Bloggbild_innovationdialog.jpg

Presentation

Dialog och innovation

Vi bloggar om spännande möten, workshoppar, seminarier och andra exempel som rör dialog och innovation i upphandling. Till dialog- och innovationsbloggen

Två tillfällen tidig dialog för studenter och erfarna upphandlare

Av: Dialog och innovation Dialog och innovation 0

Förra veckan var vi på Upphandlingsmyndigheten ute och pratade tidig dialog; både med studenter och erfarna upphandlare. Först ut på yrkeshögskolan YRGO och sedan på Upphandling 24:s Sverigeturné.

Göteborg badade i vårsol den 10 april när Johanna Enberg och Maria Öhman, strateger på Upphandlingsmyndigheten, träffade förstaårsstudenter studenter på yrkeshögskolan YRGO, våra framtida upphandlare. Nästa vecka ska studenterna ut på sin första praktikperiod - LIA, lärande i arbete.

– Tidigare studenter tycker Upphandlingsmyndigheten haft bra föreläsningar. Till vår glädje tackade Johanna och Maria ja till att komma, berättade Mikaela Virkkunen Eliasson Utbildningsledare på YRGO.

Temat för dagen var tidig dialog och vi på Upphandlingsmyndigheten hann med både en inspirationsförläsning och en workshop. Inspirationsföreläsningen handlade om allt från den nationella upphandlingsstrategin, hur man kan arbeta strategiskt med inköp, till innovation i upphandling och hur det är möjligt att använda tidig dialog i upphandlingar.

I workshoppen fick studenterna själva testa att praktiskt genomföra tidig dialog med en enskild leverantör. De delades upp i grupper där en student agerade leverantör, en student var upphandlare och den tredje studenten var kravställare. Syftet var att skapa en praktisk förståelse för hur man kan föra en enskild dialog. Insikter om att alla parter har olika perspektiv var en viktig del samt att det är lättare att bli bekväm i sin upphandlarroll genom att öva.

Några av frågorna studenterna lyfte var: Hur kan man som enskild upphandlare påverka sin organisation att arbeta mer strategiskt med inköp? och Hur det är möjligt att övertyga beslutsfattare och beställare att det är viktigt att sätta av tid för dialog?

Våra viktigaste tips är:

  • Intern kommunikation.
  • Våga fråga chefer och beslutsfattare hur de tänker långsiktigt.
  • Försök också påvisa nyttan med kommunikation och genomtänkta strategier.
  • Men framför allt, ge inte upp!

En annan viktig lärdom för studenterna var att förberedelser är viktigt: färdiga frågor eller en checklista är bra att ha så att finns en struktur för mötet. Det gör det möjligt att komma ihåg frågor som behöver ställas till alla leverantörer i den enskilda dialogen.

Tre dagar senare var det dags för oss på Upphandlingsmyndigheten att träffa erfarna upphandlare. Denna gång på Upphandling 24:s Sverigeturné i Sundsvall. Maria Öhman, strateg med inriktning på innovation vid Upphandlingsmyndigheten berättade om tidig dialog och myter.

Målet med presentationen var dels att reda ut myter om tidig dialog, dels att visa på metoder och situationer när dialog kan användas. Men även att få deltagarna att fundera på vad de kan göra redan kommande måndag för att göra skillnad med dialog.

Även intern dialog har betydelse för vilken information som ska samlas in i via dialog. Då behöver en del överväganden göras:

  • Vilka mål och behov ska tillgodoses i verksamheten?
  • Tidigare arbete, har detta upphandlats tidigare av oss, eller någon annan?
  • Finns det komplexitet i köpet - relaterat till avtalsvillkor och teknisk utveckling?
  • Leverantörsmarknaden - mognad - och antal aktörer?
  • Var du befinner dig i upphandlingsprocessen?

Med hjälp av dessa överväganden fördes efter föredraget ett rundabordssamtal med en övergripande fråga - Hur prioriterar ni i vilka upphandlingar ni ska föra tidig dialog? Syftet med rundabordssamtalet var inte redovisning utan vad deltagarna tar med sig hem.

Det blev extra roligt att visa filmen om tidig dialog i livsmedelsupphandling, tack vare att Sofia Elmeholt, som medverkar i filmen, själv var en av deltagarna på konferensen. Filmen visar hur Härnösands kommun arbetat utifrån både ett strategiskt perspektiv med politikerna och med dialog på bredare front. Se filmen på vår hemsida.

Vi på Upphandlingsmyndigheten arbetar för att ge stöd i innovationsupphandling och vid tidig dialog. På vår webbplats finns en rad olika typer av stödmaterial som beskriver metoder, tips och råd samt delar goda exempel. Har du tankar och idéer om hur man kan arbeta aktivt med detta? Hör gärna av dig till oss på dialog@uhmynd.se eller lämna en kommentar här nedan!

Kommentera