Genomför uppföljningen

Arbetet med uppföljning av avtalet pågår under hela avtalstiden och ibland även efteråt, exempelvis vid garantiåtaganden hos leverantören. Vad som ska följas upp avgörs av ställda krav i upphandlingen, avtalsvillkor och organisationens behov.

Den upphandlande myndigheten är skyldig att följa upp de krav som ställts i upphandlingen. Uppföljningen inkluderar följande delar:

  • krav på leverantören (kvalificeringskrav)
  • krav på tjänsten
  • utvärderingskriterier (LOU)
  • övriga kontraktsvillkor.

Krav på leverantören

Uppföljning av ekonomisk status samt skattestatus

Leverantörens ekonomiska status och skattestatus bör följas upp kontinuerligt under avtalsperioden. Syftet med att kontrollera ekonomisk status är att försäkra sig om att leverantören har en tillräckligt stabil ekonomi för att kunna utföra sitt uppdrag.

Uppföljning av övriga kvalificeringskrav

Med övriga kvalificeringskrav avses till exempel uppföljning av krav på särskild yrkeskompetens eller teknisk kapacitet.

Krav på tjänsten

Uppföljning av volym och pris

Den upphandlande myndigheten bör löpande följa upp volym och pris för alla avtal. Uppföljning av pris sker vanligtvis genom granskning av fakturor

Löpande uppföljning av volym kan uppmärksamma avvikande ökning eller minskning av levererad volym. Uppföljning av volym är av särskild vikt i de fall en ersättningsmodell med rörlig ersättning/prestationsersättning tillämpas.

Uppföljning av kvalitet

Kvalitet kan följas upp på flera sätt. Hur kvalitet definieras och hur uppföljningen ska ske beror på vilka krav som ställts i upphandlingen. Uppföljning av kvalitet kan exempelvis ske genom enklare mätningar av antal felanmälningar eller genom enkätundersökning av kundnöjdhet. Men det kan även vara aktuellt att följa upp genom mer avancerade kvalitetsindikatorer eller intervjuer.

Utvärderingskriterier

De utvärderingskriterier som använts i en upphandling enligt LOU ska också följas upp för att säkerställa rättvis konkurrens och att vinnande leverantör lever upp till det som utlovats. Utvärderingskriterier kan exempelvis handla om kvalitet i utförandet, en viss kompetensnivå eller teknisk kapacitet.

Övriga avtalsvillkor

I ett avtal kan det finnas ytterligare villkor att följa upp som kan vara kopplade till olika tidpunkter under avtalsperioden. Det kan exempelvis vara:

  • ersättning som ska räknas upp mot index
  • bevakning av avtalsperiod samt eventuella möjligheter till optioner och förlängning
  • avtalets uppsägningstid
  • garanti och serviceåtaganden
  • rättighet till uppgradering och uppdatering av varor eller tjänster.

 

 

Senast uppdaterad:

Relaterad information