Startsida

Analysera inköpen med spendanalys

I en spendanalys ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller hur stora kostnaderna för inköpen är och var i organisationen de sker. Spendanalys är en förutsättning för att forma en värdeskapande inköpsfunktion, där inköp är ett verktyg för måluppfyllelse.

Vad är en spendanalys?

En spendanalys är en systematisk analys av kostnader, som genomförs för att kartlägga en organisations inköpsmönster. Den svenska benämningen för spendanalys är inköpsanalys, vi väljer att använda benämningen spendanalys eftersom den är vedertagen i inköpssammanhang. En spendanalys svarar på följande frågor:

  • Vad är det som köps? 
  • För hur mycket köps det? 
  • Från vilka leverantörer köper organisationen? 
  • Vem i organisationen genomför köpen? 

Spendanalys skapar en bild av hur inköpsvolymen, antalet leverantörer och antalet transaktioner fördelar sig mellan olika inköpskategorier och organisatoriska enheter. I arbetet med att utforma en inköpsfunktion som är värdeskapande och som använder inköp som ett verktyg för måluppfyllelse är spendanalys en förutsättning. 

Varför gör man en spendanalys?

Genom att titta på organisationens tidigare inköp kan man få ett underlag för ett proaktivt arbete med förbättringar och styrning av framtida inköp. Vi brukar säga att spendanalys har fem huvudsakliga syften:

  1. Den är ett verktyg för prioritering av inköpsarbetet och mellan leverantörsmarknader.
  2. Den ger input till hur inköpsfunktionen kan organiseras och hur resurser kan fördelas.
  3. Den är en grund för mätning och uppföljning av inköp.
  4. Den ger förståelse för verksamhetens samlade behov inom en leverantörsmarknad.
  5. Den ger en faktagrund för måluppfyllelse och kommunikation med övriga i organisationen.

Tips!

I steg 5 av vår beskrivning av en process för spendanalys kan du se hur resultatet möter dessa fem syften.

Hur gör du en spendanalys – Steg 5. Analyser och förbättringsförslag

Spendanalys ligger till grund för strategiskt inköpsarbete och ett kategoribaserat arbetssätt. Att genomföra spendanalyser stärker arbetet med målen i den nationella upphandlingsstrategin.

I synnerhet är spendanalys effektiv för förbättringsarbete inom mål 1 (Strategiskt inköpsarbete) och mål 2 (Effektivare inköpsarbete). En miljöspendanalys bidrar också till mål 6 (En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling).

Spendanalys är också en förutsättning för att få kontroll över organisationens inköp. Riskerna med att inte göra spendanalyser är inte bara att ovanstående syften försummas. Dessutom minskas möjligheten att besvara medborgares eller medias fundamentala frågor, som: upphandlar man rättssäkert för behov som överstiger direktupphandlingsgränsen? Köper organisationen verkligen från de leverantörer som man tecknat avtal med?

Miljöspendanalys

För att få kunskap om vilka av organisationens inköpskategorier som har stor negativ miljöpåverkan kan man också genomföra en miljöspendanalys. En miljöspendanalys svarar på hur stor negativ miljöpåverkan de olika inköpen har och var man bör rikta in sitt klimatarbete. En miljöspendanalys tillsammans med en spendanalys ger ett faktabaserat beslutsunderlag och stöttar i den övergripande prioriteringen av inköpsarbetet.

Hur gör du en spendanalys?

I en spendanalys samlar man data för att titta på tidigare gjorda inköp, det vill säga tidigare fakturor. Genom att metodiskt kategorisera kostnaderna får ni svar på de primära frågorna:

  • Vad har vi köpt? 
  • Hur mycket har vi köpt för? 
  • Vem har vi köpt av? 
  • Vem har köpt? 

Vårt stöd guidar dig genom processen

I vårt stöd beskriver vi en process som du kan använda för att strukturera arbetet med en spendanalys, genom bland annat kategorisering av data och förbättringsförslag. 

Hur gör du en spendanalys?

Spendanalys och strategiskt, taktiskt och operativt inköp

Som vi just sett är spendanalys en förutsättning för ett strategiskt och kategoristyrt inköpsarbete. Utöver detta kan en väl genomförd spendanalys även skapa fördelar i det taktiska och operativa inköpet.

Ett exempel på när spendanalys underlättar det taktiska inköpet är i förstudien till en upphandling. Det är då man bör uppskatta hur mycket affären är värd och med tillgång till uppgifter om historiska inköpsvolymer är det lättare att skapa en prognos av kommande behov. Prognosen stöttar i sin tur prioriteringen av arbetet med förstudien och förfrågningsunderlaget. Den ger också leverantörerna möjlighet att avgöra hur attraktiv affären är, och därigenom hur mycket tid de vill lägga på anbudsgivningen. En uppskattning av organisationens behov och affärens värde är inte minst viktig i en tidig dialog, eller i en innovationsupphandling där anbudsgivningen ofta kräver omfattande resurser av leverantörer.

Spendanalys påverkar även det operativa inköpet, eftersom den gör det möjligt att följa upp nyckeltal som visar hur väl den operativa inköpsverksamheten fungerar. De operativa beställningsprocesserna driver administrativa kostnader: exempelvis är det, förutom att det ofta är fel att göra, även administrativt kostsamt att köpa vid sidan av befintliga avtal.