Steg 3: Gör en inköpsstrategi för att uppnå organisationens mål

En upphandlande myndighets inköp kan vara en av de största utgiftsposterna i organisationen. Om ni vill arbeta strategiskt med inköp är det viktigt att ta fram en inköpsstrategi.

Varför behövs en inköpsstrategi?

En upphandlande myndighets inköp kan omfatta en stor del av verksamheten och därmed vara en av de största utgiftsposterna i organisationen. Avtalen som ingås som ett resultat av gjorda inköp är viktiga för verksamheterna, användarna (olika brukare/medborgare) och leverantörer.

Avtalen medför dels den upphandlande myndighetens åtagande gentemot leverantören, dels leverantörens förpliktelse att leverera de varor, tjänster eller byggentreprenader som framgår av avtalen. Det finns ofta en direkt sammankoppling mellan kvaliteten på organisationens inköpsarbete och kvaliteten på de produkter/tjänster som levereras under förutsättning att uppföljning sker.

För att inköpsstrategin ska fungera som en vägvisare för arbetet, bör den:

  • koppla politiska förväntningar till planering av både upphandling och dagliga inköp
  • utgöra ett styrdokument i organisationen
  • följa övriga styrdokument
  • revideras i takt med att både övergripande mål samt verksamhetsmål förändras
  • göras väl känd för samtliga berörda.

Inköpsstrategin påverkas av övergripande styrdokument

På samma sätt som ett företags övergripande affärsstrategi måste påverka utformningen av inköpsstrategi och arbetssätt, måste även en upphandlande myndighets övergripande styrdokument påverka utformning av inköpsstrategin och arbetssätt. Det påverkar i sin tur det operativa inköpsarbetet.

Verksamheterna bör därför tillsammans med inköpsfunktionen genomföra en kartläggning av de mål som behöver uppnås. Det skapar förståelse för vad den egna verksamheten måste bidra med för att hela organisationen ska uppnå sina fastställda mål.

Involvera inköpsfunktionen i övriga verksamheter

För att kunna använda inköp som ett strategiskt verktyg bör den upphandlande myndighetens verksamheter tillsammans med inköpsfunktionen identifiera de övergripande målen inom organisationen. Detta för att skapa en bild av vad inköpsfunktionen ska bidra med för att organisationen ska kunna uppnå sina mål.

Även de respektive verksamheternas olika mål bör identifieras och analyseras tillsammans med inköpsfunktionen. På så sätt kan planer och eventuella verksamhetsspecifika riktlinjer beröra hur inköp kan bidra till att uppnå mål.

Senast uppdaterad:

Relaterad information