LCC i upphandlingsdokumentet

När upphandlingens förarbete visat på att produktens eller tjänstens drifts- och underhållsfas står för en betydande del av kostnaderna, kan det vara lämpligt att ställa krav på livscykelkostnadsberäkningar i upphandlingsdokumentet.

Byggnader och belysningsinstallationer är typiska exempel på sådana produkter, där driften står för 60–80 procent av totalkostnaderna sett över dess förväntade livslängd. Det kan också gälla förbrukningsartiklar såsom inkontinensblöjor, där endast 12 procent av totalkostnaderna går till inköpet och 88 procent går till arbetstid .

En LCC-kalkyl är uppbyggd så att den upphandlande organisationen på förhand fyller i ett antal parametrar och anbudsgivaren fyller i resterande. Använd i första hand de LCC-verktyg som finns utarbetade för specifika produktgrupper, se våra verktyg.

Överväg om det finns behov av att lägga till eller dra ifrån kostnadsparametrar. Organisationen kan också utveckla en egen LCC-mall som leverantören ska fylla i. Upphandlingsmyndighetens generella LCC-kalkyl kan användas som en utgångspunkt.

I korthet går det till enligt följande:

  1. Den upphandlande organisationen måste besluta om ett antal förutsättningar som är grundläggande i kalkylen: kalkylränta, användningstid, driftstid, antal produkter som ska upphandlas. Användningstid kan antingen motsvara fysisk livslängd, nyttjandetid eller avtalstid (tjänster). Om användnings- och driftstid inte är angivet av beställaren finns det risk att leverantören offererar produkter eller lösningar som inte är optimala eller motsvarar beställarens förväntningar.
  2. En formel för nuvärdesberäkning måste läggas in i kalkylbladet.
  3. De identifierade kostnadsparametrarna, som exempelvis framkommit i dialogen med leverantörer och användare, läggs in i kalkylbladet. För att vara ett transparent verktyg är det viktigt att varje kostnadsparameter är tydligt definierad (vad ingår) och att kalkylen grundar sig på erkända standarder eller antaganden som används inom branschen, exempelvis för energianvändning. Någon ”övrigt”-post bör inte förekomma.

    Det kan bli många rader med kostnadsparametrar. Det kan vara lämpligt att i upphandlingsdokumenten endast ta med de största posterna, eller de poster som förväntas skilja sig åt mellan olika leverantörer. Detta för att förenkla utvärderingen och inte belasta anbudsgivarna onödigt mycket. Ramarna för vilka typer av kostnadsparametrar som kan tas med är vida; enda förutsättningen är att de knyter an till föremålet för upphandlingen.
  4. Kolumner läggs in för att kunna jämföra olika produktalternativ eller lösningar. Efterfråga gärna fler alternativ från en leverantör. I de fall där det är möjligt ska även befintlig produkt eller lösning anges; detta för att kunna få en tydligare jämförelse. Befintlig lösning fylls i av beställaren. 
  5. LCC-kalkyler för större investeringar bör inkludera riskanalys och känslighetsanalys.

Läs mer om LCC-kalkyler och hur de praktiskt fungerar

Det är viktigt att i upphandlingsdokumenten visa serviceavtalet för att säkerställa att organisationen får det som önskas och för att undvika tillkommande kostnader. Om man använder sig av LCC i behovsanalysen kan man därigenom identifiera viktiga prestandakrav.

För de flesta tjänster krävs att kunden själv betalar en del av driftskostnaderna för utförande av tjänsten, till exempel bränsle, elenergi eller förbrukningsmaterial. I dessa fall är det lämpligt att exempelvis efterfråga de mest energieffektiva kaffeautomaterna till sitt kontor i den vendingtjänst som upphandlas, eller ställa krav på bränslesnåla bilar till kommunens hemtjänst.

Senast uppdaterad:

Relaterad information