Förutsättningar för upphandling

Vilka behov har din kommun?

Det finns en hel del att tänka på inför en livsmedelsupphandling. Hela kommunens behov ska identifieras och vid livsmedelsupphandlingar är det ofta många beställares behov som ska tillgodoses. Fråga de medarbetare som gör de dagliga beställningarna om deras erfarenheter och förbättringsförslag.

Hur ser ert behov ut?

Det är vanligt att flera kommuner går samman i regionala samarbeten och upphandlar tillsammans. Detta ökar kraven på behovsanalysen för att alla kommuner ska bli nöjda då det ofta handlar om många leveransadresser, stora geografiska avstånd och stora volymer som levereras flera gånger i veckan.

Hur ser er marknad ut?

Bra att tänka på inför er livsmedelsupphandling

  • Hur fattas beslut kring upphandlingsprocessen?
  • Hur delegationsordningen ser ut? Kontrollera att den är skriftlig och försäkra dig om vilka personer som fattar vilka beslut.
  • Vilka politiska dokument och andra styrdokument finns i din organisation?
  • Finns det inköpspolicy, miljöpolicy, interna styrdokument?
  • Vilka mål har kommunen på livsmedels- och måltidsområdet?
  • Vilka krav bör då ställas på produkterna?
  • Är kommunen certifierad ex EMAS, eller Fair Trade eller finns det politiska riktlinjer för ekologiska inköp?
  • Hur mycket resurser behövs för att kartlägga behovet, gäller det återanskaffning eller krävs omfattande analyser av nytt behov?
  • Innebär behovet att det kan vara bra att söka nya beställarsamarbeten, t.ex. med omkringliggande kommuner? Hur ska vi isåfall arbeta med egna lokala referensgrupper?
  • Vem gör en upphandlingsplan som innefattar:
    - Tidsplanering för hela upphandlingen
    - Ekonomiska och administrativa upphandlingsförutsättningar
    - Resursplanering, t.ex. vilka ska jobba med respektive arbetsmoment
    - Tidsplanering, t.ex. att kontakta personal och stämma av mötestider

Hur ser avtalssituationen ut?

  • Finns det ett befintligt ramavtal som kan användas?
  • Finns det ramavtalssamarbeten som du kan anmäla intresse inför framtiden?
  • Vad kan göras inom befintligt avtal?
  • Vad är bra respektive mindre bra och kan förbättras till nästa upphandling?

 

Senast uppdaterad:

Relaterad information