Strategiskt arbete för att förebygga korruption

Vi ger här tips på hur man effektivt förebygger, identifierar och avhjälper korruption som kan uppstå i en organisation, särskilt i samband med inköp.

Tipsen riktar sig primärt till personer i verksamhetsledningen hos upphandlande myndigheter och enheter och innehållet är indelat i följande tre kategorier:

  1. Insikt: utbilda och skapa dialog om korruption
  2. Integritet: våga agera i enlighet med insikten
  3. Insyn: metoder för att identifiera överträdelser

Insikt: utbilda och skapa dialog om korruption

Utbilda all personal i korruption

En förklaring till ett korrupt beteende kan vara att medarbetarna inte är införstådda med var gränserna går för vad som är accepterat och vad som inte är det. Det är därför viktigt att utbilda personalen i dessa frågor, så att det inte råder några tveksamheter om vad som gäller.

 Använd gärna Upphandlingsmyndighetens utbildningsmaterial

Antikorruptionsutbildning för nyanställda

Se till att det ingår utbildning i antikorruption i introduktionen för nyanställda. Det är ett sätt att säkerställa att alla känner till vad som gäller. Det hjälper även till att hålla utbildningen aktuell.

Klargör att det finns risk för korruption i organisationen

Många tror inte att det finns risk för korruption i Sverige och avfärdar därför företeelsen. Denna inställning kan bero på en bristande insikt om vad korruption egentligen är. Undersökningar visar dock att en stor andel av medborgarna upplever att korruptionen har ökat i Sverige. En skada till följd av att korruption har uppstått i organisationen kan vara att förtroendet hos allmänheten för organisationen skadas. Att reparera en sådan skada tar ofta lång tid. Det är därför viktigt att inte nöja sig med att säkerställa att korruption inte uppstår i organisationen. Det bör även vara en målsättning att arbeta för att medborgarna ska uppleva att det inte förekommer korruption i organisationen, eller åtminstone att det förekommer i mycket liten omfattning.

Fastställ en definition av korruption

Se till så att alla pratar om samma sak i organisationen och definierar korruption på samma sätt. För inspiration, se definitioner av bland annat Sveriges kommuner och landsting, Transparency International och OECD.

Utbilda all personal i offentlig upphandling

Offentlig upphandling är ett riskområde för korruption och den lagstiftning som reglerar inköp inom offentlig upphandling är en så kallad antikorruptionslagstiftning. Eftersom många medarbetare någon gång kommer i kontakt med inköpsarbetet eller leverantörerna bör samtliga medarbetare få utbildning i regelverket för upphandling och i organisationens inköpsprocess. Ett baskrav bör vara att alla medarbetare har tillräcklig kompetens att avgöra när de ska kontakta inköpsfunktionen eller en annan funktion med särskild kunskap om offentlig upphandling. Upphandlare, som tillämpar upphandlingslagstiftningen dagligen, har ofta god kunskap om korruption och vet hur man ska gå tillväga för att minska risken för korruption i det praktiska genomförandet av ett inköp. Om en medarbetare saknar kunskap om upphandlingsregelverket kan det utnyttjas av oseriösa leverantörer, som ser ett tillfälle att påverka valet av leverantör.

Utbildning i offentlig upphandling kan till exempel läggas in som en del av introduktionen av nya medarbetare.

Levandegör teorin från grundutbildningen

Diskutera praktiska dilemman med jämna mellanrum. Även om samtliga medarbetare har kunskap om grunderna och definitionen, är det oftast inte förrän man beskriver en hypotetisk situation som det blir tydligt var gränserna går i det dagliga arbetet. Korruption är inte ett problem som kan lösas med punktinsatser. Att repetera korruptionsutbildningen för ofta kan upplevas som tjatigt av medarbetare. Att istället arbeta med dilemman är däremot ett sätt att hålla diskussionen levande utan att det upplevs som repetition.

Använd gärna Upphandlingsmyndighetens dilemman


Det finns även andra aktörer som har tagit fram dilemman inom korruptionsområdet, till exempel Sveriges Kommuner och Landsting, Värdegrundsdelegationen och Statskontoret.

Genomför kontinuerliga riskanalyser

För att göra organisationen medveten om riskområden och kunna bedriva ett effektivt antikorruptionsarbete bör riskanalyser göras löpande. Bestäm hur ofta riskanalysen ska uppdateras. I riskanalysen identifieras, värderas och prioriteras korruptionsriskerna i verksamheten. Med resultatet av riskanalysen som grund kan ni arbeta vidare med hur de prioriterade riskerna ska hanteras.

Läs mer i Ekonomistyrningsverkets rapport 2016:24 om en metod för riskvärdering och Statskontorets rapport Myndigheternas arbete för att förebygga och upptäcka korruption, 2015:23.

Säkerställ att korruptionsaspekter finns med i organisationens styrdokument

Följande styrdokument som har en koppling till korruption bör finnas i organisationen:

  • antikorruptionspolicy
  • inköpspolicyn
  • representationspolicy och
  • resepolicy.

Av styrdokumenten och tillhörande stöddokument, som riktlinjer och checklistor, bör det framgå vad som händer om det skulle uppstå en korruptionsmisstanke. I styr- och stöddokumenten för inköp kan man till exempel ange att jävsdeklarationer för dem som deltar i ett inköpsprojekt ska tas fram som en del i planeringen av inköpet. Ett annat exempel är att avidentifiera anbuden när en kvalitativ bedömning ska göras vid utvärderingen av anbuden.
Det är viktigt att reglerna och riktlinjerna är anpassade till den specifika verksamheten. För att framtagna styr- och stöddokument inte enbart ska bli skrivbordsprodukter bör de tas fram tillsammans med de medarbetare som ska tillämpa dem.

För inspiration:
 Läs Kammarkollegiets policy och riktlinjer (PDF) 

Skapa en rutin för att löpande informera alla leverantörer

Informera alla leverantörer, inklusive anbudsgivare, om den upphandlande myndighetens eller enhetens regler och riktlinjer i korruptionsfrågor. Förutom att ge allmän information kan man till exempel klargöra att leverantörer inte bör utsätta medarbetarna för påtryckningar. Eftersom det inte är tillåtet för medarbetarna att acceptera erbjudanden om sommarpresenter, julgåvor, julbord med mera, kan man även be leverantörer att undvika sådana initiativ. Informera gärna leverantörerna om Näringslivskoden, som förvaltas av Institutet mot Mutor.

Integritet: våga agera i enlighet med insikten

Arbeta med organisationens värdegrund

Säkerställ att arbetet med värdegrunden ansluter till antikorruption. Det är viktigt att verka för en gemensam uppfattning om värdegrundens innebörd och för att en gemensam kultur ska genomsyra hela organisationen, även på lokala kontor.

Tydliggör chefernas avgörande roll i antikorruptionsarbetet

För att varje medarbetare ska våga agera i enlighet med det som kommuniceras i organisationens korruptionsutbildning är det viktigt att ledningen visar vägen. Varje chef bör vara insatt i frågorna och skapa ett klimat som uppmanar medarbetarna till att ta upp misstankar eller tveksamheter som uppstår i det dagliga arbetet. Arbetsklimatet ska uppmuntra till att diskutera gränsdragningsproblematik och inte tysta ned eller ignorera den.

Utse en funktion som har ansvar för antikorruptionsfrågor

Den som ansvarar för antikorruptionsfrågor blir den upphandlande myndigheten eller enhetens specialist på området. Funktionen bör dessutom finnas på hög nivå i organisationen, gärna direkt underställd högsta ledningen. För att internrevisionen ska kunna utvärdera arbetet med antikorruption i organisationen kan det vara lämpligt om funktionen som ansvarar för detta inte är internrevisionen själv.

En tillitsbaserad styrning kan bidra till att risken för korruption minskar

Att känna stolthet för sitt yrke och tillit från ledningen skapar bättre förutsättningar att våga säga nej och handla enligt organisationens värdegrund. Ledningen bör efterfråga och respektera medarbetarnas bedömningar och sakkunskap.

Läs om att arbeta med tillitsbaserad styrning på Tillitsdelegationens webbplats

Delta i externa nätverk

Externa nätverk med andra organisationer där korruptionsfrågor diskuteras kan ge goda exempel och inspel till hur ert arbete med att förebygga korruption ska utvecklas.

Gör det tydligt och enkelt för medarbetarna att rapportera en misstanke om korruption

Se till att det finns flera vägar för medarbetarna att rapportera misstankar om korruption som gäller någon av de personer som sitter i ledningen eller tillhör internrevisionen. Det kan finnas skäl att inrätta ett etikråd eller en antikorruptionsgrupp i organisationen som medarbetarna kan rapportera misstankar till. Det är viktigt att rapporteringen kan ske anonymt om medarbetarna vill det. Glöm inte att offentlighetsprincipen kan påverka möjligheterna att utlova anonymitet, om den är tillämplig i er organisation. Det finns exempel på organisationer som i stället för att ta emot tips internt har inrättat ett visselblåsarsystem hos en extern – privat – aktör. Detta kan öka möjligheterna för att medarbetare ska våga rapportera in misstankar, om den externa aktören uppfattas som oberoende.

För inspiration:
Göteborgs stads visselblåsarfunktion

Med en centraliserad och självständig inköpsfunktion minskar risken för påverkan

För att underlätta för inköpsfunktionen att förhålla sig opartisk genom hela inköpsprocessen kan det vara lämpligt att separera inköpsfunktionen från de verksamheter vars behov ska tillgodoses. Ibland kallas dessa för beställarorganisationerna, förvaltande organisation eller helt enkelt för verksamheten. Detta kan jämföras med att ha en helt decentraliserad inköpsfunktion; då är inköpskompetensen utspridd på de olika verksamheterna.

Insyn: metoder för att identifiera överträdelser

Cheferna följer upp att organisationen följer beslutade policyer och riktlinjer

Detta arbete bör göras med regelbundenhet, exempelvis i samband med medarbetarsamtalet. En sådan rutin, som gäller alla, minskar risken för att den enskilde medarbetaren känner sig särskilt utsatt. I uppföljningen går det att kartlägga medarbetarens sårbarhet för otillåten påverkan.

Bemanna med fler än en medarbetare i inköpsarbetet

Det kan vara svårare att stå emot påtryckningar om man är ensam. Om flera medarbetare är delaktiga skapas dessutom insyn i processen.

Rotera mellan roller och mandat

Gamla konstellationer kan ha anammat en kultur där ett korrupt beteende inte bara är accepterat utan även är kutym. Rotation gör det svårt för en sådan kultur att få fäste eller fortgå. Denna åtgärd kan även vara ett sätt att motverka homogena grupper, som är en riskfaktor i sig.

Reglera vem som får direktupphandla

Direktupphandling är ett särskilt riskområde inom inköp. Säkerställ att det finns tydliga rutiner för hur direktupphandlingar ska gå till och vem som får fatta beslut om sådana inköp. För att undvika risken för korruption kan man minska kretsen som har sådant mandat. Och inrätta rutiner för hur skälen till direktupphandling ska motiveras. Säkerställ att det är tydligt vilka krav som organisationen ställer på ett beslut att genomföra en direktupphandling som överstiger direktupphandlingsgränsen. Om det till exempel krävs att fler än en person undertecknar ett sådant beslut kan det förebygga risken för korruption.

Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att besluta om vilka riktlinjer för direktupphandling som ska gälla i organisationen. 

Riktlinjer för direktupphandlingar, dokumentationsplikt för inköp över 100 000 kronor på Konkurrensverkets webbplats
Här hittar du en blankett för dokumentation av direktupphandlingar

Se även över möjligheterna att samla in statistik från genomförda direktupphandlingar som underlag för att kartlägga icke önskvärda beteenden. Några varningsflaggor att titta efter kan vara:

  • återkommande fakturor precis under direktupphandlingsgränsen
  • ospecificerade fakturor
  • återkommande beställningar mellan samma leverantör och referensperson hos den upphandlande myndigheten eller enheten under många år
  • fakturor över direktupphandlingsgränsen
  • avsaknad av dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor. 

Upphandlaren är viktig för organisationens antikorruptionsarbete

Genom att höja inköpens strategiska betydelse i organisationen får även antikorruptionsarbetet större genomslag. Om inköpschefen sitter i ledningsgruppen indikerar det till exempel att den upphandlande myndigheten eller enheten använder inköp som ett strategiskt verktyg. Ett annat sådant exempel kan vara att upphandlaren har ansvar och befogenheter att fatta beslut om eller samråda om vilket upphandlingsförfarande organisationen ska välja. Om upphandlaren har en sådan roll skapar det goda förutsättningar för denna att se till att medarbetarna följer det angivna regelverket. 

Genom avtalsförvaltning skapar du goda förutsättningar för att förebygga och upptäcka korruption

Säkerställ att organisationen tillämpar ett strukturerat sätt att förebygga och upptäcka korruption, som innefattar tydliga rutiner och dedikerade resurser för att följa upp avtalet.

Läs mer om avtalsförvaltning

E-handelsstöd kan minska korruptionsriskerna

E-handelsstöd ställer högre krav på transparens i inköpsprocessen och trohet mot slutna avtal. Man kan även tänka sig att stödet kan signalera vid vissa omständigheter, till exempel om det sker upprepade inköp under direktupphandlingsgränsen av likartade produkter eller till samma leverantör. 

Gör stickprovskontroller

Stickprov kan göras av inköpsfunktionen till exempel, och även internrevisionen, för att kontrollera att avtalen följs och att direktupphandlingar genomförs på ett korrekt och likabehandlande sätt. Se även Reglera vem som får direktupphandla i texten ovan. Det är viktigt att internrevisionens rapporterade misstankar och bedömningar tas på allvar genom att upprätta en åtgärdsplan.

En stickprovskontroll kan avse hur organisationen har uppfyllt kraven på dokumentation av en upphandling. Alla inköp som uppgår till minst 100 000 kronor ska dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå motiveringar av samtliga beslut som den upphandlande myndigheten eller enheten har fattat under upphandlingens alla skeden. Här hittar du ett exempel på hur en sådan dokumentation kan se ut för direktupphandlingar. För upphandlingar enligt LOU som överstiger EU:s tröskelvärden ska organisationen upprätta en så kallad individuell rapport. Detsamma gäller vid förnyad konkurrensutsättning. Vilka krav som ställs på innehållet i rapporten framgår av 12 kap. 16 § LOU. Enligt LUF är den upphandlande enheten skyldig att dokumentera motiveringar av samtliga beslut som den upphandlande enheten har fattat under upphandlingens alla skeden. Den ska dessutom bevara lämplig information om tilldelningen av ett kontrakt eller ramavtal, se 12 kap. 15 § LUF.


Läs mer om hur man kan arbeta med att förebygga och upptäcka oegentligheter i organisationen i Ekonomistyrningsverkets vägledning Oegentligheter och intern styrning och kontroll.

Senast uppdaterad:

Relaterad information