Attrahera små företag

Öppen dialog och attraktiva anbudsmöjligheter.

Den största möjligheten att förbättra chanserna för mindre företag att delta i en livsmedelsupphandling är i planeringsfasen och vid utformningen av upphandlingsdokumentet. Det är viktigt att ha en god marknadskunskap inom livsmedelsområdet och att vara öppen för en dialog med tänkbara leverantörer – allt för att ge goda förutsättningar för samtliga anbudsgivare och att kunna erbjuda attraktiva anbudsmöjligheter. Mindre företag behöver skaffa sig kunskap om hur en upphandling går till och eventuellt samarbeta med andra för att stärka sin egen kapacitet.

Hur lägger man upp ett upphandlingsdokument som ger bra förutsättningar även för de mindre företagen?

Här följer några goda råd.

  • Planera i god tid och annonsera upphandlingen. Ett längre tidsperspektiv ger större chans för fler anbud. Informera om kommande upphandlingar och miljömål som finns på den egna hemsidan eller via information till branschorganisationer.
  • Skaffa god kännedom om livsmedelsmarknaden, vilka företag som kan leverera vad och hur företagsstrukturen ser ut.  För en dialog med tänkbara leverantörer och inhämta kunskap inför eventuella krav i upphandlingsdokument. En viktig punkt att undersöka innan upphandlingen påbörjas är på vilket sätt branschen arbetar med hållbarhetsaspekter.
  • Se över det egna behovet, t.ex. vilka livsmedel som normalt har upphandlats. Genom att lägga om menyer och ”vanor” efter exempelvis säsongtänkande kan det indirekt innebära att mer lokala produkter kommer ifråga. Se också över vilken möjlighet det finns att ta emot färska råvaror till köken och om samleveranser kan ske.
  • Ge leverantörer möjlighet att lämna anbud på delar av sortimentet eller till vissa enheter. Om det förutsätts att en leverantör ska klara hela kontraktet är det stor risk att de med mindre kapacitet avstår från att lämna anbud, men ingenting hindrar att upphandlingsdokumentet utformas så att det är möjligt att ge anbud på delar och/eller på helheten.
  • Se över vilka kvalificeringskrav som ställs, såsom krav på soliditet, likviditet, försäkring etc. De faktureringsrutiner man har kan också påverka. En lång kredittid som 90 dagar, kan innebära att mindre och kanske nystartade företag tvekar. Analysera vilka krav som riskerar att försvåra för företag att delta i en viss upphandling.
  • Ha en tillräckligt lång anbudstid och förläng om det inträffar helgdagar eller är lågsäsong i en viss bransch. Ha inte heller för kort tid mellan upphandling och det att avtalet ska träda i kraft.
  • Använd särskilda kontraktsvillkor i större utsträckning istället för krav som måste vara uppfyllda redan då anbudet ges. Leverantörer ges då en möjlighet att skaffa sig viss utrustning eller sortiment om de får kontraktet.
  • Bifoga enklare checklistor och/eller ett anbudsformulär så att inte några anbud måste förkastas i onödan på enbart formella grunder.
  • Ett flertal kommuner och landsting/regioner satsar på att erbjuda olika logistiklösningar eller samdistribution som underlättar för företagen att leverera. Detta underlättar för de med mindre transportkapacitet. Företagen levererar då i regel endast till en plats, och distributionen till de olika verksamheterna sker sedan samordnat.
  • Se till att uppföljning sker av pågående avtal.

Hur definieras små och medelstora företag (SME)?

Mikroföretag utgörs av företag med färre än 10 anställda och med en årsomsättning eller balansomslutning under 2 miljoner euro per år.

Små företag definieras som företag med färre än 50 anställda och med en årsomsättning eller balansomslutning som understiger 10 miljoner euro per år.

Medelstora företag är företag som har färre än 250 anställda och med en årsomsättning eller balansomslutning som inte överstiger 50 miljoner respektive 43 miljoner euro per år.

Senast uppdaterad:

Relaterad information