Barcelonas väg till hållbar upphandling

Nyhet

Ett paradigmskifte har ägt rum inom Barcelonas offentliga upphandling. Från utvärdering på lägst pris är nu hållbarhet i fokus. En stor anledning till behovet av förflyttning var hög arbetslöshet och dåliga arbetsförhållanden. Nu används offentlig upphandling som strategiskt verktyg och arbetsmarknaden har förändrats.

Barcelona stad upphandlar för stora belopp. Offentlig upphandling uppgår till mer än 1 100 miljoner euro årligen i Barcelona med kringliggande kommuner. 2013 antog staden en hållbarhetsstrategi för att använda pengarna på ett mer strategiskt sätt, bland annat för en mer socialt hållbar utveckling av samhället. Arbetslösheten var då hög och inom det offentliga fanns ett stort fokus på budgetnedskärningar. Inget fick kosta, inte heller arbetsmarknadsåtgärder. Politikerna såg i det läget chansen att använda offentlig upphandling som verktyg för att möta utmaningarna. Politikernas syn var att upphandling till lägsta pris underbygger dåliga arbetsförhållanden, hög arbetslöshet och orättvisor och hindrar därmed en hållbar samhällsutveckling.

Men det skulle ta lång tid att förändra det invanda beteendet att utvärdera på lägsta pris. Det fick det transnationella EU-finansierade projektet ”Sysselsättning genom offentlig upphandling” veta när de besökte Barcelona för att lära sig mer om implementeringen av den nya strategin.

En stark inköpscentral

Barcelona stad har en decentraliserad organisation med bland annat tio sektorer och 50 olika offentliga bolag och organisationer, alla med olika mål. Staden har cirka 200 upphandlare runt om i organisationerna. Fördelen med strukturen är närheten till medborgaren, men samordning är en utmaning. Inköpscentralen har därför fått en viktig koordinerande funktion. Centralen stöttar inte bara med det rent praktiska arbetet i samband med inköp utan har också en stark strategisk funktion eftersom de ingår i finansavdelningen som styr över stadens budget. Därför är en viktig uppgift för inköpscentralen att föra dialog med alla som är involverade i den offentliga affären, både inom den egna organisationen och ute i samhället i övrigt.

För att få acceptans och stöd från samhället för de nya hållbarhetskraven skapade man ett råd bestående av representanter från till exempel fackföreningar, näringsliv och jämställdhetsorganisationer. Rådet träffas två gånger per år i stadens finaste lokaler för att gemensamt prata om ansvarsfull offentlig upphandling. De får då möjlighet att arbeta tillsammans och ta gemensamma beslut som gynnar alla.

Ny lag gav ny kraft

Genom det goda samarbetet i rådet kunde Barcelona 2017 få acceptans för ett direktiv som tolkar hållbarhetsstrategin. 2018 utfärdade staden instruktioner baserade på direktivet, som bland annat talar om vilka utsatta grupper som ska gynnas för att få sysselsättning genom krav i offentlig upphandling, hur prisviktningen kan användas och att andelen reserverad upphandling ska öka. Dessutom avsattes dedikerade medel på tio miljoner euro för arbetet med att öka social hänsyn i offentlig upphandling.

Den stora stötestenen i förändringsarbetet var inte de potentiella leverantörernas inställning till den nya inriktningen. De anpassar sig efter de förutsättningar som råder, menar César Sánchez på Barcelonas inköpscentral. Det svåraste var att åstadkomma ett förändrat beteende i den egna organisationen. Det är det som har tagit tid.

För att åstadkomma förändringen internt skapades en intern tvärfunktionell kommitté för ansvarsfull upphandling. Bland annat tog man fram en gemensam riktlinje som bas för alla delar av staden. Målet var att få in hållbarhetskraven som en rutin vid offentlig upphandling, att det inte skulle vara en politisk fråga som enkelt kunde ändras vid ett regimskifte. Utbildning, internt nätverkande via sociala medier och olika former av informationsspridning används för att alla ska känna till strategin och de riktlinjer som gäller. Men det var först när den nya lagen kom 2018 som det egentliga paradigmskiftet skedde och övergången från lägst pris till hållbar upphandling slog igenom.

Barcelona Activa – en samlingspunkt

Mycket av det praktiska stödet när det gäller sociala krav i upphandling står Barcelona Activa för. Där kan alla som är involverade få stöd och hjälp under hela processen. Förutom stöd till de individer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden, finns stöd för upphandlare, företag, sociala företag och arbetsmarknadsinitiativ. Allt stöd är gratis.

Stadens upphandlare kan få hjälp att bedöma upphandlingarna och vilka krav som bör ställas. Bland annat handlar det om stöd att uppfylla kravet på att sju procent av alla upphandlingar ska vara reserverad upphandling. Det är en speciell utmaning eftersom Barcelona har så få företag som kan delta i en sådan upphandling. För att förenkla processen har Barcelona Activa tagit fram styrdokument och instruktioner för reserverad upphandling och man har även skapat ett webbverktyg där information om sociala företag samlas. Informationen är inte heltäckande, men upphandlaren kan se hur aktivt och transparent företaget är och utifrån det göra sina bedömningar om reserverad upphandling är ett alternativ.

När kontraktet är skrivet

När ett kontrakt med sociala krav är påskrivet ringer Barcelona Activa upp det vinnande företaget för att höra hur de tänker uppfylla kraven och om de behöver stöd. De stora företagen har inga större problem att klara kraven, men små och medelstora företagen kan behöva hjälp. En vinnande leverantör kan till exempel outsorca delar av kontraktet till den sociala ekonomin och därigenom uppfylla kraven. Men Barcelona Activa koordinerar också olika initiativ och program för arbetslösa för att underlätta matchningen och ge vinnande leverantör större möjlighet att hitta rätt kandidater. Eftersom de små och medelstora företagen inte får stängas ute från upphandling på grund av kraven ger Barcelona Activa även stöd inför upphandling.

När det väl är dags att verkställa kraven säkerställer Barcelona Activa att de individer som får sysselsättning verkligen är från den utpekade gruppen som ska gynnas och att kandidaten passar till uppdraget. De följer också upp hur det går för individerna och att de behandlas väl. Om en individ inte fungerar i arbetet kontaktar företaget Barcelona Activa, som hanterar situationen.

Hur har det gått?

Enligt inköpscentralen har i dag 80 procent av alla offentliga kontrakt i Barcelona sociala krav, som förutom sysselsättningskrav kan handla om krav på ökad jämställdhet och förbättrade arbetsförhållanden. Men än så länge brister uppföljningen och staden kan inte säga något om utfallet eller hur många kontrakt som innehåller sysselsättningskrav.

Däremot kan man se att arbetslösheten har sjunkit drastiskt, från 22,5 procent 2012 till 8,83 procent 2019 (Spanien som helhet 14,7 procent). Dessutom har arbetsförhållandena förbättrats, lägstalönerna har höjts och könsskillnaderna inom yrken som traditionellt varit överrepresenterade av det ena könet har minskat. Men om allt detta är på grund av de nya kraven i upphandling eller beror på något annat går inte att med säkerhet säga, eftersom data inte finns tillgängligt och någon sådan uppföljning inte har gjorts.

Nu inväntar staden ett it-system för uppföljning och därmed möjligheter att statistiskt följa utvecklingen.


Sysselsättning genom offentlig upphandling är ett treårigt projekt som leds av Upphandlingsmyndigheten och finansieras av Europeiska socialfonden. Projektet har skapat en modell för och sprider kunskap om möjligheterna att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling.

Samarbetspartners i projektet är Arbetsförmedlingen, Botkyrka kommun, Göteborgs stad, Helsingborgs stad, Stockholms stad och Trafikverket. Projektet är transnationellt och transnationella partners är National Institute for Health and Welfare i Finland, Helsingfors stad och Vanda stad.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

TWITTER

Tweeta @uhmynd