Tre tips till generaldirektörer i rapport om den nationella upphandlingsstrategin

Nyhet

Sätt inköp på ledningens agenda, våga välja fokus och fatta medvetna beslut. Dessa tre konkreta tips ger Upphandlingsmyndigheten till Sveriges generaldirektörer i den nyligen inlämnade rapporten till regeringen om den nationella upphandlingsstrategin.

Enligt den nationella upphandlingsstrategin bör alla myndigheters inköpsmål inkluderas i interna riktlinjer, policy- och styrdokument. I den kartläggning som Upphandlingsmyndigheten genomfört angav hela 81 procent av de statliga myndigheterna att det har styrdokument som hanterar upphandlings- och inköpsfrågor.

- Vi analyserade ett antal myndigheters styrdokument för inköpsfrågor för att närmare undersöka kvaliteten på dem. Vi konstaterade att det endast var några få myndigheter som hade initierat ett strukturerat arbete på styrdokumentsnivå kopplat till de sju inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin, säger Anna Lipkin vid Upphandlingsmyndighetens strategienhet.

Det kan konstateras att styrdokumenten endast i ett fåtal fall har ett tydligt strategiskt anslag.

- Utöver de styrande dokumenten anser vi även att en handlingsplan bör tas fram för hur innehållet i strategin ska genomföras. I rapporten konstateras att få statliga myndigheter har en sådan plan, säger Anna Lipkin.

Analys av inköpsmönstret behövs

Att ta reda på fakta är grunden för det strategiska inköpsarbetet. För att få ett bättre underlag till att fatta medvetna beslut om inköpen behöver en analys av organisationens inköpsmönster genomföras, ibland kallad spendanalys.

- Ett fåtal statliga myndigheter har genomfört fullständiga analyser men detta arbete skulle behöva göras av alla statliga myndigheter, säger Anna Lipkin.

Det framkommer också i rapporten att:

  • Upphandlare vill och ser värdet av att arbeta strategiskt och proaktivt men många upplever att de är fast i en reaktiv roll.
  • De flesta upphandlare beskriver att tiden och resurserna inte räcker till.
  • Det är inte bara resurserna som avgör om inköp blir ett strategiskt verktyg. Avgörande är också inställningen hos beslutsfattarna.

Rapporten visar att det behövs tydligare styrning av inköpsfrågorna ute hos myndigheterna om inköp ska få den strategiska betydelse som regeringen efterfrågar.

Tips för att upphandla mer strategiskt

Upphandlingsmyndigheten avslutar med tre konkreta tips till generaldirektörer, men även till andra i ledande befattning inom offentlig verksamhet, för att ta ett större ansvar i att upphandla mer strategiskt:

  • Sätt inköp på ledningens agenda.
  • Våga välja fokus.
  • Fatta medvetna beslut.

Rapporten kommer att presenteras i samband med det möte för generaldirektörer och inköpschefer som civilminister Ardalan Shekarabi bjudit in till den 24 oktober med anledning av den nationella upphandlingsstrategin.

Undersökningarna som redovisas i rapporten:

  • Enkätundersökning som riktade sig till inköps- och upphandlingschefer för kommuner, landsting, regioner, statliga myndigheter och offentligägda bolag. (Höst 2016)
  • Analys av statliga myndigheters styrdokument för inköpsfrågor. (2017)
  • Enkätundersökning riktad till generaldirektörer på samtliga statliga myndigheter. (2017)
  • Kundbehovsanalys genomförd genom djupintervjuer av 23 upphandlare i små och mellanstora kommuner. (2017)

Senast uppdaterad:

Relaterad information

TWITTER

Tweeta @uhmynd