Förbered för en strategisk organisation
Offentliga inköp kan användas som verktyg för att bidra till att möta samhällsutmaningar och nå organisationens mål. Detta förutsätter en tydlig målbild och en ändamålsenlig organisation. Med en väl förberedd organisation finns förutsättningar att skapa goda affärer och samtidigt bidra till en hållbar utveckling och säkra en god konkurrens på marknaden.
Innehåll på denna sida
Strategiskt inköpsarbete
Det är många faktorer som påverkar en upphandlande organisations möjligheter att göra en god affär. Faktorer som vilka mål och policyer organisationen har, organisationens behov, tillgång på resurser, kunskap om inköp och upphandling, hur upphandlingsarbetet fungerar och hur uppföljning sker spelar in. Att lägga en grund för detta är avgörande för att arbeta strategiskt med inköp.
I det strategiska inköpsarbetet kopplar ni ihop inköp och styrning mot organisationens mål, omvärld och leverantörsmarknad. Det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier.
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.
Analysera och sätt mål för inköpen
För att kunna arbeta strategiskt med upphandling behöver varje upphandlande organisation sätta upp mål för vad man vill uppnå med sina inköp. Såväl övergripande mål kopplade till verksamhetens strategiska mål och mer konkreta målsättningar för de enskilda avtalen behöver formuleras.
Utan målsättningar på en övergripande eller konkret nivå kan det vara svårt att göra upphandlingar på ett ändamålsenligt sätt. Istället är risken stor att fokus enbart hamnar på att göra rätt enligt lagen. Nyttan med avtalen hamnar då i andra hand och potentialen att uppnå politiska mål och verksamhetsmål med de avtal som tecknas uppnås inte.
Vilka mål som sätts är upp till varje organisation att fastställa. Målen kan se olika ut bland annat beroende på organisationens mål, inköpsvolym, vad man köper och hur organisationen ser ut.
För att ta fram ändamålsenliga inköpsstrategier är det nödvändigt att analysera organisationens inköp. Då får ni bland annat en bild av:
- vilka behov ni har
- från vilka leverantörer som inköp görs.
På så vis kan ni identifiera både de verksamhetsområden och de inköpskategorier som är kritiska för organisationens inköp och upphandling. En förståelse för marknaden och dess leverantörer är användbar när ni ska prioritera användningen av era resurser.
I analysen av inköpen kan ni få bra hjälp av att göra en så kallad spendanalys. I spendanalysen ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller var inköpen görs och hur stora kostnaderna för inköpen är.
Inköp kan användas som ett strategiskt verktyg att nå mål och använda ekonomiska resurser effektivt. Det första steget är att ni tar fram och formulerar mål för hela den upphandlande organisationen och dess verksamheter.
De övergripande målen bör vara
- Generellt formulerade och inte kopplade direkt till exempelvis inköp.
- Uttrycka den upphandlande myndighetens inriktning utöver vad som är lagstadgat.
- Utgöra en grund för prioritering av resurser.
I framtagandet av de övergripande målen överväger ni även vilka samhälleliga mål som kan vara aktuella att ta hänsyn till. Regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi som innehåller sju inriktningsmål. Ni kan arbeta utifrån dessa och anpassa de aktuella målen till organisationens förutsättningar.
Etablera ett strategiskt arbetssätt
Att lyfta inköp som ett verktyg för att nå organisationens mål är en framgångsfaktor för strategiskt inköpsarbete. Att konkretisera aktiviteter, delegera ansvar samt informera och förbereda organisationen för att styra mot uppsatta mål i inköpsarbetet är viktiga delar.
Implementera ett strategiskt inköpsarbete
En inköpspolicy visar på färdriktning och lyfter upp verksamhetens vision, mål och policy på en övergripande nivå. En inköpsstrategi och riktlinjer kan vara ett komplement till policyn. De beskriver förhållningssättet genom att tydliggöra hur målen ska nås med klara riktlinjer, regler och aktiviteter för medarbetarna.
Samordnad köpkraft med beställarnätverk
Offentlig upphandling är ett kraftfullt strategiskt verktyg för att driva behovsbaserad innovation för ett hållbart samhälle. Genom att samordna sin köpkraft i beställarnätverk kan upphandlande myndigheter och enheter möta gemensamma behov, få större inflytande på marknaden och även vara motorn i ett innovationssystem.
Stärk inköpsorganisationen
Hur inköpsorganisationen ska utformas varierar beroende på ett antal faktorer. Bland de faktorer som är viktiga att beakta i detta sammanhang kan nämnas ett par stycken:
- Hur är er upphandlande organisation organiserad i övrigt (centraliserad/decentraliserad)?
- Vad köper ni?
- Hur stor är er inköpsvolym?
- Hur verksamhetskritiska är inköpen?
- Hur ser målstyrningen ut i er organisation, vilka utvecklingsinitiativ pågår?
- Hur kan strateger (till exempel hållbarhets- och miljöstrateger) involveras i inköpsarbetet?
Utifrån frågorna ovan behöver varje organisation fatta egna, medvetna beslut om inköpsorganisation. För att lyckas skapa en väl fungerande inköpsverksamhet krävs dessutom att inköpsorganisationen får ett tydligt mandat att utföra sin verksamhet och att komma in tidigt i processen, oavsett om det gäller utvecklingsprojekt eller upphandling. Inköpsfrågor behöver prioriteras i organisationen och lyftas till en strategisk nivå.
Ett stort fokus på medarbetarna och att bygga bra arbetsteam, är centralt för att möjliggöra måluppfyllelse genom inköp. I tvärfunktionella team där olika kompetenser kommer till sin rätt kan målstyrning ske utifrån respektive leverantörsmarknads förutsättningar.
Det är också viktigt att på organisationsnivå arbeta strategiskt för att förebygga korruption. Det handlar om att utbilda, skapa dialog, agera och skapa metoder för att förebygga, identifiera och avhjälpa korruption i samband med inköp.
Arbeta digitalt med inköp
En sammanhållen digitaliserad inköpsprocess innebär att hela processen – från behov till betalning och uppföljning – sker elektroniskt. Det går att dela in processen i två delar: e-upphandlingsprocessen och e-handelsprocessen.
Genom att digitalisera inköpsprocessen kan ni effektivare
- styra organisationen mot ökad avtalstrohet
- kontrollera att avtalen följs
- samla in statistik för uppföljning av era inköp.
Målsättningen med e-upphandling är en genomgående digital upphandlingsprocess som bidrar till tidsbesparingar och effektiva samt rättssäkra processer. Målet är även att stimulera ökat deltagande och att göra det enklare för anbudsgivare att delta i offentlig upphandling.
Upphandlingslagarna innehåller krav på att upphandlande myndigheter och enheter som huvudregel ska använda elektroniska medel vid upphandling över tröskelvärdena. Detta gäller samtliga delar av själva upphandlingsprocessen men inte under avtalstiden. Några speciella situationer är undantagna och i vissa fall får man fortfarande använda muntlig kommunikation.
Upphandlande organisation har en skyldighet att acceptera en standardiserad form av egen försäkran som preliminärt bevis på att leverantören får delta i upphandlingen. Detta kallas ESPD (European Single Procurement Document).
E-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess som ger fördelar både för köpare och leverantörer. E-handel innefattar processen efter tilldelat kontrakt till beställning, leverans och faktura.
När en organisation inför e-handel behöver den sannolikt förtydliga de roller och ansvar som finns för e-handelsprocessen på strategisk, taktisk och operativ nivå. It-stöd för e-handel omfattar en rad olika koncept och möjligheter som syftar till att digitalisera affärsprocesserna genom att använda moderna system- och kommunikationslösningar.
Det är numera lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen innebär att alla upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standar