LCC i behovsanalysen

Att tidigt skapa sig en bild över affärens totala kostnader kan hjälpa organisationen att ta medvetna beslut kring sina faktiska behov eller om lämplig upphandlingsmodell.

Det kan bli en viktig del i beslutsprocessen eller vägvalet inför en upphandling, där beslutet exempelvis kan bli att upphandla på ett annorlunda sätt. Beslutet kan också bli att vidta en helt annan åtgärd än att upphandla.

Kartlägg kostnader

Under ett möte med sin beställargrupp kan organisationen identifiera:

  • Vilka interna och externa kostnader kan tänkas ingå i affären?• Vilken typ av kostnader handlar det om? Exempelvis kostnader för investering, omställning, löpande drift, underhåll.

  • Var inom organisationen kommer kostnaderna att ligga?
    Målet är att skapa en översikt över affärens kostnader. Sannolikt synliggörs i detta skede flera alternativa lösningar på behovet. De olika lösningarna kan innefatta olika typer av kostnader.

Om kompetensen att utföra ett arbete finns tillgänglig inom den egna organisationen (till exempel renhållning eller tekniskt underhåll) kan man uppskatta vad det skulle kosta att utföra arbetet själv respektive vad det skulle kosta att lägga ut arbetet hos en entreprenör. Uppskattningen för eget utfört arbete bör bland annat inkludera kostnaderna för arbetsledning, utförande, hantering av inköp, materialkostnader och uppföljning.

En annan lämplig fråga att diskutera kring kostnader är vad det kostar att hantera ett avtal och följa upp en leverantör inom detta produkt- eller tjänsteområde. Organisationen måste besluta om hur mycket resurser man vill och kan avsätta inför denna upphandling och dess avtalsperiod.

Dialog med leverantörer och användare

Avstämning med de personer eller organisationer som kan komma att bli berörda av upphandlingen kan identifiera ytterligare kostnader samt ge en kostnadsindikation vid olika produktlösningar. Det kan exempelvis vara potentiella leverantörer, användare eller installatörer som kan vara relevanta att samtala med. 

Att bjuda in leverantörer och andra berörda till dialog i ett tidigt skede av upphandlingsprocessen kan vara ett lämpligt sätt att få den information som behövs kring förväntade livscykelkostnader och kostnadsdrivare. Det ger även kunskap kring marknadens utvecklingsnivå och tillgänglig prestanda. Dialogen kan genomföras på olika sätt, såväl muntligt som skriftligt.
Läs mer om att föra dialog. 

Information kring kostnadseffektiva lösningar kan också samlas in genom erfarenheter från andra upphandlande organisationer som gjort liknande upphandlingar. Även egna anställda, samt användarna av produkten eller tjänsten genom det befintliga avtalet, bör konsulteras.

Dialogen kan leda till vidare diskussioner kring alternativa lösningar för sitt behov eller ökad specificering av det som ska upphandlas. Detta kan många gånger leda till sänkta totalkostnader eller bättre kvalitet på det som ska levereras. Dialogen kan också ge god hjälp att bedöma vilka krav som är lämpliga att ställa i förfrågningsunderlaget för att uppnå det vi önskar utan att oönskade kostnader tillkommer. Dialogen kan också ge en hjälp att bedöma lämplig upphandlingsmetod.

Exempel på frågor kring livscykelkostnader att diskutera i dialog med leverantörer och användare:

Investeringskostnader

  • Vad ingår i produkten eller tjänsten, och vad ingår inte? Prisnivå på tillkommande tjänster? 
  • Vad kan levereras, och vad måste levereras/göras av andra till exempel inom den egna organisationen eller genom entreprenörer? 
  • Hur lång livslängd/nyttjandetid förväntas produkterna ha i vår organisation?

Kostnader för leverans, installation, driftsättning

  • Vad kostar installation eller frakt? Brukar den ingå i produktpriset? Ingår driftsättning i priset?

Omställningskostnader (vid ny leverantör eller ny lösning)

  • Kräver lösningen några omställningskostnader hos kunden, exempelvis annan infrastruktur eller utbildningsinsatser? Var ligger prisnivån?

Kostnader för licenser, hyra, leasing, skatter, avgifter

  • Kräver produkten eller tjänsten några försäkringar, licenser, skatter, avgifter? Vad kostar det?
  • Erbjuds finansieringslösningar?

Driftskostnader

  • Hur stor är den årliga användningen av energi/vatten/bränsle/gas/kemikalier?
  • Kräver produkten någon användning av förbrukningsartiklar, till exempel filter eller livsmedel? Om ja – krävs ett visst fabrikat av dessa eller finns det flera alternativ på marknaden?

Kostnader för service, underhåll och arbete

  • Vilken typ av service – och vilken mängd service – kräver denna typ av produkt under avtalsperioden? Exempelvis uppgraderingar, rengöring, reservdelar, reparationer, annat underhåll? Vad kostar denna service (antal arbetstimmar) eller dessa reservdelar? Krävs någon typ av specialkompetens eller specialverktyg?
  • Om jag blandar eget arbete med leverantörens arbete – hur hanterar vi de gränsytor som uppstår? Prisavdrag?

Kostnader för sluthantering

  • Är det någon kostnad för att skrota produkten?
  • Hur stort är produktens andrahandsvärde?

Analys av livscykelkostnaderna

Vad kom vi fram till i dialogen med användare och leverantörer? Var det som vi tänkte eller kom det fram ytterligare kostnadsparametrar av väsentlig betydelse? Hur ser de förväntade livscykelkostnaderna ut för olika typer av lösningar? Var ligger de största kostnadsdrivarna?

Kanske behöver vårt behov - och upphandlingen - specificeras ytterligare? Om vi till exempel ser att elbilar har en tydlig totalekonomisk fördel jämfört med andra typer av bilar som passar för vårt behov, så kan vi inrikta upphandlingen på detta. En analys av de förväntade livscykelkostnaderna kan också leda till beslutet att det kan vara mer lämpligt att upphandla produkter i form av helhetstjänster. Vid upphandling av en tjänst eller totalentreprenad överlåts ansvaret för totalekonomin på leverantören.

Det kan i dialogen med leverantörer och användare ha framkommit andra passande lösningar, som kan sänka kostnaderna och/eller höja kvaliteten på det som levereras. Bättre kvalitet kan till exempel vara i form av bättre material, bättre funktion, färre driftstopp, förenklad användning eller förbättrad miljöprestanda. I dessa fall kan det vara lämpligt att utforma så kallade funktionskrav, som lämnar öppet för leverantören att lämna förslag på den teknik, produkt eller arbetsmetod som bäst motsvarar ställda krav. Förbättrad kvalitet kan exempelvis leda till nöjdare kunder och medarbetare, frigjord arbetstid eller bättre inomhusklimat. Detta ger i sin tur besparingar på andra områden i den offentliga sektorn.

Detta omtänk eller vägval i upphandlingen är en av de stora fördelarna med att tillämpa livscykelkostnadstänkande tidigt i inköpsprocessen. Det har stor potential att leda till både lägre kostnader och innovativa lösningar på organisationens behov.

När resultatet i utvärderingen visar att en produkts eller tjänsts drifts- och underhållsfas står för en betydande del av kostnaderna, kan det vara lämpligt att ställa krav på livscykelkostnadsberäkningar i upphandlingsdokumenten och att sedan utvärdera anbuden med hjälp av LCC.

Senast uppdaterad:

Relaterad information