Steg 2. Analys av organisationens inköp

När inköp planeras är det viktigt att ni disponerar befintliga resurser och kompetenser på ett genomtänkt och strategiskt sätt. Rätt kompetenser måste användas till rätt uppgifter.

Se över hur inköpen görs

Den upphandlande myndigheten fördelar ofta ansvaret för olika delar av inköpsprocessen mellan olika befattningar inom organisationen. Oftast finns det mycket sakkunskap inom organisationen. Det gäller att ta tillvara på den befintliga kompetensen, vilket kräver samarbete inom hela organisationen.

Varje inköp och upphandling är unik och kan variera i komplexitet och omfattning. Se till att planera arbete och resursanvändning internt när ni genomför stora respektive små inköp. De interna resurserna som ska användas när inköpen planeras behöver anpassas utifrån inköpens omfattning, komplexitet och behov av särskild kompetens.

Olika situationer på olika upphandlande myndigheter

I dagsläget ser situationen olika ut på olika upphandlande myndigheter. I vissa organisationer görs små inköp via elektronisk handel, exempelvis, genom en webbutik. I andra organisationer genomförs mindre upphandlingar (direktupphandlingar) direkt av verksamheten, medan större upphandlingar genomförs med medverkan av en eventuell inköpsfunktion.

I en del upphandlande myndigheter görs ingen större skillnad vid planeringen av stora och små inköp. Eftersom arbetsbelastningen ofta är hög genomförs många upphandlingar med stöd av externa konsulter.

Analysera era inköp

För att kunna göra en ändamålsenlig inköpsstrategi är det bra att analysera organisationens inköp. I en analys av en organisationens inköp får ni bland annat en bild av:

  • vilka behov ni har
  • från vilka leverantörer som inköp görs.

På så vis kan ni identifiera både de verksamhetsområden och de inköpskategorier som är kritiska för organisationens inköp och upphandling. En förståelse för marknaden och dess leverantörer är användbar när ni ska prioritera användningen av era resurser.

Senast uppdaterad:

Relaterad information