Utvärdera avtalsperioden

Inför ett ställningstagande om förlängning av avtalet eller inför avtalets upphörande bör den upphandlande myndigheten genomföra en slutgiltig reflektion och sammanställning av hur avtalet har fungerat. Detta för att säkerställa att lärdomar omhändertas inför kommande avtalsperiod.

Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden och intern statistik utgör viktig information i analysfasen i den kommande upphandlingen av samma vara/tjänst. Utvärderingen av måluppfyllelse och leverantörsrelation samt intern styrning ligger till grund för kommande avtalsförvaltning. I förstudien till en ny upphandling är det avgörande att ha tillgång till denna information. Informationen är en utgångspunkt för hur kraven i kommande upphandlingar kan formuleras på bästa sätt.

Måluppfyllelse och leverantörsrelation

Utvärderingen bör innehålla en analys av avtalets måluppfyllelse. I denna del av utvärderingen utvärderas om leverantören uppfyllt de krav den har åtagit sig att uppfylla samt om den upphandlande myndigheten har upplevt önskvärda effekter av avtalet. Frågor som kan ställas är bland annat:

  • Har leverantören uppfyllt ställda krav?
  • Var samtliga krav relevanta för genomförandet?
  • Nåddes de mål som hade satts upp för avtalet?
  • Vad har inte fungerat som det var tänkt?
  • Vilka synpunkter vill leverantören framföra?
  • Vilka lärdomar kan tas med in i nästa upphandling?

Internt arbete

En utvärdering av hur arbetet inom den egna organisationen har fungerat bör också genomföras. Utvärderingen av det interna arbetet
innefattar till stor del intern styrning.  Den kan, utifrån vad som har fungerat bra och vad som behöver utvecklas, innehålla följande frågor:

  • Hur har arbetet med avtalsförvaltningen gått till inom organisationen?
  • Behöver beställningsrutiner förtydligas eller förenklas inför kommande avtalsperiod?
  • I vilken utsträckning har avtalet använts?
  • Är valda nyckeltal ändamålsenliga, det vill säga leder de till önskade effekter?
  • Behöver det göras någon förändring av planeringen gällande resurser inom organisationen?

Utvärderingen av det interna arbetet bör också inkludera leverantörens synpunkter.

Bilden nedan beskriver hur resultatet av utvärderingen av måluppfyllelse och leverantörsrelation samt intern styrning bör omhändertas i kommande upphandling och därmed följande avtalsperiod.

Senast uppdaterad:

Relaterad information