Verktyg att arbeta med internt

Det är viktigt att få klart för sig vilken roll den upphandlande myndighetens verksamheter spelar vid anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader och vilken roll inköpsfunktionen spelar i den processen. Lika viktigt är det att definiera vilka verktyg verksamheterna har tillgång till och vilken roll de interna funktionerna har i inköpsprocessen.

Använd spendanalysens resultat

Efter en genomförd spendanalys har ni information om hur och vad organisationen faktiskt köper in. Ni har då följt hur mycket som har köpts in inom olika inköpsområden. Med stöd av spendverktyget kan ni genomföra en analys av utfallet per kategori. Denna information är viktig inför kommande upphandlingar eftersom det ger en uppskattning av volym och värde. Arbetet med spendanalys kan genomföras internt med stöd av inköpsfunktionen.

Undersök marknaden

För att kunna planera ett strategiskt arbete krävs kunskap om omvärlden. Ni behöver analysera marknaden för era inköp och vilka ni köper ifrån. Det är också viktigt att reflektera över de metoder som ni använder för att analysera marknaden och inhämta kunskap om leverantörer.

Läs mer om marknadsanalys

Leverantörsdialog

Ett vanligt förekommande verktyg för att skapa sig en förståelse för omvärlden är leverantörsdialog. Den kan genomföras på olika sätt. En väl genomförd analys av marknaden kan ge en tydlig indikation på vilken kompetens som behövs internt.

Läs mer om leverantörsdialog

Omvärldsanalys

Att vara proaktiv och göra en omvärldsanalys av hur andra arbetar strategiskt med sina inköp kan vara ett sätt att hämta inspiration till hur ni kan formulera er inköpsstrategi och mål för organisationens strategiska inköpsarbete.

Kunskaper inom verksamheterna

Verksamhetens behov ligger alltid till grund för arbetet med marknadsanalys. Verksamheterna på den upphandlande myndigheten har oftast den bästa kunskapen om:

  • vilka produkter som bäst motsvarar behoven
  • vad som har fungerat bra eller inte fungerat i tidigare inköp
  • hur marknaden ser ut
  • vilka leverantörer ni har erfarenhet av.

Den upphandlande myndighetens verksamheter har alltså bäst förutsättningar för att skaffa sig en uppfattning om den aktuella situationen på marknaden. Inköpsfunktions roll i detta är att ge verksamheterna det stöd som behövs för att genomföra marknadsundersökningen.

Exempel på stöd kan vara att:

  • anordna informationsträffar
  • bjuda in de leverantörer som är verksamma inom den specifika branschen
  • anordna dialogaktiviteter med leverantörer där verksamheterna deltar.

Det bör vara inköpsfunktionens uppgift att informera verksamheterna om de upphandlingsjuridiska aspekter som gäller vid genomförande av sådana aktiviteter.

Definiera organisationens verkliga behov

Att definiera behovet av varor och tjänster i en upphandlande myndighets verksamheter är ett omfattande jobb. Det kräver ett samarbete mellan verksamheterna och inköpsfunktionen.

Kom ihåg att det är verksamheten som har den bästa kännedomen om sina behov. Inköpsfunktionens roll i detta sammanhang är att samordna internt för att kunna ta fram en gemensam bild av det verkliga behovet inom organisationen.

Senast uppdaterad:

Relaterad information