Få en överblick av organisationens inköp

I analysen av inköpen kan ni få bra hjälp av att göra en så kallad spendanalys. I spendanalysen ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller var inköpen görs och hur stora kostnaderna för inköpen är.

Gör en spendanalys

Spendanalysen kan utgöra en bra förutsättning för vidare strategiskt inköpsarbete. Den ger svar på följande frågor:

  • Vad är det vi köper?
  • Vem köper vi ifrån?
  • För hur mycket köper vi?
  • Vilka i organisationen är det som köper?

Analysen kan stödja faktabaserade beslut och intern styrning och underlätta det strategiska arbetet med att:

  • identifiera intressenter
  • skapa en relevant avtalsportfölj
  • anpassa avtalsförvaltningen
  • stödja avrop och arbetet med avtalstrohet
  • effektivisera beställningsvägar
  • möjliggöra proaktivt inköp.

Spendanalysen är ett första steg i att få en överblick av organisationens inköp. När ni sedan går in på mer specifika inköpsområden eller kategorier av inköp kan ni göra mer detaljerade analyser. Med resultat av spendanalysen bör ni i nästa steg arbeta med att ta fram en inköpsstrategi och planera ert inköpsstrategiska arbete för att uppnå organisationens mål med hjälp av inköp.

Kategorisera inköpen

Spendanalysen resulterar i ett kategoriträd. Kategoriseringen innebär att ni grupperar inköpskostnader utifrån hur marknaden ser ut. Detta för att olika marknader behöver hanteras på olika sätt för att organisationen ska kunna tillvarata dess marknadsfördelar på bästa sätt.

Spendanalysen utgör grunden i kategoristyrning som är en strategisk inköpsmetod. Kategoristyrning innebär att ni delar upp inköpsvolymen i olika kategorier och driver dessa som egna inköpsområden i syfte att skapa värde och ett proaktivt inköpsarbete.

Komplettera med andra analyser

Spendanalysen är ett första steg i att få en överblick av organisationens inköp. När ni sedan går in på mer specifika inköpsområden eller kategorier av inköp kan ni göra mer detaljerade analyser utifrån organisationens målsättningar. Exempel på analyser som kan behövas är miljöanalyser, LCC-analyser samt analyser av sociala hänsyn. Utifrån analysresultaten formas sedan de aktiviteter som syftar till att skapa mervärde för organisationen.

Ta hänsyn till framtida behov

Även om spendanalysen ger en bra bild av hur inköpen ser ut och går till på organisationen är det viktigt att inte bara blicka bakåt när ni arbetar med att realisera värdeskapande. I arbetet med att detektera möjligt värdeskapande är det också viktigt att ta hänsyn till de förändringar som planeras på den upphandlande myndigheten. Detta kan ni göra till exempel med hjälp av organisationens styrdokument.

Senast uppdaterad:

Relaterad information