Steg 4. Prioritering av mål samt förberedelser för ett inköpsstrategiskt arbetssätt

Detta steg vänder sig främst till förvaltningschefer, kravställare och inköpsfunktion som ska arbeta med att identifiera och realisera de mål som organisationen har tagit fram.

Identifiera och prioritera vilka mål som kan uppnås genom inköp

När ni har en klar bild över vilka mål organisationen har, och vilka mål som tydligt kan kopplas till inköpsarbetet, kan ni påbörja prioriteringen av målen. Det är viktigt att prioritera bland de mål som finns samt att definiera vilka verktyg som kan användas i det strategiska arbetet. Främst handlar det om att identifiera vilka mål som kan uppnås genom att använda inköp som strategiskt verktyg.

Ett sätt att identifiera och prioritera vilka mål som kan uppnås genom inköp är att koppla resultatet av den eventuella spendanalys som gjorts till organisationens övergripande mål. Där behöver ni identifiera vilka mål som är relevanta för de olika produktgrupper som organisationen köper in samt hur de olika inköpen kan bidra till målen. Det handlar om att prioritera de produkter, tjänster och krav som kan ge mest effekt för att nå målen. Om ett mål är att minska koldioxidutsläpp, så är det exempelvis effektivare att ställa verkningsfulla krav på produktgruppen ”fordon/transporttjänster” eller ”resor” än produktgruppen ”kontorsmaterial”.

Hantera målkonflikter och identifiera synergieffekter

I organisationens prioriteringsarbete är det viktigt att kunna hantera eventuella målkonflikter och att identifiera synergieffekter. Målkonflikter kan uppstå både mellan olika organisationsmål och mellan olika delar av organisationen där olika verksamheter har olika mål och behov. Dessutom är omvandlingen av samhällsmål till organisatoriska mål ibland inte enkelt att utföra. Det kan hända att just samhällsmål och organisatoriska mål kommer i konflikt med varandra, och det måste hanteras.

I de fall mål berör flera olika verksamheter kan det finnas potential till synergier. Det förutsätter i sin tur ett samarbete mellan verksamheterna. I den enskilda upphandlingen kan en avvägning behöva göras beträffande vilket mål som ska vara styrande, då det inte alltid är effektivt att försöka uppnå flera mål i en och samma upphandling.

Ta hänsyn till andra aspekter

I prioriteringsarbete kan ni även behöva beakta:

  • politiska prioriteringar såsom förnyelsebar energi, miljöanpassad upphandling eller miljödriven affärsutveckling
  • juridiska ramar att förhålla sig till
  • marknadstillgång för exempelvis miljöanpassade alternativ eller innovation
  • kostnadskonsekvenser som kan innebära minskning eller ökning av kostnaderna.

Det är knappt möjligt för inköpsorganisationer att göra fullskaliga samhällsekonomiska kalkyler över sina målområden. Men det är ändå viktigt att dessa aspekter beaktas när det är lämpligt. I inköpsprocessen görs sedan djupare marknadsanalyser för kategorier eller enskilda upphandlingar där det kan göras tydligt vilka mål som bör kopplas till olika upphandlingar. En annan aspekt att ta hänsyn till är den upphandlande myndighetens budget och huruvida denna tillåter ökade kostnader för att uppnå vissa mål.

Sätt ut tidsramar

I prioriteringsarbetet är det också viktigt att ni tar fram tydliga tidsramar för organisationens arbete. Alla mål kan inte uppnås på en gång utan bör uppfyllas stegvis. Identifiera vilka mål som bör uppnås på kort sikt och vilka som bör uppnås på lång sikt.

Likväl som att tidsperspektivet är viktigt så bör ni även göra en prioritering på olika nivåer. Identifiera om målområdena är viktiga för:

  • inköpsfunktionens arbete i stort
  • enskilda kategorier
  • eventuella nyckelleverantörer.

Senast uppdaterad:

Relaterad information