Offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen innebär att myndigheters verksamhet ska ske på ett öppet sätt. Grunden i offentlighetsprincipen är den så kallade handlingsoffentligheten. Den går ut på att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar.

Vid offentlig upphandling gäller därför olika regler om till exempel utlämnande av handlingar för upphandlande myndigheter och enheter som lyder under offentlighetsprincipen och för upphandlande myndigheter och enheter som inte lyder under principen.

Vad är en allmän handling

Vad som är en allmän handling framgår av tryckfrihetsförordningen (TF). I begreppet handling ingår alla typer av information hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett form.

Två kriterier ska vara uppfyllda för att en handling ska vara allmän. Handlingen ska:

  • förvaras hos myndigheten, och
  • ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

Offentlighetsprincipen gäller normalt inte statliga företag som är upphandlande myndigheter eller enheter. Principen gäller inte heller för till exempel sådana aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där en kommun eller landsting saknar rättsligt bestämmande inflytande.

Upphandlande myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen

I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. En allmän handling är antingen helt eller delvis offentlig eller sekretessbelagd. Att en handling är belagd med sekretess innebär att den är hemlig. Det betyder i sin tur att det är förbjudet att föra vidare information från handlingen, vare sig det sker muntligen, genom att lämna ut en allmän handling eller på något annat sätt.

En handling kan bara vara sekretessbelagd och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i OSL, eller i någon annan lag som OSL hänvisar till. I annat fall är handlingen offentlig. Det betyder att vem som helst kan begära att få tillgång till en kopia av handlingen.

Upphandlande myndigheter som inte omfattas av offentlighetsprincipen

I LOU och LUF finns det ett antal regler som påverkar skyldigheten för upphandlande myndigheter som inte omfattas av offentlighetsprincipen att delge viss information till utomstående parter. Reglerna påminner i delar om utformningen av regleringen i TF och OSL men ställer inte lika stora krav på utlämnande av handlingar. Upphandlande myndigheter och enheter ska dokumentera genomförandet av en upphandling. Upphandlande myndigheter som inte omfattas av arkivlagen ska bevara anbudsansökningar och anbud med tillhörande dokument, handlingarna ska bevaras i minst fyra år efter det att kontraktet tilldelas. Om upphandlingen avsett ett ramavtal ska handlingarna bevaras minst fyra år från det att sista kontraktet tilldelades enligt ramavtalet. Även kontrakt och ramavtal som har ingåtts efter upphandling ska bevaras åtminstone under sin löptid.

Enligt LOU och LUF är upphandlande myndigheter som inte omfattas av offentlighetsprincipen under vissa förutsättningar skyldiga att lämna ut en kopia eller en utskrift av ett kontrakt som föregåtts av ett offentligt upphandlingsförfarande. Reglerna innebär att berörda leverantörer ska ha rätt att få ta del av kontrakt som den upphandlande myndigheten har ingått med sina leverantörer, under förutsättning att kontrakten överstiger vissa värden (1 000 000 euro för varu- och tjänstekontrakt och 10 000 000 euro för byggentreprenadkontrakt). För att avgöra om kontrakten innehåller känsliga uppgifter som inte kan lämnas ut tillämpas lagen om skydd för företagshemligheter.

En begäran om att få tillgång till ett kontrakt ska behandlas skyndsamt. Den upphandlande myndigheten ska också tillämpa bestämmelserna om motivering av beslut och underrättelse om beslut i förvaltningslagen. Ett beslut att inte lämna ut ett kontrakt eller uppgifter i ett kontrakt får överklagas till förvaltningsrätten och prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Andra regler när LUK och LUFS används

Det finns inte några motsvarande regler om utlämnande av kontrakt för upphandlande myndigheter som inte omfattas av offentlighetsprincipen i lagen om upphandling av koncessioner (LUK), det finns inte heller några motsvarande regler i lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).

När upphandlingsdokument blir allmän handling

Ett upphandlingsdokument är inte en allmän handling förrän i samband med att upphandlingen har annonserats. Före denna tidpunkt är handlingen ett internt arbetsmaterial och inte en allmän handling. Det gäller även om handlingen skulle vara färdig. Vid en selektiv upphandling, förhandlad upphandling och urvalsupphandling är upphandlingsdokument inte offentligt förrän det skickats ut till den eller de anbudssökande som kvalificerat sig för att få lämna anbud.

Absolut sekretess

Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör, eller till att anbuden offentliggjorts. Det innebär att uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar inte får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan alla anbud offentliggjorts, eller beslut om leverantör och anbud fattats (tilldelningsbeslut) eller när myndigheten avslutar upphandlingen på annat sätt, till exempel avbryter den.

Det är alltid förbjudet att sprida uppgifter som omfattas av absolut sekretess. Det spelar ingen roll om en uppgift i och för sig bedöms som harmlös.

I tryckfrihetsförordningens mening har ett anbud inte kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Därmed är heller inte anbudet en allmän handling innan dess. Ett syfte med den absoluta sekretessen vid upphandlingar är att undvika anbudskarteller.

Att lämna ut en allmän handling efter att den absoluta sekretessen upphört

För de upphandlande myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen gäller att leverantörer och andra har rätt att få ta del av handlingarna i upphandlingen, om de begär det. Som upphandlande myndigheter räknas statliga myndigheter, landsting och kommuner samt kommunala och landstingsägda bolag. Statliga bolag omfattas i regel inte av offentlighetsprincipen. Avsikten med denna möjlighet är att en leverantör med hjälp av informationen i tilldelningsbeslutet ska kunna avgöra om upphandlingen gått rätt till. Om en leverantör anser att det finns fel i upphandlingen, kan leverantören ansöka om överprövning av upphandlingen i förvaltningsrätten.

Trots att den absoluta sekretessen upphört innebär det inte att den upphandlande myndigheten kan lämna ut uppgifter om leverantörerna eller de anbud som inkommit utan att pröva om anbuden fortfarande omfattas av sekretess enligt någon bestämmelse i OSL. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse. Det finns även andra sekretessbestämmelser. Om någon begär att få ta del av uppgifter och handlingar och det inte finns stöd att sekretessbelägga uppgifterna ska handlingen lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Se exempel.

Den som inte är nöjd med en myndighets beslut att inte lämna ut en uppgift i en handling i ett upphandlingsärende kan överklaga till kammarrätten. En förvaltningsdomstol kan också i ett pågående mål besluta om ett så kallat editionsföreläggande. Det innebär att den upphandlande myndigheten måste lämna ut vissa uppgifter till domstolen. Domstolen kan normalt besluta om ett editionsföreläggande trots att de uppgifter eller handlingar som domstolen får genom edition omfattas av sekretess hos den upphandlande myndigheten.

LAGHÄNVISNINGAR
2 kap. 1 § TF
2 kap. 6 § TF
2 kap. 4 § OSL
3 kap. 1 § OSL
19 kap. 3 § OSL
31 kap. 16 och 17 §§ OSL
12 kap. 17–24 §§ LOU
12 kap. 16–23 §§ LUF
20 och 21 §§ förvaltningslagen (1986:223)
20 § förvaltningsprocesslagen (1971:291)
Lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter
Bilaga till OSL

 

Senast uppdaterad:

Relaterad information