Anpassa avtalsförvaltningen

I arbetet med att sätta en struktur för avtalsförvaltningen bör en uppföljningsprocess som är anpassad för den egna organisationen tas fram.

Ta fram en process för avtalsförvaltning

Ansvaret för avtalsförvaltningen kan ligga på upphandlingsfunktionen, beställarfunktionen eller på en annan utsedd funktion hos den upphandlande myndigheten.

Den övergripande processen för avtalsförvaltning bör beskriva vilka steg och aktiviteter som ska genomföras samt vilka roller och ansvar som kopplas till respektive steg. I detta arbete kan följande processbeskrivning utgöra en utgångspunkt:     

Process för avtalsförvaltning

 

Upphandlingsmyndighetens vägledning om avtalsförvaltning täcker alla delar i den presenterade processen. Ladda ner vägledningen

Gör en avtalsklassificering

Syftet med avtalsklassificering är att fastställa rätt ambitionsnivå samt vad fokus bör ligga på i förvaltningen av respektive avtal. Detta för att säkerställa att avtalen hanteras ändamålsenligt utifrån deras värde och komplexitet.

Läs mer om avtalsklassificering

Gör en riskanalys

För att skapa en stabilare förvaltningsprocess och arbeta proaktivt kan en riskanalys genomföras. De risker eller hinder som kan finnas inför avtalsförvaltningen kan vara av olika slag. I riskanalysen identifieras eventuella hinder för avtalsförvaltningen samt risker som påverkar leveranserna.

I riskanalysen listar den upphandlande myndigheten möjliga risker och förslag för hur dessa ska hanteras om de skulle inträffa. Följande punkter kan ingå i en process för att arbeta med riskanalys:

  1. Identifiera vilka risker som finns.
  2. Uppskatta skada om risken skulle inträffa.
  3. Identifiera orsaker till att risken kan uppstå.
  4. Ta fram en åtgärdsplan.

Ta fram mallar

Att använda standardiserade mallar i avtalsförvaltningen underlättar och leder till tidsbesparing och kvalitetssäkring.

Exempel på mallar som kan tas fram för ett effektivare arbete är:

  • checklistor för administrativa uppgifter inför uppstart och avslut av avtal
  • förlängning av avtal
  • ändringar av/tillägg till avtal
  • avropsmall
  • prisjustering
  • plan för avtalsförvaltningen
  • aktivitetsplan
  • mätning och rapportering av statistik/övergripande nyckeltal (exempelvis avtalstrohet)
  • utvärdering av avtalsperiod.

De mallar som ska användas av andra medarbetare i organisationen kan med fördel göras tillgängliga på ett intranät.

Senast uppdaterad:

Relaterad information