Dialog - en del av marknadsanalysen

För att få en bra leverantör och den tjänst som organisationen är i behov av är dialog inför upphandlingen ett bra verktyg

Fördelarna med att föra dialog inför en upphandling är många och den tid det tar att genomföra olika dialogaktiviteter kan den upphandlande myndigheten spara in genom smartare och mer ändamålsenliga krav och villkor. Tid och resurser som spenderas inför upphandlingen förebygger många problem under upphandlingen och avtalstiden, vilket ofta sammantaget leder till effektivare och bättre leveranser. Dessutom kräver en dialog att organisationen tar ställning till sitt behov på ett tidigt stadium och skapar en plattform för att föra ett bättre samtal internt.

Leverantörerna är de som har den bästa och mest aktuella kunskapen om utvecklingen på marknaden och vad som kan levereras eftersom det är deras bransch. Det bör den upphandlande myndigheten identifiera och dra nytta av. I bästa fall har dialogen inför en upphandling börjat redan under föregående avtalsperiod där den upphandlande myndigheten har haft kontinuerlig bevakning av marknaden, dialog med befintlig leverantör och eventuellt även diskussioner med andra leverantörer. Om man arbetat aktivt med sitt avtal på ett sådant sätt minskar behovet av att genomföra en större dialog inför den nya upphandlingen. Tänk dock på att det alltid finns ett värde i att ifrågasätta det valda arbetssättet och det kan vara bra att föra en dialog med leverantörer som inte varit inblandade tidigare kring detta. 

Dialogen med leverantörerna innan en upphandling bidrar till goda förutsättningar för att (efter att kontraktet har tecknats) kunna bygga ett långsiktigt och stabilt samarbete mellan upphandlande myndighet och leverantören; ett partnerskap. I dialogen lägger man grunden för hur relationen och samarbetet kommer att fungera under uppdragets utförande eftersom det är i det skedet man har möjlighet att utforska olika möjligheter och sedan formulera det önskade avtalet med balanserade villkor och med verklighetsförankring. Det handlar om att vara tydlig med sina förväntningar och målsättningar som beställare samtidigt som man tar till sig av leverantörernas erfarenheter och önskemål. Ytterst är detta en fråga om vilket förhållningssätt man har som inköpare; genomför du upphandlingar eller vill du göra långsiktigt framgångsrika affärer?

Förutsättningar för att föra dialog

Det finns rättsliga och organisatoriska förutsättningar som måste vara uppfyllda för en bra dialog. Den upphandlande myndigheten måste ha tillräcklig framförhållning då dialogen kräver lite mer tid, det måste finnas personella resurser för att genomföra exempelvis dialogmöten och finnas en väl etablerad  intern kommunikation och samverkan för att få rätt underlag för att kunna föra dialog. Det finns inte några specifika regler om dialog inför en upphandling i den svenska upphandlingslagstiftningen. Att föra dialog inför en upphandling är, eller borde vara, en naturlig del av arbetet. All dialog måste emellertid vara förenlig med de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna, och det är primärt principerna om likabehandling och transparens som blir aktuella. Det handlar i praktiken bl.a. om hur man bjuder in till dialogmöten, vilken information som ges och hur man säkerställer att alla leverantörer får samma information. Dialogen får aldrig leda till att någon leverantör ges en otillbörlig konkurrensfördel. En otillbörlig konkurrensfördel kan exempelvis bestå i att någon leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen, eller att någon leverantör har getts för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet så att det gynnar denna leverantör istället för att på ett neutralt sätt tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel ska denna leverantör uteslutas. Sist men inte minst måste man veta varför man för dialog och vad man förväntar sig för resultat. Dialogen kan tjäna flera olika syften, exempelvis att:

  • Ge kännedom om vilka leverantörer som finns på marknaden
  • Ge kännedom om de villkor som råder på den aktuella marknaden
  • Ge möjlighet att diskutera branschspecifika problem
  • Ge möjlighet för leverantörer att komma med synpunkter på hur städtjänster upphandlas och möjliga förbättringar i städupphandlingar
  • Skapa samsyn och en gemensam målbild för det aktuella uppdraget
  • Få feedback på specifika krav och villkor som man överväger att använda

Om man inte i förväg har funderat på vad man vill ha ut av dialogen och hur den ska genomföras är det framförallt svårt att nå ett bra resultat, men också lätt att oavsiktligt ge någon leverantör mer information än de andra eller på annat sätt hamna i konflikt med principerna. Syftet med dialogen är också centralt för att kunna välja rätt metod för dialogen, vilken i sin tur påverkar utfallet. Tänk alltid på aspekten att dialog kan ta tid för leverantörerna. Det är därför viktigt att tydliggöra vinsterna för dem och hur dialogen kommer att hanteras. Risken finns annars att en viss dialogtrötthet inträder.

Muntlig dialog

Om man väljer att föra muntlig dialog är det extra viktigt att man tydligt kommunicerar syftet med dialogen och agendan för mötet så att deltagarna har rätt förväntningar. Detta ska klargöras redan i inbjudan så att leverantörerna kan avgöra om de anser att det är värt att lägga tid på mötet i fråga, men också så att de känner till ramarna för dialogen. Det uppstår nämligen ibland problem i dialoger då en del leverantörer inte är medvetna om att dialogen med en offentlig aktör inte får leda till att just deras produkter/tjänster efterfrågas. Detta är ju däremot ofta målet i dialoger med privata aktörer och därför är det bra att så tidigt som möjligt klargöra syfte och ramar.

Det följer även av transparensprincipen att upphandlingar ska genomföras på ett öppet sätt. Agendan ska följas under mötet för att säkerställa likabehandling och transparens gentemot de leverantörer som inte deltagit i dialogen. Det som framkommer i dialogen ska dokumenteras och när mötet/mötena är genomförda kan en sammanfattning av vad som framkommit spridas på exempelvis den upphandlande myndighetens hemsida. Precis som vid utlämning av allmänna handlingar ska en sekretessprövning göras så att den upphandlande organisationen inte avslöjar företagshemligheter eller andra sekretessbelagda uppgifter genom publiceringen.

Större öppna möten

Om man vill samla in eller ge information på en mer generell nivå passar öppna möten där alla intresserade leverantörer deltar samtidigt. Syftet kan exempelvis vara att informera om en kommande upphandling, att ta in generell information om hur marknaden fungerar eller att skapa ett forum för diskussion om branschspecifika frågor. Till dessa möten är det lämpligt att bjuda in så brett som möjligt, dels för att säkerställa likabehandling och transparens men framför allt för att få så bra underlag som möjligt. Man bör annonsera inbjudan via annonsdatabas samt på myndighetens hemsida. Exempel på sådana möten är

  • Dialogkonferenser
  • Hearings

Mindre möten

Om man vill få möjlighet att fördjupa samtalen kan man också föra dialog med mindre grupper av leverantörer vid så kallade rundabordssamtal. Om man överväger att arrangera rundabordssamtal är det viktigt att återigen reflektera över vad syftet är och vilken typ av information som kommer att delas runt bordet eftersom det i vissa branscher finns en risk för otillåten samverkan. Om de frågor man diskuterar har bäring på till exempel prissättning eller andra typer av affärsstrategier är dialogformen rundabordssamtal sannolikt inte lämplig. Tänk även på att tydligt motivera varför man eventuellt gör ett urval av leverantörer.

Möten med enskilda leverantörer

I vissa situationer är det dock svårt att föra dialog med mer än en leverantör åt gången. En sådan situation kan exempelvis uppstå när man har presenterat sitt behov och bett leverantörerna att komma med förslag på hur det ska tillgodoses, eller när det finns stora motsättningar mellan aktörerna på den aktuella marknaden.  Leverantörerna kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden, varför det skulle innebära en konkurrensnackdel för dem att avslöja denna information. Den bästa formen för att föra dialog i en sådan situation är genom möten med en leverantör åt gången.

Det primära syftet med enskilda möten ska vara att ta in information från leverantörerna, inte att lämna någon information utöver den som är allmänt tillgänglig. Om organisationen väljer att bjuda in leverantörer en och en är det extra viktigt att ha syftet klart för sig och att ha en agenda för hur mötet ska gå till och vad som ska diskuteras, och framförallt vilken information man själv har lämnat tidigare. Följ dagordningen och dokumentera noggrant!

Skriftlig dialog

Man kan också använda sig av skriftliga metoder eller kombinera dem med muntlig dialog. En RFI (Request For Information) lämpar sig bäst när man är någorlunda orienterad på området man ska upphandla och har tydligt formulerade frågeställningar som man vill ha svar på. Det underlag som kommer in kan annars bli mycket spretigt och svårt att använda. Frågorna kan vara antingen av generell eller mer specifik natur, men dialogen kommer av naturliga skäl att kretsa kring de ämnen man har frågat om. En RFI bör publiceras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas och/eller på myndighetens hemsida.

Utifrån de svar som inkommit i en RFI kan man också välja att senare bjuda in vissa leverantörer till muntlig dialog om man finner att man behöver mer information om specifika frågor. Metoden extern remiss är än mer specifik till sin natur. Vid extern remiss publicerar man ett ”förslag” till upphandlingsdokument, ett preliminärt upphandlingsdokument, och låter leverantörer inom en begränsad tid komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. Av naturliga skäl är detta en metod som endast kan användas ganska sent i det förberedande arbetet eftersom det kräver att man i princip är klar med utformningen av upphandlingsdokumenten, även om de svar som kommer in kan leda till förändringar. Som med flera av de övriga dialogformerna är det av största vikt att fundera över resursåtgången för den som svarar. Innebär den förbättrade dialogen i praktiken att flera leverantörer, kanske mindre företag, inte kommer att kunna svara på grund av bristande resurser? Gör en klok bedömning utifrån hur marknaden ser ut!  

Senast uppdaterad:

Relaterad information