Planera för ett inköpsstrategiskt arbetssätt

Inköpsfunktionens roll blir tydligare om inköpsstrategin är sammankopplad med organisationens verksamhets­strategier eller motsvarande. Inköpsfunktionen förväntas vara ett stöd för verksamheter vid anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader. Det bör framgå av både verksamhetsstrategierna och inköpsstrategin.

Koppla ihop inköpsstrategi med övriga styrdokument

Inköpsstrategin är ett dokument som beskriver målet med inköpsarbetet, eller vad organisationen vill uppnå. Inköpsstrategin ska tydliggöra vilka delar av organisationens övergripande vision och mål som inköp kan bidra till. I strategin ska det gå att se kopplingen till vilka verksamhetsmål som finns för inköpsfunktionen. Strategin bör bygga vidare på en eventuell inköpspolicy och andra relevanta styrdokument, vilket beskrevs i steg 1.

Analysera styrdokumenten

För att kunna införa ett inköpsstrategiskt arbetssätt, bör organisationens styrdokument analyseras för att se om de stödjer ett sådant arbetssätt eller om de behöver kompletteras eller förtydligas i det avseendet. Analysen kan ge en bild av om till exempel ansvar, roller och mål bör definieras eller förtydligas, eller om det saknas nödvändiga styrdokument.

Sammankopplingen mellan inköpsstrategi och andra styrdokument kan illustreras enligt följande:         

Övergripande mål och samhälleliga mål är kopplade till politisk styrning. Verksamhetsmål och strategier är kopplade till administrativ styrning. Inköpsstrategi och riktlinjer är kopplade till övrig organisation såsom inköpsfunktion och verksamheter.

Politisk styrning

Politisk styrning tar ställning till vilken inköpspolitik organisationen ska ha. Politisk styrning kan vara ledande för alla inköp i organisationen (från mindre till större) och reglera frågor som inte framgår av lagar och förordningar. Genom framtagande av, exempelvis, samhälleliga mål kan politiken rikta fokus på små och medelstora företag, innovation, miljö och hållbarhet.

Administrativ styrning

Administrativ styrning följer upp de övergripande och samhälleliga målen genom att upprätta och färdigställa en inköpsstrategi på den upphandlande myndigheten. En inköpsstrategi ska gälla alla organisationens inköp, inte bara de som hanteras av en inköpsfunktion.

Övrig organisation

Övrig organisation arbetar med att implementera inköpsstrategin genom åtgärds- och handlingsplaner. Det kan resultera i framtagande av inköpsriktlinjer, upphandlingsföreskrifter och manualer. Inköpsfunktionens roll i relation till verksamheternas blir mer operativ och stödjande i uppfyllelse av verksamheternas mål och behov. Det kan handla om exempelvis inköp av dataskärmar (behov av varor) med användande av hållbarhetskrav (organisationsmål avseende hållbarhet). Ett annat exempel är inköp av miljövänliga förkläden för vården (behov av varor) med innovativa lösningar (organisationsmål för innovation).

Senast uppdaterad:

Relaterad information