När EU-kommissionens webbtjänst för ESPD-formulär stängs är Region Skåne redo

Nyhet

Många upphandlande myndigheter har hitintills förlitat sig på Kommissionens webbtjänst för att ta fram ett formulär för leverantörers egenförsäkran, ett så kallat ESPD-formulär. Men den 18 april 2019 stängs den webbtjänsten. Region Skåne har redan en lösning för sina anbudsgivare. Upphandlingsmyndigheten blev nyfikna på hur de har löst det och kontaktade därför Mattias Olsson, kategoriledare på Koncerninköp i Region Skåne.

Kommissionens webbtjänst för ESPD-formulär stängs den 18 april 2019

- När Kommissionens webbtjänst för ESPD-formulär stängs ned måste upphandlande myndigheter erbjuda sina anbudsgivare en annan lösning. Region Skåne har redan löst det, säger Mattias Olsson, kategoriledare på Koncerninköp i Region Skåne.

ESPD-systemet ska underlätta för anbudsgivare men formuläret är krångligt

Tanken med ESPD-systemet har varit att underlätta den administrativa bördan för anbudsgivarna. Om en anbudsgivare fyller i en egenförsäkran så behöver den inte bifoga vissa bevis redan vid anbudsinlämningen. Bevisen lämnas in först när den upphandlande myndigheten begär det. Mattias Olsson menar att systemet har haft en nästintill motsatt effekt. Kommissionens ESPD-formulär är inte användarvänligt och enligt hans uppfattning gör den det krångligare att lämna anbud. Det är en anledning till varför Koncerninköp i Region Skåne har  valt att inte använda Kommissionens webbtjänst för ESPD-formulär. En annan anledning är att det finns fördelar med att ha alla dokument samlade på ett ställe. När upphandlarna hämtar malldokumenten för de administrativa föreskrifterna och avtalsmallarna så hämtas även ESPD-formuläret från systemet.

Med administrativa förskrifter menas de dokument där upphandlings-formalia, kraven på anbuden och kvalificeringskraven återfinns. Koncerninköp på Region Skåne använder  sig av två olika mallar för dessa föreskrifter. Koncerninköp använder en mall för upphandlingar över tröskelvärden där det är obligatoriskt för våra anbudsgivare att lämna en egenförsäkran i ett ESPD-formulär . Men Koncerninköp  använder en annan mall för upphandlingar under tröskelvärdet där ESPD-formuläret inte används. Uppdelningen beror på att kvalificeringen numera skiljer sig åt vid upphandlingar som omfattas av ESPD-systemet respektive upphandlingar som inte omfattas av ESPD-systemet. Formulären i sig ändras dock inte vid varje ny upphandling. Koncerninköp vill underlätta för anbudsgivare och upphandlare och då kan man inte ändra för ofta i mallarna.

”Vi har stött på vissa utmaningar i vårt arbete med ESPD-systemet.”

 Det ska vara lätt att lämna anbud till Region Skåne

- Regions Skånes ambition och mål är att öka antalet anbud i våra upphandlingar. Men ESPD-systemet underlättar inte. Själva formuläret är i många delar svårt att begripa. Det gäller såväl innehållet som språket som används. Terminologin förvirrar användarna och dessutom hänvisar formuläret till krånglig direktivtext. Formuläret är också opedagogiskt uppbyggt och väldigt långt, säger Mattias Olsson.

Mattias Olsson resonerar som så att om han har svårt att förstå Kommissionens ESPD-formulär så kan han inte kräva att hans kollegor ska förstå det heller och än mindre anbudsgivarna. 

- Koncerninköps fokus i upphandlingar är också att det ska vara lätt för anbudsgivare att lämna anbud. Vår ambition har varit att göra ESPD-formuläret mer användarvänligt för såväl anbudsgivare som våra upphandlare. Vi arbetar aktivt med att förenkla våra mallar och upphandlingsdokument. Vi försöker även att harmonisera språket i olika upphandlingsdokument, berättar Mattias Olsson.

I upphandlingar över tröskelvärdet där ESPD-systemet ska användas är det, som sagt var, obligatoriskt för Region Skånes anbudsgivare  att lämna in en egenförsäkran i ett ESPD-formulär. Region Skåne vill göra det så enkelt som möjligt för sina anbudsgivare så att de inte behöver göra så många val. Det underlättar också administrationen för anbudsgivarna eftersom de kan lämna in sina bevis först när vi begär det. Det minskar risken för att anbudsgivare utesluts enbart på grund av att de har missat att skicka in något bevis.    

Vilken lösning för ESPD-formulär erbjuder ni till era anbudsgivare?

- Vi använder oss av det ESPD-formulär som vår systemleverantör erbjuder. Det innebär att ESPD-formuläret är integrerat i vår mall för upphandlingsdokument. Det är smidigt och vi har inte upplevt några tekniska problem, berättar Mattias Olsson.

Det finns en osäkerhet kring hur mycket och hur ofta som man får ändra i ett ESPD-formulär så därför har Region Skåne inte gjort några större förändringar.

- Det var först efter det att Upphandlingsmyndigheten kom ut med sin vägledning om ESPD-systemet som vi kände oss trygga med att göra vissa språkliga ändringar. Vi har exempelvis bytt ut ordet ekonomisk aktör till anbudsgivare. Ett annat exempel är begreppet urvalskriterier, där använder vi oss istället av begreppet kvalificeringskrav.

Vet ni om antalet anbudsgivare har påverkats sedan ESPD-systemet infördes?

- ESPD-systemet är krångligt. Men jag kan inte avgöra om vi har fått in fler eller färre anbud på grund av det. Det vet nog leverantörerna bäst. Men jag har inte hört att någon anbudsgivare hos oss skulle ha uteslutits på grund av att de har gjort formaliafel i ett ESPD-formulär. Vi har inte heller haft några överprövningar som gäller  själva ESPD-formuläret, säger Mattias Olsson.

ESPD-systemet innebär vissa utmaningar

- Vi har stött på vissa utmaningar i vårt arbete med ESPD-systemet. En utmaning är att det i praktiken är nästan omöjligt för en leverantör att återanvända ett ESPD-formulär. Alla upphandlingar har ju olika kvalificeringskrav. Möjligheten att återanvända formuläret är därför nästintill obefintligt, avslutar Mattias Olsson.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

TWITTER

Tweeta @uhmynd