Start

Elektronisk kommunikation

Det är i princip obligatoriskt att genomföra direktivstyrda upphandlingar elektroniskt. Detta gäller samtliga delar av själva upphandlingsprocessen men inte under avtalstiden. Några speciella situationer är undantagna och i vissa fall får du fortfarande använda muntlig kommunikation.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.  De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022 

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Skyldighet att använda elektronisk kommunikation vid direktivstyrd upphandling

Upphandlande myndigheter är som huvudregel skyldiga att använda elektronisk kommunikation vid direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling över tröskelvärdena. Skyldigheterna består egentligen av en samling olika regler som gäller för olika delar av upphandlingsprocessen. 

Skyldigheten att kommunicera med elektroniska medel, som till exempel olika elektroniska upphandlingsverktyg, gäller bland annat följande delar:

  • publicering av upphandlingsdokument
  • kommunikation under upphandlingen (”frågor & svar”)
  • inlämnande av ansökan och anbud.

Utöver den allmänna skyldigheten att använda elektronisk kommunikation finns ett antal speciella situationer där du måste använda elektronisk kommunikation, till exempel dynamiska inköpssystem och elektroniska kataloger

Undantag i vissa situationer

Det finns några situationer där den upphandlande myndigheten inte behöver använda elektroniska kommunikationsmedel, som till exempel olika elektroniska upphandlingsverktyg. Detta gäller till exempel om den upphandlande myndigheten i upphandlingen begär arbetsprover eller liknande som inte kan skickas in elektroniskt. I vissa fall får muntlig kommunikation fortfarande användas för annan kommunikation än den som avser väsentliga delar av upphandlingsförfarandet. Muntlig kommunikation får dock inte användas vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem. 

En upphandlande myndighet får också använda andra kommunikationsmedel än elektroniska om det är nödvändigt på grund av säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga elektroniska kommunikationsmedel, vid brister i informationssäkerheten hos myndigheten eller på grund av den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.

Vilka elektroniska kommunikationsmedel får användas?

Upphandlande myndigheter måste använda sådana kommunikationssätt som är allmänt tillgängliga för leverantörer, det vill säga som inte förutsätter specifik programvara eller liknande som inte alla leverantörer kan få tillgång till. Det finns inget krav på att myndigheten använder elektroniska signaturer, men om myndigheten anser att det är nödvändigt av säkerhetsskäl får den ställa krav på detta.

Inget krav vid icke-direktivstyrd upphandling

Vid icke-direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inget krav på elektronisk kommunikation mellan den upphandlande myndigheten och leverantörerna. Kravet vid sådan upphandling är att kommunikationen ska vara skriftlig. Det finns inte heller något krav på att den upphandlande myndigheten ska tillhandahålla upphandlingsdokumenten elektroniskt. 

Att det inte finns krav innebär dock inget hinder mot att använda elektronisk kommunikation eller tillhandahålla upphandlingsdokumenten elektroniskt även vid sådan upphandling. 

Relaterade länkar

Källhänvisningar

  • 10 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten vid upphandling över tröskelvärdena 
  • 12 kap. 1–8 §§ LOU – elektronisk kommunikation genom allmänt tillgängliga medel, undantag, elektronisk underskrift samt säkerhet vid elektronisk kommunikation 
  • prop. 2015/16:195 s. 612–615 samt s. 652–668 – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten samt regler om kommunikation vid direktivstyrd upphandling
  • 19 kap. 12 § LOU – kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling
  • 19 kap. 10 § LOU – tillgång till upphandlingsdokumenten vid icke-direktivstyrd upphandling
  • prop. 2021/22:5 s. 109–110 samt s. 116–118 – tillgång till upphandlingsdokumenten samt kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling