Zon 2: Upphandla

Här kan du läsa om hur du förebygger korruption i upphandlingsfasen - zon 2.

Tydliggör interna regler för direktupphandlingar

Det förfarande som löper störst risk för korruption är direktupphandling. Var uppmärksam på konstlade grunder för att åberopa ett undantag enligt upphandlingslagstiftningen. Detta är dessutom otillåtet enligt lagen. Att hävda att det bara finns en leverantör är ett vanligt exempel, som kan ha korrupta förtecken. Att dela upp en upphandling i flera delar för att varje del ska understiga direktupphandlingsgränsen är ett annat. Även om det finns skäl för direktupphandling så kan man konkurrensutsätta inköpet genom annonsering eller genom att bjuda in en större krets leverantörer. Det är många gånger motiverat av affärsmässiga skäl. För att förebygga korruption är det viktigt att sätta upp tydliga interna riktlinjer för hur direktupphandlingar ska genomföras och se till att de som får genomföra direktupphandlingar får nödvändig inköpsutbildning och aldrig har långt till stöd i upphandlingsfrågor. Ett elektroniskt stöd för att genomföra direktupphandlingar har många fördelar. Att förebygga risk för korruption är en.

Läs mer om direktupphandling här

Upplys anbudsgivarna om er antikorruptionspolicy

Informera om den upphandlande myndighetens eller enhetens inställning i korruptionsfrågor redan i upphandlingsdokumenten, så att samtliga potentiella leverantörer får information om vad som gäller. På det sättet kan man förhindra att medarbetare utsätts för påtryckningar av leverantörer på grund av okunskap om vad som gäller. Att återkommande lyfta dessa frågor i olika sammanhang bidrar till att medvetandegöra och avdramatisera korruptionsriskerna.

Ifrågasätt formulerade krav och detaljeringsnivå

Det finns risk att kravställningen anpassas till en särskild leverantör. Undvik att en leverantör formulerar kraven. Det är viktigt att löpande ifrågasätta formulerade krav för att säkerställa att kravställningen blir så proportionerlig och transparent som möjlig. Även om ni själva inte har sakkunskapen när det gäller upphandlingsföremålet så kan ni ändå arbeta med att motverka en snedvriden kravställning. Detta kan ni göra genom att identifiera typen av krav; om det är funktionskrav eller krav på hur lösningen ska se ut. Att använda sig av funktionskrav kan minska risken för en anpassad kravställning.

Läs mer om funktionskrav

Kontrollera kraven mot resultatet av behovs- och marknadsanalysen

Ibland kan det ta många månader att ta fram en slutgiltig kravspecifikation. En lång ledtid kan öka risken för att kravställningen inte längre kan härledas till behovs- och marknadsanalysen. Se därför till att stämma av kraven mot resultatet i analysfasen innan ni beslutar om kravspecifikationen, även om det kan uppfattas som omständligt. Om någon i efterhand ifrågasätter ett krav och hävdar att det finns korrupta förtecken är chansen stor att en sådan kontroll besparar er både tid och en förtroendeskada.

Använd uteslutningsgrunderna

Ett sätt att minska risken för att en medarbetare blir utsatt för otillbörlig påverkan är att försöka se till att endast teckna avtal med seriösa leverantörer. De så kallade uteslutningsgrunderna hjälper till med det. Dessa innebär bland annat att en upphandlande myndighet eller enhet ska utesluta en leverantör som har gjort sig skyldig till vissa brott och om det finns en dom som har vunnit laga kraft. Ett exempel är brott som innefattar korruption enligt nationell lagstiftning. En leverantör ska uteslutas om en person i leverantörens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har dömts för brottet och om leverantören är en juridisk person. Detsamma gäller för personer som är behöriga att företräda, fatta beslut om eller kontrollera leverantören. Det finns även ytterligare uteslutningsgrunder som rör mindre allvarliga omständigheter där den upphandlande myndigheten eller enheten inte är tvungen att utesluta leverantören men har möjlighet att göra det. Exempel på sådana är:

  • att det är sannolikt att leverantören har ingått överenskommelser med andra leverantörer i syfte att snedvrida konkurrensen
  • att en snedvridning av konkurrensen inte kan undvikas eller likabehandling av leverantörerna inte kan säkerställas på grund av jäv
  • att konkurrensen snedvrids på grund av leverantörens tidigare deltagande i förberedelserna för upphandlingen (så kallad konsultjäv)
  • att leverantören otillbörligt har försökt att påverka den upphandlande myndighetens eller enhetens beslutsprocess.

Läs mer:
Om uteslutningsgrunderna
Om anbudskartell (Konkurrensverkets webbplats)


Enligt Åklagarmyndigheten är exempel på korruptionsbrott:
”olika former av mutbrott eller ärenden där ledande personer i samhället har missbrukat sina befattningar”.

Gör en proportionalitetsbedömning av varje krav

Det finns risk för att det ställs oproportionerligt höga krav i upphandlingsdokumenten som innebär att en särskild leverantör gynnas och att konkurrenterna inte har möjlighet att delta i anbudsgivningen. Det kan ha sin grund i att en viss leverantör har fått möjlighet att påverka någon med inflytande över kravställningen. Det kan vara svårt att överblicka konsekvenserna av ett visst kvalificeringskrav. Det som verkar helt självklart i detta läge kan visa sig få oväntade konkurrensbegränsande konsekvenser i kvalificeringen. Säkerställ därför att varje krav klarar en proportionalitetsbedömning. Det ska till exempel vara nödvändigt för att kunna genomföra åtagandet och det ska inte finnas något mindre ingripande alternativ.

Se till att kraven specificeras så långt det är möjligt

Undvik att kraven öppnar upp för risken för godtyckliga bedömningar. Försök att formulera så tydliga krav som möjligt, till exempel ”krav på motsvarande erfarenhet” behöver specificeras. Om det inte är möjligt att definiera hur kraven kommer att bedömas kan det vara en framkomlig väg att ge exempel på vad som bedöms ligga i linje med kraven och vad som faller utanför. Det är viktigt att upphandlingsdokumenten signalerar en intention om en god affär, fri från korrupta förtecken. Om kravställningen är tydlig ökar även möjligheterna att potentiella anbudsgivare reagerar under anbudstiden och ställer frågor om det finns oklarheter eller ifrågasätter om kraven upplevs som onödigt konkurrensbegränsande. Luddiga krav ifrågasätts många gånger inte förrän efter tilldelningen av kontraktet, när resultatet kommuniceras. Det kan bero på att det finns utrymme för olika tolkningar av kraven och att det först i prövningen klargörs vilken tolkning som den upphandlande myndigheten eller enheten har anslutit sig till.

Ange tillvägagångssättet vid intern referenstagning

Om ni vill använda egna referenser när anbuden ska prövas och utvärderas; beskriv tydligt i upphandlingsdokumenten hur detta kommer att gå till. Om ni bestämmer att ni  enbart kommer att beakta interna referenser, ökar ni risken för ett godtyckligt agerande från den upphandlande myndighetens eller enhetens sida. Det kan till och med fungera som en uppmaning till leverantörerna att det finns möjlighet att påverka referenten här.

Läs mer om interna referenser i vår Frågeportal

Ta fram en transparent utvärderingsmodell

Det är viktigt att inte öppna upp för möjligheter att påverka utvärderingen, det vill säga tillfälle för maktmissbruk. Särskilt viktigt är detta vid användning av ”mjuka” utvärderingskriterier då det är vanligt att det finns ett utrymme för subjektiv bedömning. Avvik aldrig från den utvärderingsmodell som ni har bestämt och dokumentera noga varje motivering. Se till att den i alla delar ansluter till beskrivningarna i upphandlingsdokumenten.

Engagera utvärderingsgruppen tidigt

Den eventuella utvärderingsgruppen bör vara med redan när utvärderingsmodell och utvärderingskriterier tas fram eftersom gruppen kommer att utgå från upphandlingsdokumenten i sin utvärdering. Det är viktigt att samtliga i gruppen är fullkomligt införstådda med detta och med vad det innebär. Om någon eller några i gruppen inte har erfarenhet från utvärderingsarbete i en offentlig upphandling kan det vara bra att diskutera igenom en hypotetisk utvärderingssituation för att säkerställa att alla är på det klara med hur arbetet kommer att gå till.

Utgå från uppskattad totalkostnad

Viktningen mellan olika tjänster eller produkter ska stämma överens med verkligheten. Se till att äga er egen statistik och att vara på det klara med hur behovet förväntas förändras under den kommande avtalstiden. Den informationen ska ges till alla intresserade leverantörer. Det ska inte finnas utrymme för taktisk anbudsgivning som innebär att det vinnande anbudet inte är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i verkligheten. Basera utvärderingen på tjänstens eller produktens totalkostnad. Att arbeta med anbudssimuleringar för att testa en vald utvärderingsmodell ger ofta goda insikter om olika utfall och eventuella brister i modellen.

Använd uteslutningsgrunderna som skäl för förtida upphörande av avtalet

I avtalsvillkoren ska eventuella uteslutningsgrunder finnas med, så att den upphandlande myndigheten eller enheten kan åberopa dem mot leverantören om det under avtalstiden visar sig att leverantören egentligen skulle ha uteslutits från upphandlingen.

Den upphandlande myndigheten eller enheten bör även kunna lägga till att avtalet ska kunna upphöra i förtid om en dom träder i kraft under avtalstiden som gäller något av de brott som räknas upp som de obligatoriska uteslutningsgrunderna (13 kap. 1 § LOU och LUF). Bland dessa finns brott som innefattar korruption enligt nationell lagstiftning.

Läs mer om uteslutningsgrunderna

Var generös med anbudstiden

Om du anger en kort annonseringstid kan du göra det svårare för andra leverantörer än den befintliga leverantören att lämna konkurrenskraftiga anbud (eller ansökningar). Se därför till att annonseringstiden är tillräckligt lång för att den inte ska gynna en enskild leverantör. Vad som är tillräckligt långt får du bedöma i förhållande till upphandlingens komplexitet. I vissa fall kan det vara tillräckligt med en månad medan det i andra fall kan krävas många månader för att alla ska ha möjlighet att ta fram sitt anbud. När det gäller förnyade konkurrensutsättningar kan motsvarande gälla i antal veckor i stället för månader. Tänk också på att större helger och semestertid kan inverka på bedömningen av tillräckligt lång anbudstid.

Välj CPV-koder noga

Se till att välja rätt CPV-koder så att alla potentiella leverantörer får möjlighet att hitta annonsen.

Ha tid för frågor

Det är viktigt att ha tid att ta hand om eventuella frågor från intresserade leverantörer under annonseringstiden. Det är ett sätt att upptäcka krav eller villkor som – avsiktligt eller oavsiktligt – gynnar en viss leverantör. Här finns också möjlighet för leverantörerna att framföra att annonseringstiden är för kort för att det ska vara möjligt att ta fram ett konkurrenskraftigt anbud.

Uppmuntra leverantörerna att ställa frågor

Det är vanligt att svaren på de frågor som kommer in är formulerade på ett sätt som signalerar att det upplevs som negativt att få frågor under annonseringstiden. Det skapar sannolikt inte förtroende hos de potentiella anbudsgivarna. Ta frågorna på allvar för att visa att ni är genuint intresserade av en god affär och respekterar alla leverantörer.

Använd stöd för e-upphandling

Elektronisk anbudsgivning gör det avsevärt mycket svårare att manipulera anbuden. Med hjälp av loggar är det också lättare att visa att handläggningen har gått rätt till.

Mer om reglerna för elektronisk upphandling

Informera om offentlighetsprincipen, om den är tillämplig

Öppenhet i upphandlande myndigheters och enheters verksamhet tas ibland upp som en gemensam nämnare för de länder som i internationella jämförelser bedöms ha lägst korruption. I Sverige har vi en väl utvecklad princip om handlingars offentlighet, offentlighetsprincipen. Den gäller för de allra flesta upphandlande myndigheter och för många upphandlande enheter. Utländska anbudsgivare kan vara oroliga för korruption när anbuden ska öppnas om de inte känner till hur offentlighetsprincipen fungerar i Sverige. Var därför noga med att informera om detta i upphandlingsdokumenten. Även om det inte har någon förebyggande effekt mot korruptionsrisker så är det ett led i att leverantörsmarknaden även ska uppleva att risken för korruption i detta skede är ytterst liten.

Upphandlaren bör leda arbetet

Upphandlaren bör ha ett övergripande ansvar för och leda prövningen och utvärderingsarbetet för att säkerställa att inga ovidkommande hänsyn tas.

Genomför prövningen helt i enlighet med upphandlingsdokumenten

När ni prövar anbuden får ni inte avvika från det ni har angivit i upphandlingsdokumenten. För den som är ovan vid offentliga upphandlingar kan det var svårt att hålla fast vid formuleringar som man i detta skede inte tycker är helt optimala. Men om ni skulle upptäcka brister som innebär att det blir svårt att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, så får ni i stället avbryta upphandlingen, justera och annonsera om.

Säkerställ att samtliga krav uppfylls

Utred anbudsgivarens uppfyllelse av kraven vid minsta misstanke om att så inte är fallet. Det ska inte bara vara sannolikt att kraven uppfylls eller bekvämt att bara kontrollera ett kryss. Många gånger kommer du långt med sunt förnuft när du ska avgöra hur långt din myndighet eller enhet bör gå för att kontrollera att det som anbudsgivarna har angett stämmer. En slentrianmässig kontroll av ikryssade rutor kan dra till sig oseriösa leverantörer. Förekomsten av oseriösa leverantörer i verksamheten ökar i sin tur risken för att medarbetare utsätts för påverkan.

När den upphandlande myndigheten eller enheten har ställt kvalificeringskrav enligt 14 kap. 1 § LOU måste denne begära in bevis från den eller de leverantörer som den avser att tilldela kontrakt före tilldelningsbeslutet. Denna skyldighet gäller bara i så kallade direktivstyrda upphandlingar.


Kvalificeringskraven
i 14 kap. 1 § LOU avser:

  • behörighet att utöva yrkesverksamhet
  • ekonomisk och finansiell ställning
  • teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Anamma riktlinjer för bland annat kompletteringar

De regler och den domstolspraxis som reglerar möjligheterna att acceptera kompletteringar av de anbud som har kommit in är restriktiva. Det är därför viktigt att ni är tydliga med vilka riktlinjer som gäller för hur prövning och komplettering ska gå till i praktiken, så att det inte är upp till tjänstemannen som genomför prövningen att bestämma vilken nivå som ska gälla i varje enskild upphandling eller för varje enskild anbudsgivare. Vid påtryckningar från leverantörer kan det annars vara högre risk att maktmissbruk uppstår.

Identifiera oseriös anbudsgivning

Den upphandlande myndigheten eller enheten bör vara uppmärksam på anbudsgivare som bryter mot avtal och lagar för att vinna konkurrensfördelar.

Läs om hur man kan upptäcka och förebygga sådan oseriös anbudsgivning hos Konkurrensverket, Skatteverket och Brottsförebyggande rådet.

Låt en utvärderingsgrupp utvärdera anbuden

Använd gärna en utvärderingsgrupp så att utvärderingen genomförs av flera tillsammans och så att bedömningen görs i konsensus. På så sätt minimerar ni risken för att en enskild medarbetares intressekonflikt får inverka på resultatet.

Använd avidentifierade anbud

Utveckla en rutin för att arbeta med avidentifierade anbud i utvärderingen. Upphandlaren tar emot och avidentifierar anbud, inklusive eventuella anbudsprover, och lämnar sedan över till utvärderingsgruppen. Denna går därefter igenom de anonyma anbuden och kan då fokusera på innehållet utan hänsyn till vilken leverantör som har lämnat vilket anbud. På så sätt blir det svårare att påverkas av förutfattade meningar och nära relationer.

Utred misstanke om onormalt lågt anbud

Ett onormalt lågt anbud kan tyda på planerad korruption eller oseriös anbudsgivning. Den upphandlande myndigheten eller enheten är skyldig att begära en förklaring från anbudsgivaren. Om förklaringen inte är tillfredsställande ska anbudet förkastas.

Läs mer om onormalt lågt anbud

Dokumentera ordentligt

Var noga med att dokumentera handläggningen och överväganden i utvärderingen utförligt. I synnerhet vid förhandlingar är det viktigt att dokumentera allt som har betydelse för handläggningen. Undvik att en ensam tjänsteman förhandlar med anbudsgivarna.

Strukturera eventuella anbudspresentationer

Det är viktigt att vara säker på och tydlig med vad presentationen syftar till och vad som är tillåtet. Det finns en risk för att ändringar av anbudet tillåts när anbudsgivare och köpare möts i ett skarpt läge i upphandlingen. Ta gärna fram riktlinjer för anbudspresentationer för att säkerställa att organisationen gör på likvärdigt sätt i alla upphandlingar där sådana är aktuella. Var noga med att dokumentera anbudspresentationerna och undvik att en ensam tjänsteman deltar vid dem.

Lämna utförlig information i tilldelningsmeddelandet

Dokumentera utförligt och var öppen med hur handläggningen har gått till och på vilka grunder ni har fattat beslutet om tilldelning. På så sätt skapar ni goda förutsättningar för att anbudsgivarna får förtroende för er organisation. Alltför knapphändig information om skälen för tilldelningsbeslutet kan däremot indikera att det finns något att dölja. Fördelarna med att lämna utförlig information blir särskilt tydliga om ni har tillämpat en utvärderingsmodell som innefattar kvalitativa bedömningar. Det kan till exempel vara bedömning av anbudsgivarnas resonemang kring en problemformulering, beskrivning av vilken arbetsmetod som ska tillämpas eller idéer om hur ett material ska formges. Anbudsgivarna ska kunna se att den upphandlande myndigheten eller enheten har utvärderat anbuden i enlighet med vad de har angivit i upphandlingsdokumenten och att de behandlar alla anbudsgivare lika.

Kontakta förlorande anbudsgivare

Ta initiativ till en dialog med de anbudsgivare som inte har tilldelats kontrakt i upphandlingen för att visa att det inte finns något att dölja, att ni värnar om fortsatt god konkurrens och att ni är intresserade av en god relation med samtliga leverantörer på marknaden.

Överför ställda krav till avtalet

Säkerställ att alla krav och åtaganden i det vinnande anbudet följer med in i avtalet så att det är möjligt att följa upp att båda parterna faktiskt följer det som ni har kommit överens om.

Efterannonsera upphandlingen

De allra flesta upphandlingar i Sverige sker av organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att en efterannonsering egentligen inte är nödvändig för att göra informationen tillgänglig. Huvudsyftet med efterannonsering är att samla in statistik men det är också ett sätt att visa att det inte finns något att dölja. Målgruppen kanske snarast är intressenter som inte känner till offentlighetsprincipen. Att eliminera korruption i en organisation är inte tillräckligt för att säkerställa ett förtroende hos allmänheten i korruptionshänseende. Ni måste även kommunicera detta förhållande så att allmänhetens uppfattning stämmer överens med verkligheten.

Förebygga korruption i inköpsprocessen:

Zon 1: Förbereda
Zon 2: Upphandla
Zon 3: Realisera

Senast uppdaterad:

Relaterad information