Zon 1: Förbereda

Här kan du läsa om hur du förebygger korruption i den förberedande fasen - zon 1.

Resurssätt inköpsprojektet med flera personer

Det är större korruptionsrisk om en ensam medarbetare genomför ett inköp. Se därför till att sätta samman en arbetsgrupp som genomför inköpet tillsammans. För att använda kompetensen hos alla medlemmar i arbetsgruppen och för att genomföra inköpet på ett effektivt sätt, tänk på följande:

  • Var tydlig med respektive medarbetares ansvar i arbetsgruppen.
  • Bedöm vilken arbetsinsats inköpet innebär. Kontrollera att tidsuppskattningen är förankrad hos den berörda chefen. Det är vanligt att tidsåtgången för de enskilda medarbetarna underskattas.
  • Säkerställ att alla medlemmar i arbetsgruppen har grundkunskaper om regelverket för offentlig upphandling och om arbetsgången i inköpsprocessen. På så sätt kan man undvika oönskade överraskningar under arbetets gång. 

Se till att det finns kunskap om det som ska köpas in

För att kunna formulera krav och tilldelningskriterier krävs att arbetsgruppen har kunskap om vilket behov som finns och vilken bransch som kan tillgodose detta behov. Ibland kallas det för beställarkompetens. Det är beställaren som ansvarar för att säkerställa sådan kompetens. Om kompetensen inte finns internt så kan det vara lämpligt att ta in konsulter som stöd i arbetet. Det kan både sänka korruptionsrisken och öka den. En konsult, som har en branschkunskap som den upphandlande myndigheten eller enheten saknar, skapar bättre förutsättningar för en objektiv kravspecifikation som tillgodoser behovet. Risken kan annars vara att den befintliga leverantören tillfrågas om hur behovet kan tillgodoses och svaren överförs utan bedömning i sak till kravspecifikationen. De ställda kraven riskerar därmed att särskilt gynna den befintliga leverantören.

En risk med att anlita extern sakkunskap kan vara att konsulten själv är verksam på marknaden och därmed en potentiell anbudsgivare. Se Hantera risken för konsultjäv nedan.

En annan risk kan vara att konsulten har kopplingar i branschen och därmed inte är opartisk. Några sätt att hantera dessa risker kan vara att

  • kartlägga konsultens eventuella kopplingar
  • kontakta tidigare kunder i liknande uppdrag och fråga hur kunden bedömer konsultens opartiskhet
  • ha en dialog med konsulten om risken och be denne redogöra för hur risken hanteras.

Beställare är en roll som innehas av den person i verksamheten som ansvarar för att identifierat behov tillgodoses. Beställaren ansvarar bland annat för att kompetens om föremålet för upphandlingen är representerad i arbetsgruppen. En person med sådan kompetens brukar kallas kravställare. Beställaren kan själv vara kravställare eller utse någon annan som tar den rollen.

Hantera risken för konsultjäv

Om en konsult har deltagit i förberedelserna inför upphandlingen och även kan vara en potentiell anbudsgivare i samma upphandling kan konsulten få en otillbörlig konkurrensfördel. Enligt upphandlingslagstiftningen är dock utgångspunkten att det ska vara möjligt för en leverantör att delta både som konsult i förberedelsefasen och som anbudsgivare i upphandlingsfasen. Den upphandlande myndigheten eller enheten är skyldig att försöka neutralisera konkurrensfördelen så att alla leverantörer behandlas lika. Detta gör ni genom att informera samtliga potentiella anbudsgivare om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som leverantören har fått genom sin medverkan i förberedelserna. Enbart om det inte är möjligt att säkerställa likabehandlingsprincipen på detta sätt får den upphandlande myndigheten eller enheten utesluta den anbudsgivare som även har medverkat i förberedelserna. Innan ni utesluter en leverantör måste dock leverantören få möjlighet att visa att deltagandet i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen.

Denna typ av intressekonflikt brukar kallas för konsultjäv och regleras i 4 kap. 8 § LOU och 4 kap. 7 § LUF.

Överväg behovet av extern upphandlingskompetens

Om det finns tydliga preferenser för en viss leverantör eller om det föreligger en jävssituation hos någon på den upphandlande myndigheten eller enheten som kan påverka utgången i upphandlingen så behöver den som upphandlar åtgärda detta. En sådan åtgärd kan vara att ta in en oberoende konsult som tar rollen som upphandlare eller går in som stöd till den interna upphandlaren. Att använda sig av upphandlingskonsulter kan därigenom minska risken för korruption.

Att ta in en extern konsult kan även öka risken för korruption, om konsulten inte är opartisk i sitt uppdrag. Det kan till exempel handla om att kraven formuleras på ett sätt som gynnar en viss leverantör. Skälen till detta kan vara att konsulten har kopplingar till leverantörer på marknaden. Det kan också vara att konsulten är i beroendeställning till uppdragsgivaren hos den upphandlande myndigheten eller enheten och att den därför inte vågar ifrågasätta kravformuleringar eller tilldelningskriterier.

Några sätt att hantera denna risk kan vara

  • att ha en öppen dialog med konsulten om den upphandlande myndighetens eller enhetens värdegrund och riktlinjer avseende antikorruption
  • att säkerställa att det finns avtalsvillkor som tydliggör konsultens uppdrag och sanktionerar avsteg
  • att ställa krav på rapportering där konsulten bland annat ska redovisa hur denne har arbetat med att säkerställa att inga ovidkommande hänsyn har tagits.

Se även Se till att det finns kunskap om det som ska köpas in ovan för fler tips. 

Använd en jävsdeklaration

I arbetet med resurssättningen av inköpsprojektet kan det vara lämpligt att ta fram en jävsdeklaration. I den kan man till exempel ställa frågor till projektdeltagare om

  • de har tagit emot några ersättningar eller förmåner från någon leverantör på marknaden
  • aktieinnehav
  • bisysslor
  • släkt- eller vänskapsband till leverantörer
  • tidigare anställningar
  • andra åtaganden.

Samtliga deltagare i arbetsgruppen inklusive deltagarna i en eventuell utvärderingsgrupp behöver fylla i deklarationen för att den upphandlande myndigheten eller enheten ska kunna fatta medvetna beslut om resurssättning och arbetsgrupper. Om en medarbetare har en deklarerad koppling till en viss leverantör behöver det dock inte nödvändigtvis innebära att den medarbetaren utesluts från deltagande. Däremot får den upphandlande enheten möjlighet att förebygga eventuell korruption eller anklagelse om korruption. Korruptionsrisken kan vara större på mindre orter, där det finns långa och många relationer mellan upphandlande myndigheter eller enheter och leverantörer. Det finns också större sannolikhet att tjänstemän på den upphandlande myndigheten eller enheten tidigare har varit anställda på leverantörssidan och vice versa.

Se till att det finns en rutin att upprätta jävsdeklarationer inför varje inköpsprojekt. Det skapar goda förutsättningar för att diskussionen om korruption blir en naturlig del i inköpsprocessen och ingen behöver känna sig särskilt ifrågasatt eller kontrollerad.

Se till att upphandlingskompetens kommer med redan i planeringsfasen

En upphandlare tillämpar en antikorruptionslagstiftning dagligen, till exempel LOU, LUF, LUK och LUFS. Därför är det troligt att upphandlaren har en väl utvecklad känsla för var gränsen för korruption i inköpsprocessen går, hur man behandlar alla leverantörer lika och säkerställer en god affär. Beställare och kravställare har ibland inte samma erfarenhet och känsla för att de kan utgöra en större riskfaktor när det gäller korruption. Se till att det finns upphandlingsexpertis i arbetsgruppen redan från början.

Gå till botten med det verkliga behovet

En av de viktigaste uppgifterna för den arbetsgrupp som ska genomföra ett inköp är att ställa frågor och ifrågasätta de svar som både de själva och andra har lämnat inom ramen för arbetet med behovsanalysen. Syftet är att skala bort lösningar som kan vara särskilt fördelaktiga för en viss leverantör och komma fram till vad organisationens faktiska behov är. Även om det inte finns något uppsåt att gynna en viss leverantör kan det vara lätt att formulera behovet så att ett nytt köp motsvarar den lösning som man har i dag. Var därför noga med att gå till botten med det verkliga behovet genom att kräva motiveringar. Fråga dig själv och andra varför!

Läs mer om behovsanalys

Säkerställ tillförlitlig inköpsstatistik

Se till att det finns statistik på de inköp som ni har gjort, för att vara säkra på att de inte är manipulerade samt för att undvika att hamna i beroendeställning gentemot den befintliga leverantören.

Läs mer om strategiskt arbete med att kartlägga organisationens inköpsmönster

Skapa er en helhetsbild av marknaden genom att gå ut brett

Inhämta information från både leverantörs- och köparsidan när ni genomför marknadsanalysen. En öppen dialog med så stor del som möjligt av leverantörsmarknaden ger insikt till exempel i skillnader mellan olika leverantörer och kan tydliggöra fallgropar när det gäller att gynna eller missgynna leverantörer. Ett sätt är att efterfråga synpunkter och information genom en publik annons så att alla intresserade aktörer har möjlighet att delta. Ta även reda på vilka erfarenheter andra upphandlande myndigheter och enheter har haft. Med den informationen är ni bättre rustade att kritiskt granska de krav och villkor i upphandlingar som har gjorts tidigare av andra upphandlande myndigheter och enheter, och som ni kanske kan använda som underlag till det aktuella inköpet.

Läs mer om dialog

Gör en realistisk tidplan och undvik tvivelaktiga genvägar på grund av brådska

En snäv tidplan kan öka risken för att det uppstår korruption i en inköpsprocess, till exempel genom att det inte finns tid att ifrågasätta kravställningen eller föra en bred dialog med leverantörsmarknaden. Ett snabbt svar på frågan hur behovet kan lösas får man sannolikt från en leverantör som man har en upparbetad relation med. Det är särskilt viktigt att säkerställa att förberedelsefasen får tillräckligt med tid. En genomarbetad förberedelse inför upphandlingen skapar goda förutsättningar för att upphandlingsfasen går smidigt och att målet, ett bra avtal som ger ändamålsenliga leveranser, kan uppnås. Det finns naturligtvis många omständigheter som påverkar en bedömning av vad en realistisk tidplan är. Hur enkelt inköpet är för just din organisation, vilka och hur mycket resurser som står till förfogande, och hur leverantörsmarknaden ser ut är några. Tidplanen bör alltid sättas utifrån omständigheterna för det specifika inköpet.

Säkerställ att uppstartstiden är tillräcklig för en ny leverantör

Det centrala ingångsvärdet i arbetet med att upprätta tidplanen för upphandlingen är vanligtvis den önskade tidpunkten för leveransstarten. Tiden mellan avtalets ingående och leveransstarten brukar kallas uppstartstid. Ibland kan en kort uppstartstid – kanske baserad på en uppskattning om vad som är rimligt för en befintlig leverantör – verka avskräckande för potentiella anbudsgivare som inte är leverantörer sedan tidigare. En realistisk uppstartstid ökar förutsättningarna för god konkurrens. Det minskar också risken för att det upplevs som att den upphandlande myndigheten eller enheten vill utestänga nya leverantörer.

Gör en medveten och affärsmässig paketering

Ifrågasätt uppdelningar eller sammanläggningar av inköp som inte verkar logiska. En sådan uppdelning eller sammanläggning kan ha sin grund i att någon vill gynna eller missgynna en viss leverantör. Skälen för den paketering som ni väljer bör ha sin grund i behovsanalysen och marknadsanalysen.

Genomlys upplägg som ökar risken för korruption i ett senare skede

Var uppmärksam på avtal med mellanhänder där medarbetare hos den upphandlande myndigheten eller enheten kan välja vilken leverantör som ska gå in som underleverantör till mellanhanden och som därmed tillgodoser ett behov hos den upphandlande myndigheten eller enheten.

Läs mer om mellanhänder

Förebygga korruption i inköpsprocessen:

Zon 1: Förbereda
Zon 2: Upphandla
Zon 3: Realisera

Senast uppdaterad:

Relaterad information