Tidig dialog

Genom att föra en dialog med potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter, brukare och andra aktörer i god tid innan kraven utformas får verksamheten en bättre bild över vilka lösningar som finns eller som kan utvecklas. Att lägga mer tid och resurser inför en upphandling är en framgångsfaktor för att nå ökad kvalitet och effektivitet i verksamheten.

Fördelarna med att föra dialog inför en upphandling är många och den tid det tar att genomföra olika dialogaktiviteter kan den upphandlande myndigheten spara in genom smartare och mer ändamålsenliga krav och villkor. Tid och resurser som spenderas inför upphandlingen förebygger många problem under upphandlingen och avtalstiden, vilket ofta sammantaget leder till effektivare och bättre leveranser. Dessutom kräver en dialog att organisationen tar ställning till sitt behov på ett tidigt stadium och skapar en plattform för att föra ett bättre samtal internt.

Leverantörerna är de som har den bästa och mest aktuella kunskapen om utvecklingen på marknaden och vad som kan levereras eftersom det är deras bransch. Det bör den upphandlande myndigheten identifiera och dra nytta av. I bästa fall har dialogen inför en upphandling börjat redan under föregående avtalsperiod där den upphandlande myndigheten har haft kontinuerlig bevakning av marknaden, dialog med befintlig leverantör och eventuellt även diskussioner med andra leverantörer. Om man arbetat aktivt med sitt avtal på ett sådant sätt minskar behovet av att genomföra en större dialog inför den nya upphandlingen. Tänk dock på att det alltid finns ett värde i att ifrågasätta det valda arbetssättet och det kan vara bra att föra en dialog med leverantörer som inte varit inblandade tidigare kring detta. 

Dialogen med leverantörerna innan en upphandling bidrar till goda förutsättningar för att (efter att kontraktet har tecknats) kunna bygga ett långsiktigt och stabilt samarbete mellan upphandlande myndighet och leverantören; ett partnerskap. I dialogen lägger man grunden för hur relationen och samarbetet kommer att fungera under uppdragets utförande eftersom det är i det skedet man har möjlighet att utforska olika möjligheter och sedan formulera det önskade avtalet med balanserade villkor och med verklighetsförankring. Det handlar om att vara tydlig med sina förväntningar och målsättningar som beställare samtidigt som man tar till sig av leverantörernas erfarenheter och önskemål. Ytterst är detta en fråga om vilket förhållningssätt man har som inköpare; genomför du upphandlingar eller vill du göra långsiktigt framgångsrika affärer?

Förutsättningar för att föra dialog

Det finns rättsliga och organisatoriska förutsättningar som måste vara uppfyllda för en bra dialog. Den upphandlande myndigheten måste ha tillräcklig framförhållning då dialogen kräver lite mer tid, det måste finnas personella resurser för att genomföra exempelvis dialogmöten och finnas en väl etablerad  intern kommunikation och samverkan för att få rätt underlag för att kunna föra dialog.

Det finns några specifika regler kring dialog inför en upphandling i den svenska upphandlingslagstiftningen. Om en leverantör har deltagit i förberedelserna av en upphanding, ska de andra leverantörerna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen  som har lämnats i det sammanhanget. Att föra dialog inför en upphandling är, eller borde vara, en naturlig del av arbetet. All dialog måste emellertid vara förenlig med de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna, och det är primärt principerna om likabehandling och transparens som blir aktuella.

Det handlar i praktiken bland annat om:

  • hur man bjuder in till dialogmöten
  • vilken information som ges
  • hur man säkerställer att alla leverantörer får samma information.

Dialogen får aldrig leda till att någon leverantör ges en otillbörlig konkurrensfördel. En otillbörlig konkurrensfördel kan exempelvis bestå i att någon leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen, eller att någon leverantör har getts för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet så att det gynnar denna leverantör istället för att på ett neutralt sätt tillgodose den upphandlande myndighetens behov. En leverantör som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får uteslutas från förfarandet endast om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Innan leverantören utesluts från förfarandet ska de få en chans att lägga fram en utredning om att deras deltagande i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen.

Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel får denna leverantör uteslutas. En upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom andra mindre ingripande åtgärder än uteslutning av leverantören inte kan avhjälpa en snedvridning av konkurrensen på grund av ett sådant tidigare deltagande från leverantörens sida. Sist men inte minst måste man veta varför man för dialog och vad man förväntar sig för resultat.

Syfte med dialogen

Dialogen kan tjäna flera olika syften, exempelvis att:

  • ge kännedom om vilka leverantörer som finns på marknaden
  • ge kännedom om de villkor som råder på den aktuella marknaden
  • ge möjlighet att diskutera branschspecifika problem
  • ge möjlighet för leverantörer att komma med synpunkter på hur städtjänster upphandlas och möjliga förbättringar i städupphandlingar
  • skapa samsyn och en gemensam målbild för det aktuella uppdraget
  • få feedback på specifika krav och villkor som man överväger att använda

Om man inte i förväg har funderat på vad man vill ha ut av dialogen och hur den ska genomföras är det framförallt svårt att nå ett bra resultat, men också lätt att oavsiktligt ge någon leverantör mer information än de andra eller på annat sätt hamna i konflikt med principerna.

Syftet med dialogen är också centralt för att kunna välja rätt metod för dialogen, vilken i sin tur påverkar utfallet. Tänk alltid på aspekten att dialog kan ta tid för leverantörerna. Det är därför viktigt att tydliggöra vinsterna för dem och hur dialogen kommer att hanteras. Risken finns annars att en viss dialogtrötthet inträder.

4 kap. 8 § LOU, om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna
13 kap. 3 § punkten 7 LOU, om missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet

Senast uppdaterad:

Relaterad information