Tips för enklare underlag

Goda vägar för en bättre upphandling

Dela upp produkter och transporter

Att bryta ut logistiken ur livsmedelsupphandlingen och således upphandla distributionen separat innebär att en distributör får i uppdrag att transportera samtliga livsmedelsleverantörers produkter. Detta underlättar för små företag som kanske inte har egen transportkapacitet att erbjuda som motsvarar den upphandlande myndighetens behov och miljömässig hänsyn tas i form av krav på fordon o.s.v.

Ställ hållbarhets- och kvalitetskrav

Upphandlingsmyndigheten utarbetar hjälpmedel och verktyg för att ställa hållbarhetskrav, vilka enkelt kan kopieras in i upphandlingsdokumenten. Du väljer själv utifrån din organisation och dina förutsättningar vilken ambitionen ska vara och vilka miljökrav som ska ställas. Du kan välja att upphandla miljöanpassade konventionella produkter, EU-ekologiska produkter eller ekologiska produkter med längre gående krav på djuromsorg.

Definiera mätbara kvalitetskrav

Tydliga och mätbara tilldelningskriterier är viktigt för att kunna tilldela avtalet till den leverantör som uppfyller kvalitetskraven i kravspecifikationen och som har lägsta pris. Använd exempelvis inte smakprov som kvalitetsmått utan ange i stället maxi- och minimivärden för kött- och fettmängd i charkprodukter, och maxi- och minivärden för andel frukt och socker i sylt.

Anpassa avtalsvillkoren för olika produktgrupper

Se över vilka produkter som kan variera stort i pris under avtalsperioden och försök göra mer frekventa prisjusteringar.

Förläng anbuds- och avtalstider

För att få in genomarbetade och korrekta anbud är det en fördel om anbudstiden är längre än den enligt LOU minsta tillåtna. Detsamma gäller för avtalstider, för att exempelvis en mindre leverantör ska hinna bygga upp en fungerande distributionskedja behövs längre avtalstid än 2 år. 

Använd anbudsformulär

Utforma gärna upphandlingsdokumenten som ett anbudsformulär som leverantören kan fylla i direkt. På så sätt minskar risken för att någon fråga inte besvaras av misstag.

Var tydlig och undvik onödig information

Tänk på att endast ställa relevanta krav som är kopplade till själva livsmedelsupphandlingen. Ställ inte heller samma krav på olika ställen i upphandlingsdokumenten. Ta bort onödig information, exempelvis utdrag ur LOU som istället kan finnas på din upphandlande myndighets webbplats.

Senast uppdaterad:

Relaterad information