Start

E-upphandling

E-upphandling är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser sker digitalt och så automatiserat som möjligt. E-upphandling omfattar alla steg i upphandlingsprocessen – från förberedelser och annonsering till realiserat avtal.

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.  De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022 

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Fördelar med en digitaliserad upphandlingsprocess

Det finns många fördelar med att digitalisera upphandlingsprocessen. De kan sammanfattas så här:

  • Delar av processen kan automatiseras, vilket ger tidsvinster.
  • Processer blir effektivare och rättssäkra.
  • Det blir lättare för anbudsgivare att delta i offentliga upphandlingar.
  • Deltagandet i upphandlingar ökar.

Tänk på e-handel redan i upphandlingsprocessen

Det är viktigt att ni redan under förberedelsefasen funderar över hur ni vill e-handla på området. Börja med att kartlägga de egna e-handelsmöjligheterna och bedöm även potentiella leverantörers teknikmognad. Att använda sig av SFTI:s rekommenderade tekniska meddelanden underlättar för leverantörer till offentlig sektor. Inom SFTI finns en handledning som stöd för kravställning av e-handel i upphandling. Där finns förslag på hur kravställningen kan formuleras.

Det är också viktigt att tänka igenom vad som kan vara lämpligt att följa upp både under och efter avtalstidens slut för att tydliggöra detta vid upphandlingen. Vill man även tydliggöra exempelvis miljömärkningar i e-handelssystemet är detta också bra att tänka över vid upphandlingen. 

SFTI:s handledningar och bilagor (SFTI.se)

Om e-handelsprocessen

Upphandlingsprocessen digitaliserade delar

En e-upphandlingsprocess är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser, från förberedelsefasen tills dess att kontrakt tecknats, sker digitalt och så automatiserat som möjligt. Idag är det i de flesta fall självklart med en digitaliserad upphandlingsprocess, bland annat genom användning av annonsdatabaser.

På vår webbplats kan du läsa mer om den generella inköpsprocessen.
Nedan beskriver vi de olika digitala delarna i processen.

Illustration av den e-upphandlingsprocessens delar från förberedelser till avtal.

Den elektroniska upphandlingsprocessens delar

Regler som syftar till ökad digitalisering

Upphandlingslagarna innehåller krav på att upphandlande organisationer som huvudregel ska använda elektroniska medel vid direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling över tröskelvärdena. Detta gäller dock inte vid upphandling enligt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). 

Vid icke-direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling som understiger tröskelvärdena eller upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inget krav på att kommunikationen under upphandlingens gång ska ske med elektroniska medel. Kommunikationen ska dock vara skriftlig. Detta innebär inget hinder mot att använda elektroniska medel vid sådan upphandling. I lagen om upphandling av koncessioner (LUK) saknas bestämmelser om kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling.

Flera regler som syftar till att ytterligare digitalisera inköpsprocessen finns i upphandlingsdirektiven och i de nationella upphandlingslagarna. I exempelvis LOU finns regler om elektronisk kommunikation, dynamiska inköpssystem, standardiserad egenförsäkran ESPD och elektroniska kataloger. Det finns även regler om elektroniska signaturer och säkerhet vid elektronisk kommunikation. 

Om elektronisk kommunikation 

Om dynamiska inköpssystem 

Egenförsäkran (ESPD)

Digitalisering är prioriterat inom EU

EU arbetar för att digitalisera inköpsprocessen och det slutliga målet är en genomgående digital inköpsprocess där alla faser, från meddelandet om upphandling (elektronisk annonsering) till betalningen (elektronisk fakturering) sker automatiserat med digitala metoder. Det framgår bland annat av EU-kommissionens meddelanden: 

I nuvarande upphandlingsdirektiv finns också regler som syftar till att öka digitaliseringen av inköpsprocessen. Sedan april 2019 är även e-faktureringsdirektivet införlivat i svensk lagstiftning.

Mer om e-faktura hos DIGG

Skrift för företagare: Göra affärer med offentlig sektor – Lämna anbud och fakturera elektroniskt (Svenskt Näringslivs webbplats)

För att göra det lättare att lämna anbud vid offentlig upphandling i andra EU-länder har EU-kommissionen tagit fram informationsverktyget e-Certis, med syfte att underlätta jämförelse mellan dokument i olika medlemsstater.

Gränsöverskridande upphandlingar

Digitalisering är prioriterat nationellt

Det finns ett nationellt fokus på digitalisering av inköpsprocessen. Bland annat är det ett prioriterat område i den nationella upphandlingsstrategin. Inom ramen för mål två, Effektiva offentliga inköp, uppmanar regeringen till att säkerställa en övergång till en digital inköpsprocess, med följande motivering:

Användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg måste öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. 

Prioriteringen märks även i nuvarande och kommande regleringar samt i de nationella stödåtgärder som genomförs.

Källhänvisningar

  • 12 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 12 kap. 1 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)och 10 kap. 1 § lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – kommunikation med allmänt tillgängliga elektroniska medel vid direktivstyrd upphandling
  • 10 kap. 1 § lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) – kommunikation vid direktivstyrd upphandling
  • 12 kap 8 § LOU, 12 kap 8 § LUF, 10 kap. 8 § LUK – säkerhet vid elektronisk kommunikation vid direktivstyrd upphandling
  • 12 kap. 7 § LOU, 12 kap. 7 § LUF, 10 kap. 7 § LUK och 10 kap. 3 § LUFS – elektroniska signaturer vid direktivstyrd upphandling
  • 8 kap. 28–34 §§ LOU, 8 kap. 28–34 §§ LUF – elektroniska kataloger vid direktivstyrd upphandling
  • 19 kap. 12 § LOU/LUF samt 15 kap. 11 § LUFS – kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling