Startsida

De offentliga inköpen behöver ha en ändamålsenlig styrning och organisering

Sverige och världen står inför betydande utmaningar när det gäller omställningen till ett hållbart samhälle som uppfyller de globala målen i Agenda 2030. I Sverige har offentlig upphandling en viktig del i detta arbete. Värdet av de offentliga upphandlingarna uppskattades till 782 miljarder kronor år 2018, vilket motsvarar knappt en femtedel av Sveriges BNP.

För att ta tillvara möjligheten att använda offentliga upphandling som ett strategiskt verktyg för att möta samhällets utmaningar behövs en ändamålsenlig styrning och organisation av den offentliga inköpsverksamheten. Vi på Upphandlingsmyndigheten har följt upp och analyserat de upphandlande organisationernas utveckling mot effektmålet:

  • Det offentliga inköpsarbetet är faktabaserat och har en ändamålsenlig styrning och organisering.

Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin

Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats

Att arbeta med styrning och organisering av offentlig inköpsverksamhet

Bedömning av nuläget för utvecklingen av ändamålsenlig styrning och organisering av offentliga inköp

Bedömning

Enligt vår bedömning behövs en stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som finns för att uppnå en faktabaserad och ändamålsenlig styrning och organisering av inköpen.

En ändamålsenlig styrning och organisering av inköpsverksamheten behövs bland annat för att uppnå inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin och minska hindren för den egna organisationens måluppfyllelse.

Vår uppföljning av utvecklingen på upphandlingsområdet visar att två av de största hindren för måluppfyllelse är att det saknas tid och personalresurser och att specialister inte deltar i inköpsarbetet.

En organisationsövergripande spendanalys är avgörande för ett faktabaserat inköpsarbete, det vill säga att beslut angående inköpsverksamheten baseras på välgrundade informationsunderlag. Spendanalys ger en grundförståelse för vilka varor och tjänster som utgör organisationens största inköpsområden. Förståelsen behövs bland annat för att kunna fatta strategiska beslut gällande organisering och prioritering av inköpsverksamheten. En organisationsövergripande spendanalys borde genomföras av fler än de 37 procent som gjort det i nuläget, enligt vår uppföljning.

Att organisera inköpsarbetet enligt inköpskategorier är en väsentlig möjlighet för att främja ett tvärfunktionellt arbetssätt, ett sådant arbetssätt kan i sin tur säkerställa att nödvändig specialistkompetens deltar i inköpsarbetet.

Enligt vår uppföljning finns en låg andel som organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier, vilket skulle kunna förklara den höga andel som upplever det som ett hinder att specialister inte deltar i arbetet. Fler borde organisera inköpsarbetet enligt inköpskategorier än de 43 procent som gjort det i dagsläget. Ett kategoribaserat inköpsarbete innebär bland annat att man analyserar potentialen att nå olika mål inom respektive inköpskategori, för att sedan skapa strategier för att förverkliga dessa mål. Om inköpsarbetet inte planeras på en mer övergripande nivå, och det som följd saknas prioritering av vilka de viktigaste målen är för olika inköpskategorier, finns det en risk att verksamheter försöker uppnå samtliga mål vid samtliga inköp – och att det på så vis varken blir hackat eller malet.

Enbart 19 procent har kategoristrategier eller planer. Att andelen är så pass låg kan vara en orsak till att så många organisationer upplever att det saknas tid och personalresurser. Samtidigt är kategoribaserad styrning av inköp krävande, och många organisationer upplever att de saknar verktyg och metoder för att analysera, vilket skulle kunna vara en bidragande faktor till att det saknas strategier och planer för hur inköpskategorierna ska uppnå målsättningar.

Att delta i beställnätverk och inköpssamarbeten är sätt att skapa stordriftsfördelar, öka köpkraften och harmonisera efterfrågan för att driva utvecklingen på marknaden. Vi ser positivt på att så pass många tillvaratar dessa möjligheter.

Målindex och indikatorer för en ändamålsenlig styrning och organisering av offentliga inköp

Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen.

Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.

Målindex och resultatens generaliserbarhet