Roller hos den upphandlade myndigheten

Den upphandlande myndigheten fördelar ofta ansvaret för olika delar av upphandlingsprocessen mellan olika befattningar. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan variera. Ibland kan man anlita en extern konsult för att exempelvis utforma upphandlingsdokumentet. De roller som beskrivs nedan visar enbart hur rollfördelningen kan se ut inom den upphandlande myndigheten.

Det är viktigt att känna till vilka förutsättningarna är för att göra inköp inom just sin egen organisation. Ta därför reda på om det finns någon intern upphandlingspolicy eller andra internt antagna regler för inköp. Rätten till inköp kan även utgå från till exempel myndighetens delegationsordning.

Beställaren och slutanvändaren

Beställaren är kravställare för det som ska upphandlas. Beställaren deltar aktivt vid utformningen av det som ska upphandlas (kravspecifikationen), ersättningsformen och vid prövningen av anbuden. Slutanvändaren kan också delta i upphandlingen både som kravställare och vid anbudsprövningen.

Upphandlaren

Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen.
Upphandlaren ansvarar för att 

  • utforma upphandlingsdokumentet i sin helhet
  • informera företagen under upphandlingsprocessen
  • avgöra vilka leverantörer som är kvalificerade
  • pröva och utvärdera anbuden (tillsammans med beställaren)
  • upprätta tilldelningsbeslutet
  • efterannonsera.

Upphandlaren upprättar också avtalet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist. Upphandlaren kan ibland även ha rollen som sakkunnig och kravställare.

När kontraktet har tecknats

När kontraktet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller upphandlaren. Ibland går ansvaret istället över till den projektansvariga eller den chef som ansvarar för kontraktsuppföljningen. Inom den upphandlande myndigheten kan även medarbetare ha rätt att göra avrop från ramavtal.

Externa konsulter och konsultjäv

Otillbörliga konkurrensfördelar kan uppkomma om myndigheten anlitar en extern konsult för någon del av upphandlingen och konsulten också planerar att lämna anbud i upphandlingen. Det kallas konsultjäv.

En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos den upphandlande myndigheten:

  • har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den anpassats till konsultens produkter
  • fått konkurrensfördelar genom information om t.ex. myndighetens krav och budget som andra anbudsgivare inte fått
  • genom sin medverkan fått någon annan otillbörlig konkurrensfördel.

Om någon av ovan beskrivna situationer föreligger får konsulten varken lämna eget anbud eller biträda någon annan anbudsgivare. Det saknar betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller medverkat som underkonsult.

Konkurrensfördelar som består i att konsulten är bättre ”påläst” eller har ett visst tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare är inte otillbörliga. Men en förutsättning är att konsulten redovisar alla arbetsresultat i upphandlingsdokumenten, liksom annan information som konsulten fått om krav, budget med mera.

Anbudstiden måste vara tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att konsultens tidsmässiga försprång saknar betydelse. Ett beslut om att förkasta anbud på grund av konsultjäv ska fattas så snart den upphandlande myndigheten har den information som behövs för att bedöma saken. De företag som inte har rätt att delta i upphandlingen ska därefter snarast meddelas.

Innan den upphandlande myndigheten utesluter en konsult måste konsulten alltid få möjlighet att visa att de utförda uppdragen inte medfört någon otillåten konkurrensfördel. En konsult kan vara osäker på om den har rätt att lämna anbud. Konsulten har då rätt att få ta del av den upphandlande myndighetens beslut på ett tidigt stadium.

Den upphandlande myndigheten bör se till att upphandlingsdokumenten innehåller en upplysning om ifall en konsult inte kan delta som anbudsgivare på grund av otillbörliga konkurrensfördelar. Konsulten kan då välja vilket av de båda uppdragen som är mest intressant.  

Var försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka i arbetet med upphandlingen om den anställda eller någon närstående är anbudsgivare.

Senast uppdaterad:

Relaterad information