar.

Fördelar med tidig dialog

I den tidiga dialogen har upphandlande myndigheter möjligheten att presentera sina behov och önskade resultat. Med en ökad förståelse för målbilden för den aktuella upphandlingen får företagen bättre förutsättningar att komma med sina förslag på lösningar för att uppnå de effekter som upphandlande myndigheter har definierat.

Dialogen kan beröra olika krav, vägval och tänkbara inriktningar. Genom inspel från potentiella leverantörer kan det kommande avtalet balanseras med bättre och mer ändamålsenliga krav och villkor. Det kan förebygga problem under upphandlingen och avtalstiden. En bättre ömsesidig förståelse kan skapa en smidigare upphandlingsprocess – fler frågor kan hanteras före annonseringen och onödiga missförstånd kan undvikas. Det kan leda till färre överprövningar samt effektivare och bättre leveranser.

Tidig dialog ger på så sätt förutsättningar för att kunna bygga ett långsiktigt och stabilt samarbete mellan upphandlande myndigheter och företag. Den tidiga dialogen bygger förtroende och lägger grunden för hur relationer och samarbete kommer att fungera under avtalsperioden. 

I bästa fall har den tidiga dialogen påbörjats redan under föregående avtalsperiod där den upphandlande myndigheten har haft kontinuerlig bevakning av marknaden, dialog med befintlig leverantör och eventuellt även diskussioner med andra leverantörer. Om upphandlande myndigheter arbetat aktivt med sitt avtal på ett sådant sätt minskar behovet av att genomföra en större dialog inför den nya upphandlingen. Tänk dock på att det kan finnas ett värde i att föra dialog med leverantörer som det tidigare inte gjorts affärer med.

Fördelar med tidig dialog  

  • Ökar kännedomen om vilka leverantörer som finns på marknaden.
  • Ökar kännedomen om de villkor som råder på den aktuella marknaden.
  • Ger möjlighet att diskutera branschspecifika problem.
  • Skapar samsyn och en gemensam målbild för den aktuella upphandlingen.
  • Ökar kunskapen om vad marknaden kan leverera eller utveckla.
  • Ökar förståelsen för den specifika marknadens terminologi och begrepp.
  • Ger möjligheter till feedback på specifika krav och villkor som övervägs i upphandlingen.
  • Bidrar till att sälja in den offentliga verksamheten och upphandlingen som en attraktiv kund och affär.
  • Bygger grunden till ett ömsesidigt förtroende.

När bör tidig dialog användas?

Dialog är en viktig del i hela inköpsprocessen oavsett om det är inför en upphandling, under annonsering eller vid uppföljningen av tecknade avtal. Den tidiga dialogen är en del av marknadsanalysen och omfattningen varierar beroende på vad som ska upphandlas.

Ökad marknadskännedom

Om verksamheten har låg kunskap om en marknad eller om marknaden har hög utvecklingstakt är det extra viktigt att planera in tid för och avsätta resurser för tidig dialog.

Verksamhetsutveckling i fokus

När det är kritiskt för verksamheten att uppnå högt ställda mål kan en tidig dialog bidra till att få in flera förslag till lösningar på de behov som behöver mötas. Den tidiga dialogen kan öppna upp för ett skifte från att upphandla en vara till att upphandla en tjänst. Den tidiga dialogen kan också inspirera leverantörer att ta fram nya lösningar eller utveckla gamla.

Bidra till samhällsutvecklingen

Genom tidig dialog kan de offentliga verksamheterna och företagen lära sig mer om de samhällsutmaningar vi står inför. Genom att det offentliga efterfrågar bättre, nya eller transformativa lösningar kan företagen få inspiration till utveckling och innovation. En mångfald av aktörer, varor och tjänster gynnar en god offentlig affär.

Olika sätt att genomföra tidig dialog

Oavsett om du väljer att föra dialogen i form av olika typer av möten eller via olika typer av skriftliga metoder är det viktigt att du tydligt kommunicerar syftet. Genom ett tydligt syfte bygger du ett förtroende och skapar förståelse hos potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer som deltar i dialogen. På så sätt skapas bättre förutsättningar för att du ska information om hur marknaden kan tillgodose ditt behov i den kommande upphandlingen. Syftet bör klargöras i inbjudan till dialog så att dialogdeltagarna kan avgöra om de anser att det är värt att lägga tid på mötet i fråga, men också så att de känner till ramarna för dialogen.

Större möten

Om du vill samla in eller ge information på en mer generell nivå passar öppna möten där alla deltar samtidigt. Syftet kan exempelvis vara att informera om en kommande upphandling, ta in generell information om hur marknaden fungerar i en viss upphandling eller att skapa ett forum för diskussion om branschspecifika frågor. Till dessa möten är det lämpligt att bjuda in så brett som möjligt, dels för att säkerställa likabehandling och transparens men framför allt för att inhämta så bra underlag som möjligt. Inbjudan bör annonseras via en allmänt tillgänglig elektronisk annonsdatabas, på hemsidan och kan med fördel skickas till specifika leverantörer.

Mindre möten

Om du vill fördjupa samtalen kan dialog föras med mindre grupper av leverantörer vid så kallade rundabordssamtal. Du kan använda dig av specifika frågeställningar till deltagarna som kopplar an till ditt behov. Då ökar sannolikheten för en god diskussion samtidigt som risken att någon leverantör avslöjar affärshemligheter minskar. Tänk på att tydligt motivera varför du eventuellt gör ett urval av leverantörer. Denna dialog kan bidra till att få in flera förslag till lösningar på de behov som behöver mötas.

Request for information

En RFI (Request For Information) innebär att du skickar frågeställningar kopplat till ditt behov och används för att inhämta information från många potentiella leverantörer. Det kan användas på ett tidigt informationsinhämtande steg där du inte känner till vilka lösningar som finns på marknaden. Det lämpar sig även väl när du har blivit någorlunda orienterad på området för den upphandling som ska genomföras och du har tydligt formulerade frågeställningar som du vill ha svar på. Frågorna kan vara antingen av generell eller mer specifik natur, ju mer specifika de är ju mer specifika kan svaren bli.

En RFI bör annonseras via en allmänt tillgänglig elektronisk annonsdatabas, på hemsidan och kan med fördel skickas till specifika leverantörer. Utifrån de svar som inkommit i en RFI kan du också välja att senare bjuda in vissa leverantörer till mindre möten eller enskilda möten om du behöver mer information i vissa specifika frågor.

Möten med enskilda leverantörer

Om du vill ha mer specifik information om lösningar på hur ditt behov skulle kunna tillgodoses så kan möten med enskilda leverantörer vara lämpligt. Vissa leverantörer kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden och kan ge värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för den kommande upphandlingen. Det primära syftet med enskilda möten ska vara att ta in information från leverantörerna, inte att lämna någon information utöver den som är allmänt tillgänglig. Om du väljer att bjuda in enskilda leverantörer är det viktigt att ha syftet klart för sig samt en tydlig agenda med konkreta diskussionspunkter. Du kan använda dig av protokoll där du noggrant dokumentera de svar som inkommit på dina frågor.

Extern remiss av upphandlingsdokument

Vid extern remiss publicerar du hela eller delar dina preliminära upphandlingsdokument och låter leverantörer inom en begränsad tid komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. Av naturliga skäl är detta en metod som används ganska sent i det förberedande arbetet eftersom du bör ha påbörjat arbetet och utformningen av upphandlingsdokumenten. De svar som kommer in kan bidra till att utforma ändamålsenliga krav och villkor. Extern remiss bör annonseras via en allmänt tillgänglig elektronisk annonsdatabas, på hemsidan och kan med fördel skickas till specifika leverantörer.

Rättsliga förutsättningar

All dialog måste vara förenlig med de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. Det är primärt principerna om likabehandling och transparens som blir aktuella vid tidig dialog

Det handlar i praktiken bland annat om:

  • hur man bjuder in till dialogmöten
  • vilken information som ges
  • hur man säkerställer att alla leverantörer får samma information.

Genomför dialogerna på öppet sätt

Du bör ha tydliga agendor och syften och fundera på hur du dokumenterar och sprider information. Det som framkommer i dialogerna bör dokumenteras och när dialogerna är genomförda kan du sammanfatta vad som framkommit och sprida det via exempelvis hemsidan. Precis som vid utlämning av allmänna handlingar bör du säkerställa att du inte avslöjar företagshemligheter eller andra sekretessbelagda uppgifter genom publiceringen.

Att tänka på

Dialogen får aldrig leda till att någon leverantör ges en otillbörlig konkurrensfördel. Det kan exempelvis bestå i att någon leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen. Det kan också handla om att någon leverantör har getts för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet så att det gynnar denna leverantör istället för att på ett neutralt sätt tillgodose den upphandlande myndighetens behov.

En leverantör som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får uteslutas från förfarandet endast om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Innan leverantören utesluts från förfarandet ska de få en chans att lägga fram en utredning om att deras deltagande i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen.

Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel får denna leverantör uteslutas. En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom andra mindre ingripande åtgärder än uteslutning av leverantören inte kan avhjälpa en snedvridning av konkurrensen på grund av ett sådant tidigare deltagande från leverantörens sida. Sist men inte minst måste den upphandlande myndigheten vara tydlig med varför dialogen förs och vad för resultat som förväntas. 

  • 4 kap. 8 § LOU, om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna
  • 13 kap. 3 § punkten 7 LOU, om missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet

Senast uppdaterad:

Relaterad information