Startsida

Offentliga inköp ska planeras, genomföras och följas upp på ett ändamålsenligt sätt

Offentlig upphandling som har effektiva inköps- och upphandlingsförfaranden ger mer värde för pengarna. Fokus på effektiva offentliga inköp handlar både om vad som upphandlas och hur processen i sig effektiviseras. Ett sätt att uppnå effektivare inköp är att digitalisera inköpsprocessen.

De regler som styr offentlig upphandling kan i vissa delar vara komplicerade att tillämpa. Utmaningarna som finns för effektiva inköp är kopplade både till tolkningen av regler och rättspraxis, och till tillämpning av reglerna på ett ändamålsenligt sätt. Här redovisar vi analyser och bedömningar av resultat för effektmål:

  • Upphandlingsreglerna, andra regler som påverkar offentlig upphandling och lag om valfrihetssystem tillämpas så att de offentliga inköpen planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt.

Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin

Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats

Planering, genomförande och uppföljning av offentlig upphandling

Bedömning av nuläget av att offentliga inköp planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt

Bedömning

Enligt vår bedömning behövs en stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska kunna tillvarata möjligheterna som finns för att uppnå en faktabaserad och ändamålsenlig styrning och organisering av inköpen.

Att genomföra behovsanalyser vid planering av upphandlingar är viktigt, eftersom sådana analyser bland annat ligger till grund för hur krav på upphandlingsföremålet utformas. Matchar inte kraven behovet kommer inte heller varorna eller tjänsterna möta inköpsbehovet. Vi ser därför positivt på att är så många som 71 procent enligt vår uppföljning  genomför behovsanalyser i hög utsträckning i samband med enskilda upphandlingar. 

Vi ser även positivt på att andelen som infört digital faktureringsprocess har ökat från 54 till 67 procent. Men med tanke på att det är obligatoriskt med e-faktura sedan 2019 anser vi att resultatet bör vara högre. En förklaring kan dock vara att det finns viss eftersläpning då regelverket gäller avtal som ingåtts efter den 1 april 2019. 

Dialog med leverantörer före upphandling är en mycket väsentlig möjlighet för effektiva inköp. Denna dialog behövs bland annat för att genomföra välgrundade marknadsanalyser och utforma ändamålsenliga upphandlingsdokument. Dialogen bidrar även till att öka rättssäkerhet och leverantörsmångfald samt till att tillvarata marknadens innovationsförmåga . Med tanke på hur viktigt det är med dialog innan upphandling hade det varit önskvärt att andelen upphandlande organisationer som för dialog innan upphandling hade ökat i vår uppföljning. Dessvärre har utvecklingen gått marginellt neråt. 

Digitala beställningsprocesser gör beställningar enklare och mer effektiva. De innebär även en standardisering som minskar utrymmet för felaktig hantering. Den information som genereras via e-handelssystemet är dessutom ett viktigt underlag för att kunna uppnå ett faktabaserat inköpsarbete såväl för de upphandlande organisationerna som nationellt. Vi är därför bekymrade över att inte ens hälften av de upphandlande organisationerna tillvaratar denna möjlighet. 

Målindex och indikatorer för att offentliga inköp planeras, genomförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt 

Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.

Målindex och resultatens generaliserbarhet