Avtalsklassificering

Avtalsklassificering syftar till att prioritera hur en organisations avtal ska följas upp.

Ett verktyg för att klassificera avtal är Kraljics matris. Matrisen utgår ifrån två axlar; betydelse och risk. Begreppet betydelse innebär främst varan/tjänstens pris och betydelse för organisationen. Risk innebär främst en bedömning av varans/tjänstens och marknadens komplexitet. Utifrån var avtalet placeras i matrisen föreslås ett anpassat sätt att förvalta det.

Placeringen i matrisen kan ske utifrån en bedömning av olika parametrar. Parametrarna kan användas både fristående och inom ramen för matrisen. Exempel på parametrar är:

  • Försörjningsrisker. Vilka är riskerna för att ett leveransstopp inträffar och hur stora är dessa risker? 
  • Hur verksamhetskritiskt avtalet är. Kan verksamheten bedrivas trots ett tillfälligt leveransstopp och hur stor påverkan skulle leveransstoppet ha på den upphandlande myndigheten?
  • Marknadstillgång. Hur ser tillgången ut på marknaden för aktuella varor/tjänster? Är konkurrensen god och utbudet stort?
  • Avtalets värde. Om inköpsvolymen för varorna/tjänsten är hög bör en större vikt läggas på dels att säkerställa avtalets kostnadseffektivitet dels att där så är möjligt arbeta med aktiviteter för att nå besparingar.
  • Varans/tjänstens komplexitet. Om varorna/tjänsterna är komplexa behöver ofta en mer omfattande kontroll av kvalitet genomföras vilket kräver ett närmare samarbete med leverantören.
  • Säkerhetsaspekter. Är levererade varor/tjänster säkerhetskritiska, finns det med anledning av avtalet många säkerhetsaspekter (exempelvis IT-relaterade) att ta hänsyn till i organisationen?
  • Implementering av ny leverantör. Hur omfattande är implementeringen av en ny leverantör i organisationen? Kräver den en omfattande resursinsats?
  • Antal beställare. Om många personer förutses beställa från avtalet, behöver tydliga och enkla beställningsvägar säkerställas.
  • Antal användare. I det fall många användare finns till avtalet eller om det upphandlats till tredje part, finns det fler personer att involvera i uppföljningen.
  • Avtalets giltighetstid. Kortare avtal som resulterar i en leverans kräver i regel inte lika gedigen avtalsuppföljning som ett ramavtal som ska försörja organisationen under en längre avtalstid.

I bedömningen av parametrarna bör personer med sakkompetens inkluderas. Detta för att de ofta har god kännedom om marknaden, om hur varan eller tjänsten nyttjas i organisationen och om hur verksamhetskritisk den är.

Läs mer om tillämpning av Kraljics matris i vår vägledning för avtalsförvaltning (s. 9)

Senast uppdaterad:

Relaterad information