Organisatoriska beslut

Att fatta beslut om hur en offentlig organisation ska utföra sitt uppdrag, driva sin verksamhet, kräver för alla typer av verksamheter ett visst förarbete. Innan en verksamhet startas upp behöver organisationen fatta beslut om vad som ska göras och vilka behov som ska tillgodoses.

Det finns tendenser att särbehandla just upphandling av tjänster och verksamheter, där man ibland inte fattar ett övervägt beslut, utan låter upphandlingen påbörjas utan att egentligen ha bestämt sig för vad man vill göra, varför man vill göra det och om anlitandet av en extern leverantör verkligen är det bästa sättet att lösa behovet.  Hos många upphandlande myndigheter fungerar det naturligtvis utmärkt men ofta behöver den upphandlande myndigheten titta närmare på vilka organisatoriska beslut som behöver tas. När det gäller upphandling av städtjänster finns ett antal olika aspekter att titta närmare på.

Kompetens

En framgångsfaktor för att kunna genomföra och förvalta en upphandling av städtjänster är att säkerställa den interna kompetensen om städ. Vårt stödmaterial utgår från tre olika nivåer för de resurser man har att tillgå för genomförande av upphandlingen och avtalsuppföljning. Om kompetens om städverksamhet saknas helt bör den först säkerställas, genom rekrytering eller konsultupphandling. Ett alternativ är att samverka med andra upphandlande organisationer. För en mindre organisation kan en sådan samverkan innebära att man delar på kostnaden för en sådan kompetens. Kompetensen bör också finnas med under hela avtalsperioden för hantering, förvaltning, uppföljning och utveckling av avtalet. En städkompetens bör kunna fungera som kunskapsbank för att kunna förklara olika begrepp som är kopplade till städområdet på samma sätt som leverantörens tekniska expertis. En egen kompetens skapar självförtroende och trygghet i diskussioner av mer teknisk karaktär.

Internorganisation

Upphandlingsorganisationen (upphandlare, upphandlingsenhet eller upphandlingsavdelning) genomför normalt sett upphandlingen och håller ihop arbetet med att beskriva verksamhetens behov och samtidigt säkerställa överensstämmelse med lagstiftningen och affärsmässighet. I vissa fall förvaltar upphandlingsorganisationen också avtalet. Det finns tendenser att upphandlingsfrågan enbart hanteras inom just upphandlingsorganisationen vilket är olyckligt eftersom det är svårt att genomföra en framgångsrik upphandling genom att enbart arbeta inom en del av organisationen. För att upphandlingen ska bli framgångsrik och säkerställa engagemang i organisationen behöver ledningen säkerställa att rätt delar av organisationen är inblandad i arbetet.

Det stora arbetet för den upphandlande organisationen ligger i att löpande föra dialog med leverantören för att säkerställa att ställda krav uppfylls under avtalsförvaltningen. Här är det viktigt att frågorna hanteras på rätt nivå så att synpunkter från brukarna fångas upp så tidigt som möjligt. Därför bör upphandlande myndighet utse en ansvarig per objekt (eller flera objekt), som för dialog med leverantörens driftledning. De ansvariga behöver utbildas i vad avtalet omfattar för just dem, hur uppföljning och utveckling av uppdraget skall ske samt vilka kommunikationskanaler som skall användas för vad.

De ansvariga bör även fungera som ambassadörer internt i form av att enkelt kunna förklara olika städrelaterade fenomen, fånga upp frågor bland brukarna och introducera städpersonalen löpande i olika sammanhang.
I förarbetet innan upphandlingen påbörjas bör en plan för vilka interna resurser som behövs tas fram. De resurser som finns ligger sen till grund för vilka krav som ställs i upphandlingen. I detta arbete ingår att avsätta tid för regelbundna möten så att dialog faktiskt genomförs och att bygga in dessa förutsättningar i avtalet så att anbudsgivaren vet vad som förväntas under avtalsperioden.

Det mänskliga perspektivet

Den organisation som köper en tjänst behöver bestämma sig för hur man vill betrakta leverantörens personal. Tjänster utförs av människor. För att få en tjänst med kvalitet levererad behöver den personal som utför tjänsten trivas med sitt arbete. Ansvaret för personalen ligger självklart på företaget. Det är dock viktigt att inse att en tjänst som levereras där leverantörens personal befinner sig i den egna organisationens lokaler har speciella förutsättningar. Beteendet från den egna organisationen gentemot leverantörens personal har betydelse för hur leverantörens personal agerar och därmed vilken kvalitet som levereras.

Att betrakta städtjänsten som en bemanningslösning för områdena arbetsmiljö, smittspridning och underhåll ger en bra inställning. I de fall man lyckas skapa en förtroendefull relation med den enskilda städaren är chansen att överbrygga alla typer av hinder mycket goda. Nyfikenheten på andra människor, dess bakgrund och framtid är en bra ingång i alla relationer. Ser man en kontorsnära tjänst på det här sättet kommer förutsättningarna för framgångsrik relation att öka väsentligt!

Andra hänsyn vid planering av entreprenad

Utöver vad som sagts tidigare kan det även finnas andra hänsyn att ta för intressenterna i en upphandling. Intressenter kan vara städpersonal, brukare och samhället i stort. Att genomföra städmoment är både fysiskt ansträngande och kräver skyddsutrustning. Därför behöver städpersonalen lokaler för ombyte, dusch och förvaring av personliga värdesaker i anslutning till sitt städobjekt. Alltför ofta tvingas städpersonalen att byta om, äta mat, fika och pausa i ett litet städförråd utan ventilation och toalett. Normalt är detta frågor som får hanteras av entreprenören via avtal, men den upphandlande organisationen bör fundera över hur förutsättningar för detta kan skapas. Inte för att man måste, utan för att det gör tjänsten bättre! Leverantören har sällan möjlighet att i geografisk närhet tillgodose den enskilda städarens behov avseende lokaler.

Hur ser leverantörens organisation ut?

Leverantörens organisation utgörs vanligtvis av städare, teamledare, arbetsledare och i vissa fall driftchef. Städaren är oftast ensam eller del av en arbetsgrupp. Teamledaren är del av arbetsgrupp och har eget städområde men leder även arbetet på plats. Arbetsledaren har normalt ansvaret för uppdraget operativt, att planera, genomföra och utveckla verksamheten. Oftast driver även den personen uppföljningsarbetet och dialogen på plats.

För att säkerställa en god leverans och förenkla uppföljningen under avtalsperioden behöver upphandlande myndighet fundera på vilka krav de ska ställa när det gäller hur dialog under avtalsperioden ska ske. Det är bra att matcha kraven mot hur den egna organisationen ser ut.  En centraliserad organisation med flera enheter bör ställa krav på att en enda kontaktperson som svarar för både drift, avtal och utveckling av uppdraget. Medan en decentraliserad organisation med flera enheter bör krav ställa mer regionala/lokala kontaktytor, för att ge enheterna större möjlighet att påverka och fatta beslut inom ramen för sina respektive mandat.

Senast uppdaterad:

Relaterad information