Behovsanalysen

Förberedelsestadiet bör inledas med att ta fram en kravbild utifrån verksamhetens behov. Syftet är att identifiera vad som behövs och under vilken tidsperiod behovet kommer att uppstå.

Involvera slutanvändaren

Genom att tidigt involvera slutanvändaren i upphandlingen säkerställer du att det som köps in motsvarar er verksamhets behov.
Klargör behovet genom att ställa frågor till slutanvändaren i intervjuer eller enkäter. Men fokusera inte på att hitta lösningar på det som ska levereras. Även om slutanvändaren känner till behovet är det inte säkert att den vet hur det ska tillgodoses på bästa sätt.

Ta hänsyn till hela myndigheten

Identifiera hela myndighetens behov. Om olika delar av myndigheten har liknande behov, kan man samordna upphandlingen så att allas behov tillfredsställs. Det är även viktigt att säkerställa att anskaffandet av sådana varor och tjänster som är av samma slag räknas samman inom den upphandlande myndigheten (exempelvis vid direktupphandling). 

Se till att behovsanalysen innehåller en utvärdering av vad varit  bra och dåligt i det nuvarande avtalet, om upphandlingen ersätter ett tidigare avtal.

Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn

Det är viktigt att beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn, om upphandlingen motiverar det. Kravnivån måste dock vara proportionerlig i förhållande till kontraktsföremålet. Kraven ska även vara relevanta för att uppnå syftet med upphandlingen.

Det är den upphandlande myndigheten som självständigt avgör om, på vilket sätt och i vilka skeden i en upphandlingsprocess som sådana hänsyn ska tas.

Upphandlingsmyndigheten har färdiga hållbarhetskrav för vanligt förekommande produktområden som är frivilliga att använda.
Läs mer om hållbar upphandling här.

Beräkna värdet

Behovsanalysen bör innehålla en beräkning av värdet på det som kommer att upphandlas.

Värdet avgör vilket upphandlingsförfarande som den upphandlande myndigheten får använda och kraven på de anbudsgivande företagen. Uppskatta upphandlingens värde redan i budgetprocessen. Ändra kraven eller de ekonomiska förutsättningarna om det som ska upphandlas inte ryms inom budgeten.  

Var noga med att definiera behovet. Det ska ligga till grund för föremålet för upphandling och dess kravställning i upphandlingsdokumenten. Tänk på att om möjligt ge anbudsgivaren viss frihet att själv komma med förslag på lösningar.

Läs mer om att beräkna värdet.

1 kap. 9a § LOU, om miljöhänsyn och sociala hänsyn
11 kap. 15 § LOU, om att ställa krav på standarder för miljöledning
12 kap. 1 § LOU, om alternativa grunder för tilldelning av kontrakt

Senast uppdaterad:

Relaterad information