Elektronisk upphandling

Elektronisk upphandling eller e-upphandling innebär att man överför upphandlingsdokument och anbud elektroniskt. Formatet är behandlingsbart av datorer utan mänsklig inblandning.

Vad är en e-upphandlingsprocess?

I en fullständigt elektronisk upphandlingsprocess skapar och registrerar man både upphandlingsdokument och anbud direkt i färdiga formulär. Informationen är strukturerad i tabeller som den upphandlande myndigheten sedan kan kontrollera och utvärdera automatiskt i systemet.

Ju fler krav som kan besvaras med ja, nej eller med olika typer av fördefinierade alternativ, desto mer utnyttjar man automatiken. Delar av processen behöver man ofta hantera manuellt. Vissa krav och kriterier kontrollerar och utvärderar man först och lägger sedan in de poäng som man tilldelat kriterierna i anbudsformulären. Efter det utvärderas anbuden automatiskt i systemet. Annan information som inte går att registrera i formulären bifogar man som bilagor, till exempel intyg, tillstånd och certifikat.

E-upphandling kan ibland vara begränsad till själva överföringen av dokument, det vill säga e- kommunikation. Den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren utformar då upphandlingsdokument och anbud manuellt i separata dokument och skickar dem elektroniskt till varandra. Myndigheten granskar och utvärderar sedan anbuden manuellt eller i andra system.

Skillnaden mellan e-upphandling och e-handel?

E-upphandling omfattar alla steg i upphandlingsprocessen från förfrågningsformulär till kontrakt med stöd av ett upphandlingssystem. E-handel omfattar alla steg i anskaffningsprocessen från beställning till faktura som stöds av ett beställnings- och ekonomisystem. En obruten elektronisk kedja från annonsering av upphandling, genomförande av upphandling, samt skrivande av avtal och beställning av varor eller tjänster kallas för en e-inköpskedja.

 Länken mellan e-upphandling och e-handel är en avtalsdatabas med aktuell information om avtal och vad som kan beställas elektroniskt. Enligt det nya upphandlingsdirektivet (antaget den 15 januari 2014) kan även den elektroniska katalogen vara en länk mellan e-upphandling och e-handel. Det vill säga avtalet kan utgöras av en elektronisk katalog med de varor eller tjänster som offererats.

Förutom att arbeta med stödfrågor i samband med e-upphandling bedriver också Upphandlingsmyndigheten tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Ekonomistyrningsverket (ESV) ett arbete för att främja förutsättningarna för e-inköp. Arbete inriktas på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation under begreppet SFTI (Single Face To Industry). Se mer på: http://www.sfti.se

Nya regler för e-upphandling

De nya upphandlingslagarna   innehåller ett obligatorium som innebär att alla upphandlande myndigheter måste genomföra upphandling med elektroniska medel. Observera att detta endast innebär krav på att upphandlingsdokument, anbud och andra till upphandlingen relaterade handlingar överförs på elektronisk väg, det vill säga obligatoriet omfattar krav på e-kommunikation, men inget krav på att e-upphandling måste göras med hjälp av ett e-upphandlingssystem eller en e-upphandlingsplattform.

Vilka krav på e-handel kan ställas vid upphandling? Allt fler upphandlande myndigheter går över till e-handel. För att processen ska bli effektiv, måste även leverantörerna kunna hantera elektroniska beställningar och fakturor. Ställ därför krav på detta redan i upphandlingen. SFTI har utarbetat en handledning med förslag till formuleringar av sådana krav.

Senast uppdaterad:

Relaterad information