Startsida

Hur gör du en spendanalys?

Här beskriver vi en process som du kan använda för att strukturera arbetet med en spendanalys, genom bland annat kategorisering av data och förbättringsförslag.

I en spendanalys samlar man data för att titta på tidigare gjorda inköp, det vill säga tidigare fakturor. Genom att metodiskt kategorisera kostnaderna får ni svar på de primära frågorna:

  • Vad har vi köpt? 
  • Hur mycket har vi köpt för? 
  • Vem har vi köpt av? 
  • Vem har köpt? 

Följande process kan användas för att strukturera arbetet med en spendanalys:

1. Fastställa förutsättningar 2. Insamling av data 3. Skapa kategoriträd 4. Kategorisera data 5. Analyser och förbättringsförslag

Det är viktigt att komma ihåg att spendanalys är en iterativ process, som kontinuerligt bör uppdateras med nya data. Iterationer sker även under processens gång. I flera av stegen kan man behöva gå tillbaka till tidigare steg och göra justeringar; exempelvis behöver man vanligtvis göra vissa korrigeringar av kategoriträdet efter att man påbörjat kategoriseringen av data.

1. Fastställa förutsättningar

Förutsättningarna för en spendanalys, som exempelvis datakvalitet, systemstöd och tillgängliga resurser, påverkar hur omfattande analys man kan genomföra. Eftersom spendanalys är en iterativ process kan det vara lämpligt att göra vissa avgränsningar redan i en första analys. En vanlig tidsbegränsande avgränsning är att kategorisera en viss andel av spenden, exempelvis 80–90 procent, eller en viss andel av leverantörsbasen.

2. Insamling av data för spendanalys

De data som används i spendanalysen kommer vanligtvis från den ekonomiska bokföringen i leverantörsreskontran, vilken bygger på fakturainformation. De kan vanligtvis hämtas med hjälp av färdiga eller anpassade rapporter i ekonomisystemet. 

3. Skapa kategoriträd

Om det är första gången som spendanalys genomförs behöver man även ta fram ett kategoriträd, anpassat för verksamheten. Skapandet av ett kategoriträd bygger på att ett första utkast tas fram, som sedan verifieras med intressenter och förfinas kontinuerligt under kategoriseringen. 

4. Kategorisera data

Att kategorisera innebär att analysera en eller flera transaktioner för att bestämma en kategori där dessa transaktioner hör hemma. Denna kategorisering kan göras på leverantörs-, konto-, faktura- eller fakturaradsnivå.

Att gå igenom samtliga transaktioner är mycket tidskrävande och sällan lämpligt och detaljnivån bör bestämmas innan man påbörjar spendanalysen. Detaljnivån kan även skilja sig mellan olika kategorier: exempelvis vill man ofta ha fler detaljer inom området direkt material eller direkta tjänster. En lämplig avgränsning för en första spendanalys är att kategorisera 80–90 procent av inköpsvolymen för exempelvis en tolvmånadsperiod.

5. Analyser och förbättringsförslag

När man kategoriserat den andel inköpsvolym eller det antal leverantörer som sattes som mål är det nästa och sista steget i processen att analysera den framtagna datamängden.

Använder man ett kalkylark kan spenden sammanställas och visualiseras med hjälp av pivottabeller och pivotdiagram. Använder man ett spendanalysverktyg finns ofta möjlighet att ta fram skräddarsydda rapporter bestående av olika diagram. 

Om man vill använda kategoriseringen för uppföljning och kommunikation bör den innehålla aktuella data. Detta innebär att analysen kontinuerligt behöver uppdateras med nya data, till exempel kategorisering av nya leverantörer. Hur omfattande denna arbetsinsats blir beror på om man använder ett verktyg eller inte, eller på hur dynamiskt kalkylarket är. Hur frekvent uppdateringar bör ske beror på hur man avser att arbeta med spenden. För organisationer som tidigare inte genomfört en spendanalys kan det inledningsvis vara tillräckligt med en årlig uppdatering.

Som tidigare nämnts har spendanalys fem huvudsakliga syften. Nedan följer en översikt över hur spendanalys kan användas för respektive syfte.