Avsluta upphandlings­processen

Under upphandlingsprocessen tillkommer olika dokument och handlingar i upphandlingsärendet. När hela processen är genomförd och upphandlingen avslutas ska den upphandlande myndigheten bevara vissa av handlingarna. För upphandlingar som överstiger tillämpliga tröskelvärden ska också en efterannonsering av upphandlingens resultat göras i EU:s databas för meddelande om upphandlingar.

Arkivering

Över tröskelvärdet

När upphandlingen är avslutad ska flera handlingar bevaras av den upphandlande myndigheten. Vilka handlingar som ska bevaras kan bero på om den upphandlande myndigheten omfattas av arkivlagen eller inte.  De upphandlande myndigheter som omfattas av arkivlagen ska bevara allmänna handlingar enligt gällande arkiveringsbestämmelser. I LOU anges att upphandlande myndigheter som inte omfattas av arkivlagen ska upprätta och bevara:

  • anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar
  • anbudsförteckningar
  • sammanställningar
  • dokumentationen om genomförandet av upphandlingen
  • individuell rapport och liknande handlingar
  • kontrakt eller ramavtal

Många upphandlande myndigheter är skyldiga att bevara handlingar längre och i större omfattning. Anledningen är att de flesta upphandlande myndigheter inte bara följer LOU, utan också arkivlagen och Riksarkivets mer detaljerade föreskrifter. Enligt bokföringslagen ska handlingar som räknas som räkenskapsinformation från upphandlingar bevaras i sju år.

Under tröskelvärdet

Reglerna om arkivering av handlingar för upphandlingar under tröskelvärdet påminner i stor del om reglerna för arkivering över tröskelvärdet. Ett par detaljer skiljer sig dock, nämligen att man vid upphandlingar under 100 000 kr inte behöver dokumentera genomförandet av upphandlingen. Vid sådana upphandlingar ska fortfarande all övrig dokumentation bevaras. Vidare behöver individuella rapporter endast upprättas vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster över tröskelvärdet.

För mer information om dokumentation av direktupphandlingar som överstiger 100 000 kr se följande information från Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten:

Efterannonsering

Över tröskelvärdet

Upphandlingar över tröskelvärdena ska efterannonseras i ett särskilt annonseringsformulär i TED (Tenders Electronic Daily), EU:s databas för meddelande om upphandlingar.

Under tröskelvärdet

Upphandlingar under tröskelvärdena behöver inte efterannonseras. Men myndigheten kan frivilligt göra det. Syftet är att förkorta tidsfristen för leverantörer att överklaga ett avtals giltighet från 6 månader till 30 dagar. Den möjligheten gäller alla typer av upphandlingar som omfattas av LOU.

LAGHÄNVISNINGAR:
12 kap. 14 § LOU, Dokumentationsplikt
12 kap. 15 § LOU, Individuella rapporter
12 kap. 17 § LOU, Bevarande av handlingar
19 kap. 30 § LOU, Dokumentationsplikt (under tröskelvärdet)
19 kap. 31 § LOU, Bevarande av handlingar (under tröskelvärdet)

 

Senast uppdaterad:

Relaterad information