Planera avtalsförvaltningen

När anpassningen av avtalsförvaltningen är genomförd arbetas en struktur för avtalsförvaltning fram. Hur strukturen ska se ut och vad den ska innefatta kan specificeras i en plan för avtalsförvaltning

Planen ska vara ett stöd i den kontinuerliga uppföljningen och tydliggör vad som ska genomföras i avtalsförvaltningen, vem som ansvarar för att genomföra det och när det ska genomföras. Planen är främst ett verktyg för den person som ansvarar för att genomföra uppföljningen, men bör också delas med andra som ska involveras i arbetet.

Aktiviteterna kan ske med olika frekvens beroende på vilka behov som finns, exempelvis månadsvis, halvårsvis eller årligen. Eftersom aktiviteterna ofta blir många och dessa utförs med olika intervall bör en tidsplan fastställas.

Planen för avtalsförvaltning kan ha olika benämningar i olika organisationer. Dess struktur och innehåll kan variera.

Uppföljningsmetoder

Beroende på vilka krav som ställts i upphandlingsdokumenten underlaget kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning:     

  • uppföljningsmöten med leverantör
  • mätning av kvalitet genom exempelvis indikatorer eller nyckeltal
  • stickprovskontroll av exempelvis fakturor
  • enkätundersökning (till leverantör, beställare eller tredje part, exempelvis patienter)
  • uppföljning av egenrapportering från leverantör (kan vara direkt till upphandlande myndighet eller exempelvis nationella kvalitetsregister)
  • uppföljning av ledningssystem för miljö och kvalitet
  • anmälda eller oanmälda uppföljningsbesök hos leverantören
  • revisioner på förekommen anledning eller slumpvis revision av en leverantör.

Kommunikation

En tydlig kommunikation bidrar till en god och affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör. Det underlättar arbetet med att förvalta och följa upp avtalet.

För att kunna förvalta avtalet på bästa sätt behöver den upphandlande myndigheten utse en ansvarig kontaktperson för respektive avtal, detsamma gäller för leverantören.

Inför avtalsstart samt under avtalsperioden är det viktigt att ha kontinuerliga möten tillsammans med leverantören för att följa upp avtalet. Hur ofta dessa möten bör hållas beror på vad som framgår av avtalet och de behov som finns hos den upphandlande myndigheten och leverantören.

Beroende på avtalets karaktär finns det behov av att informera olika parter om avtalet:

Information internt

Intern information kan exempelvis omfatta hur avtalet ska registreras i organisationens avtalsdatabas, hur man avropar/beställer, samt vilket stöd som kan erhållas vid avrop eller vid bristfällig leverans.

Information till leverantörer

Inför avtalsstart eller vid förslag på förändringar i uppdraget, kan det vara lämpligt att bjuda in leverantörer till ett informationsmöte.

Information till allmänheten

Om avtalet utgör en tjänst som ska nyttjas av tredje part, exempelvis brukare, bör information om avtalet ges på ett lättbegripligt sätt till denna grupp. Informationen kan till exempel handla om vad som ingår i tjänsten och hur avrop från avtalet genomförs.

Senast uppdaterad:

Relaterad information