• NUS_1.jpg

Mål 1 - Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär

Strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att en myndighet eller enhet ska nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer.

Regeringen visar på vikten av att ta tillvara upphandlingens strategiska betydelse. Syftet är att utveckla verksamheten och tillhandahålla en väl fungerande samhällsservice.

Upphandling och inköp ska göras till en del av verksamhetsutvecklingen. Verksamhetsledningen behöver se värdet i att ta fram en inköpsstrategi.

Strategin visar på betydelsen av att med utgångspunkt i nationella upphandlingsstrategin utveckla tydliga och väldefinierade inköpsmål – och att dessa mål kommuniceras i organisationen.

Inköpsarbetet har historiskt sett haft fokus på att vara en intern beställar­rganisation som har strävat efter att uppnå lägsta pris utifrån vissa givna interna krav. Under de senare åren har en stor förändring skett i synen på inköpsverksamheten. Det visar Sveriges offentliga inköpares (SOI) inköpsstrategi som lanserades under 2015, regeringens inrättande av Upphandlingsmyndigheten och myndighetens uppdrag att utveckla den offentliga affären.

Mål, rutiner och nya arbetssätt

Nollmätningen hos inköps­- och upp­ handlingschefer visar att 86 procent av alla organisationer har en upp­handlingspolicy eller liknande. Dessutom utgår 95 procent av dessa styrdokument från verksamhetens mål och behov. Däremot är det endast 36 procent av organisationerna som anger att de har övergripande strategier för inköpsarbetet och 30 procent som har övergripande mål som hanterar frågor som gäller upphandling och inköpsfrågor. Slutsatsen är att inköps-­ och upphandlingsfunktioner i Sverige har påbörjat arbetet med att strukturera sina inköpsfunktioner på ett strategiskt sätt; styrdokumenten finns. Arbete behöver göras för att säkerställa att riktlinjer implementeras i organisa­tionen med mål, rutiner och nya arbetssätt.

I takt med att offentlig sektor blir mer professionaliserad behöver kunskapen och inriktningen i verksamheten förändras. Här finns ett gap som behöver överbryggas och nya funktioner som behöver förstå hur de bidrar till den goda affären. Resursfördelningen bör ske utifrån de priori­teringar som organisationen har gjort.

Förståelsen för skillnaden mellan att vara utförare och beställare och mellan verksamhetsstyrning och kontraktsstyrning behöver öka. För att verksamhetens nya behov ska kunna tillgodoses behöver rätt kompetens finnas för att fatta strategiska beslut, identifiera behov, ställa krav, utvärdera och följa upp. De upphandlande myndigheterna behöver också arbeta mer tvärfunktionellt.

En bild i form av en byggnad där Strategisk kostnadshantering och Strategiska processer är pelarna och de möjliggörande processerna är grunden

Att använda inköp som ett strategiskt verktyg

Följande kännetecknar strategiskt inköp:

  • Fokus på organisationens uppdrag
  • Integrerat i organisationens övergripande strategier och mål
  • Beslut och förankring på ledningsnivå
  • Helhetssyn
  • Långsiktigt perspektiv
  • Utvecklingsinriktat
  • Tvärfunktionellt arbete
  • Faktabaserad analys
  • Samspel med leverantörsmarknad
  • Utgör grund för alla inköpsaktiviteter på både taktiskt (upphandling, leverantörsrelationer etc) och operativ (beställningar, leveransbevakning etc.) nivå.

Hur ska en organisation veta var de ska börja i sitt arbete med att utveckla sin inköpsverksamhet? Vilka olika delar, kritiska processer, behöver finnas på plats i organisationen och hur ska de utvecklas? Vilka är de första stegen som behöver tas? Vilka processer ska prioriteras? Vad är viktigast?

Att beskriva hur långt en organi­sation har kommit i arbetet med att utveckla kritiska processer är att beskriva hur inköpsmogen organisationen är. Utifrån denna information kan prioriteringar göras och arbetet planeras i syfte att öka inköps­mognaden.

Resultat från nollmätning mål 1 (utdrag ur vår rapport Trendens 1 2017)

Klicka på tabellen ovan för att öppna den i större format.

Senast uppdaterad: