Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Elektronisk kommunikation

Det är i princip obligatoriskt att genomföra upphandlingar elektroniskt. Detta gäller samtliga delar av själva upphandlingsprocessen men inte under avtalstiden. Några speciella situationer är undantagna och i vissa fall får du fortfarande använda muntlig kommunikation.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Skyldighet att använda elektronisk kommunikation

Skyldigheterna består egentligen av en samling olika regler som gäller för olika delar av upphandlingsprocessen. Skyldigheten att kommunicera med elektroniska medel, som till exempel olika elektroniska upphandlingsverktyg, gäller bland annat följande delar:

  • publicering av upphandlingsdokument,
  • kommunikation under upphandlingen (”frågor & svar”)
  • inlämnande av ansökan och anbud.

Utöver den allmänna skyldigheten att använda elektronisk kommunikation finns ett antal speciella situationer där du måste använda elektronisk kommunikation, till exempel dynamiska inköpssystem och elektroniska kataloger

Undantag i vissa situationer

Det finns några situationer där den upphandlande myndigheten inte behöver använda elektroniska kommunikationsmedel, som till exempel olika elektroniska upphandlingsverktyg. Detta gäller till exempel om den upphandlande myndigheten i upphandlingen begär arbetsprover eller liknande som inte kan skickas in elektroniskt. I vissa fall får muntlig kommunikation fortfarande användas för annan kommunikation än den som avser väsentliga delar av upphandlingsförfarandet. Muntlig kommunikation får dock inte användas vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem. 

En upphandlande myndighet får också använda andra kommunikationsmedel än elektroniska om det är nödvändigt på grund av säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga elektroniska kommunikationsmedel, vid brister i informationssäkerheten hos myndigheten eller på grund av den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.

Vilka elektroniska kommunikationsmedel får användas?

Upphandlande myndigheter måste använda sådana kommunikationssätt som är allmänt tillgängliga för leverantörer, det vill säga som inte förutsätter specifik programvara eller liknande som inte alla leverantörer kan få tillgång till. Det finns inget krav på att myndigheten använder elektroniska signaturer, men om myndigheten anser att det är nödvändigt av säkerhetsskäl får den ställa krav på detta.

Källhänvisningar

  • 10 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten vid upphandling över tröskelvärdena 
  • 19 kap. 14 § LOU – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten vid upphandling under tröskelvärdena 
  • 12 kap. 1–8 §§ LOU – elektronisk kommunikation genom allmänt tillgängliga medel, undantag, elektronisk underskrift samt säkerhet vid elektronisk kommunikation 
  • 19 kap. 16 § LOU – kommunikation vid upphandling under tröskelvärdena
  • prop. 2015/16:195 s. 612–617 samt s. 652–668 – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten vid upphandling över respektive under tröskelvärdena samt regler om kommunikation vid upphandling över tröskelvärdena