Start

Att arbeta med träffsäker upphandling

Det finns 700 miljarder anledningar att arbeta med träffsäker upphandling. Idag ser vi många utmaningar, men även möjligheter, i den samhällsutveckling som pågår. Begränsad ekonomi, samhällsutmaningar genom förändringar i demografin, digitaliseringens möjligheter och prövningar inom samhällsviktiga verksamheter påverkar välfärden redan idag och kräver nya vägar och metoder för att tillhandahålla morgondagens hållbara välfärdstjänster.

Offentliga inköp gör att samhället fungerar och varje år passerar en betydande andel skattemedel ”nålsögat” upphandling. Inom offentlig sektor behöver vi i större utsträckning ta ansvar för de effekter som våra inköp får på samhälle och klimat. Chefer inom offentlig sektor behöver tydliggöra inköpens betydelse och peka ut riktningen för utvecklingen i sina organisationer. Ökad träffsäkerhet innebär att vi kan få ut mer inom givna ekonomiska ramar.  

Träffsäker upphandling

En träffsäker upphandling möter behoven på ett rättssäkert och effektivt sätt, samtidigt som den tillser att marknaden används för att snabbare åstadkomma önskad förändring i samhället. 

Upphandlingsmyndigheten ser ett angeläget behov av att fler upptäcker potentialen i upphandling som ett verktyg för utveckling och ökad måluppfyllelse. Genom att intervjua ledande politiker på lokal och regional nivå har vi kartlagt hur offentliga upphandlingar kan bli mer träffsäkra. Det börjar med beslutsfattare som tar ett tydligt ägarskap och ställer relevanta frågor till verksamhetsansvariga. Frågorna, som utgår från fem nyckelfaktorer, kan visa var brister finns och vilka åtgärder som behövs. 

Fem nyckelfaktorer för att lyckas med en mer träffsäker upphandling

Alla organisationer har olika utgångsläge, men det finns fem möjliggörande nyckelfaktorer som tillsammans kan hjälpa dig att utveckla verksamheten med hjälp av upphandling – från mål till önskat resultat.   

Att arbeta med träffsäker upphandling
Fem nyckelfaktorer för träffsäker upphandling

Mål- Effektområden med tydligt förankrade siktpunkter

Politiska beslutsfattare och ledande tjänstepersoner tar fram mål som ger riktning för verksamheten. Målen behöver förankras i organisationen, vara tydliga och förklara varför de är angelägna. Upphandling ska omvandla skattemedel till nytta och på så vis bidra till att målen nås. 

Behov- Framtidssäkring genom strategiska val i linje med målen

Verksamhetens identifierade behov behöver utgå från organisationens uppdrag, vara riktade mot de politiska målen och prioriteras utifrån förväntad nytta. Upphandling ger då lösningar som tillgodoser behoven.

Budget- Prioriteringar som speglar ambitionsnivån i beslutade mål

Organisationens budget behöver möta prioriterade behov. Upphandling kan genom att samla köpkraft skapa bättre ekonomiskt utrymme och bidra till nya lösningar.  

Marknad- Utveckling för att bli en attraktiv och välkomnande offentlig kund

En fungerande marknad med sund konkurrens är en grundläggande förutsättning för offentlig upphandling. För att vara en attraktiv kund som kan ta vara på marknadens förmåga att utveckla lösningar, behöver du skapa förtroende och vara affärsmässig.

Organisation – Insikter för att bygga en väl fungerande och ändamålsenlig upphandlande organisation

För att vara en ändamålsenlig upphandlande organisation, behöver upphandling ha ett starkt ägarskap i ledningen, där verksamhetsansvariga är engagerade och olika kompetenser delaktiga i arbetet. 

Ett strategiskt sätt att arbeta med offentliga inköp

Att arbeta utifrån den nationella upphandlingsstrategin skapar förutsättningar för sunda offentliga affärer – med målet att de 700 miljarderna ska ge bästa möjliga nytta för medborgarna. Offentliga affärer behöver vara träffsäkra. För att bli mer träffsäker behöver fler ändra synsätt. 

Ett strategiskt inköpsarbete kan ta sig många former och uttryck, vilket framgår av den nationella upphandlingsstrategin. Där pekas den strategiska aspekten av inköp ut som en viktig grund för att skapa effektiva offentliga inköp och goda affärer. I det sammanhanget lyfts behovet fram av en förbättrad inköpsstatistik.  

Många associerar upphandling med lagstiftningen och avsikten att göra goda affärer. Rätt använt ger det också bättre konkurrens och minskad korruption. Upphandling kan därutöver användas till mycket mer för att utveckla er verksamhet, så att ni kan skapa och leverera den välfärd som behövs framåt. Närmare 800 miljarder är ett enormt handlingsutrymme för dig som vill åstadkomma förändring.    

Mål 2-4 i nationella upphandlingsstrategin kan grupperas utifrån vad vi idag kallar för strategiskt inköpsarbete. Fokus ligger på att göra saker rätt, för att vara effektiv och rättssäker. Dessa är grundläggande för att skapa en affärsmässigt hållbar offentlig upphandling. Mål 5-7 kan grupperas som under begreppet - att använda offentlig upphandling som ett strategiskt verktyg. Detta för att nå andra mål som utöver att tillse ett specifikt behov också kan bidra till nya och hållbara lösningar genom att mer utnyttja den offentliga köpkraften. 

Att arbeta med träffsäker upphandling
Ett strategiskt sätt att arbeta med offentligt inköp

Utveckling av strategiarbetet för en mer träffsäker upphandling

För att åstadkomma en förflyttning till att skapa mer träffsäkra upphandlingar krävs naturligtvis åtgärder på flera olika områden. De offentliga inköpen utgör 17 procent av bruttonationalprodukten (BNP) i Sverige. Därmed finns det stor potential att lyfta inköpens betydelse för att lösa samhälleliga utmaningar. Samtidigt är det viktigt att upphandling och inköp också fungerar i praktiken. Olika organisationer har olika utmaningar, men också möjligheter. Det kan röra sig om att bedriva mer verksamhet till en mindre kostnad, eller att nå andra mål som exempelvis en fossilfri fordonsflotta.  

Den nationella upphandlingsstrategin omfattar flera områden som tillsammans, eller var för sig kan bidra till ökad nytta för medborgarna. Det första steget för att förverkliga målen i strategin är att sätta upp en handlingsplan utifrån den egna organisationens mål, förutsättningar, uppdrag och behov.   

Genom att arbeta med de fem nyckelfaktorerna för en mer träffsäker upphandling i din organisation, skapar du förutsättningar för mer träffsäkra upphandlingar.