Upphandlingsdokumenten

De tjänster som omfattas av valfrihetssystemet ska beskrivas i upphandlingsdokument.

Av upphandlingsdokument ska framgå vilka krav och villkor som samtliga sökande måste uppfylla och följa för att bli godkända som leverantörer inom valfrihetssystemet. Den ekonomiska ersättningen till leverantörerna ska också framgå av upphandlingsdokumenten. 

Begreppet upphandlingsdokument är detsamma som tidigare återfanns i lagen om offentlig upphandling (LOU). I upphandlingsdokumenten bör bland annat följande uppgifter finnas:

  • vilka krav som ställs på leverantören
  • administrativa bestämmelser, kommersiella villkor, till exempel avtalstider
  • särskilda kontraktsvillkor
  • rättelser, förtydliganden och kompletteringar.

En upphandlande myndighet får, men måste inte, tillåta att en leverantör förtydligar sin ansökan eller rättar ett uppenbart fel. Den upphandlande myndigheten får också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Viktigt är att samtliga leverantörer får, och medges, samma möjlighet att rätta, förtydliga och komplettera sin ansökan. Vid rättelser, förtydliganden och kompletteringar bör den upphandlande myndigheten dokumentera detta.

Vad upphandlingsdokument bör innehålla:  

Krav på leverantören

Det framgår inte uttryckligen av lagen vilka krav som kan ställas av upphandlande myndighet i upphandlingsdokument, men alla leverantörer måste följa och uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning, som exempelvis socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skattelagstiftning och arbetsrättslagstiftning. Med lagstiftning avses här även myndigheters föreskrifter.

Nedan följer exempel på krav som upphandlande myndigheter kan ställa:

  • Kunskaps- och erfarenhetsbakgrund, till exempel vilken kompetens personalen ska ha.
  • Uppföljning av verksamheten: leverantören ska medverka vid uppföljning eller bistå huvudmannen med underlag som behövs för att denne ska kunna genomföra uppföljningen.
  • Medverkan i katastrof- och krisberedskap: leverantören ska utföra uppdraget även under höjd beredskap och krig och leverantören ska medverka i kommunens eller landstingets beredskapsplanering.
  • IT – vårdinformationssystem: leverantören ska kunna kommunicera med den upphandlande myndigheten på ett systemmässigt säkert och enkelt sätt.
  • Ekonomisk stabilitet: leverantören ska ha en sådan ekonomisk bas att den kan upprätthålla ett långsiktigt åtagande.
  • Kvalitet: leverantören ska rapportera till kvalitetsregister samt följa upprättade vårdprogram. Leverantören ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete, kontroll och uppföljningar ska kunna göras.
  • Öppettider och väntetider: en upphandlande myndighet kan ställa ytterligare krav på leverantören. Kraven bör givetvis anpassas efter den verksamhet det handlar om och stå i rimlig proportion till de tjänster som omfattas av valfrihetssystemet.

Administrativa bestämmelser

I de administrativa bestämmelserna ska alla formella krav för valfrihetssystemet anges. Exempel på sådana krav är på vilket sätt ansökan ska lämnas in, till exempel per post, telefon, fax eller elektroniska medel. Det ska också framgå inom vilken tid den upphandlande myndigheten kommer att fatta beslut om godkännande.

Kommersiella villkor

Alla kommersiella villkor, det vill säga alla villkor som reglerar avtalsrättsliga förhållanden som gäller under avtalstiden, ska framgå av upphandlingsdokumenten och kontraktet. Det rör sig till exempel om ekonomiska villkor, avtalstider, parternas eventuella möjlighet att säga upp avtalet och omförhandlingsklausuler.

Kontraktet är ett civilrättsligt bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören och det är därför viktigt att det innehåller villkor för vad som ska hända vid eventuellt avtalsbrott samt vad som ska gälla vid omformulering av villkoren i valfrihetssystemet.

Särskilda kontraktsvillkor

En upphandlande myndighet får ställa särskilda kontraktsvillkor, det vill säga villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Sådana villkor kan exempelvis anges i form av miljö- eller sociala hänsyn.

Särskilda kontraktsvillkor måste anges i upphandlingsdokumenten samt ha ett samband med den tjänst som ska utföras. En leverantör som inte accepterar de särskilda kontraktsvillkoren kan inte godkännas. Bestämmelsen kan till exempel användas för att främja yrkesutbildning på arbetsplatsen eller anställning av personer med särskilda svårigheter att komma in på arbetsmarknaden.

Senast uppdaterad: