Upphandla

Vid genomförandet av upphandlingen ska ni formulera de krav och villkor som ska ingå i upphandlingsdokumenten. Till er hjälp finns färdiga mallar.

Stöd i upphandlingsfasen

I upphandlingsfasen hanterar ni följande uppgifter:

  • fastställ villkor om ansvarsfulla leveranskedjor i upphandlingsdokumenten
  • kommunicera villkoren till potentiella leverantörer.

Fastställ kontraktsvillkor om ansvarsfulla leveranskedjor

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram kontraktsvillkor på två olika nivåer:

Villkoren på basnivå är utformade för att ni ska kunna uppfylla era skyldigheter enligt lagstiftningen avseende arbetsrättsliga villkor när arbetet utförs utanför Sverige.

Villkoren på avancerad nivå är mer omfattande och omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöhänsyn och anti-korruption som tillsammans utgör hållbara leveranskedjor.

Leverantörens skyldighet enligt kontraktet

Kontraktsvillkoren på basnivå och avancerad nivå skiljer sig när det gäller omfattningen och vilka underleverantörer som omfattas.

Omfattningen av villkoren

Basnivå – ILO:s kärnkonventioner

Villkoren på basnivå anger att leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med följande villkor avseende arbetares rättigheter:

  • ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182).
Vad innebär ILO:s kärnkonventioner?
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s expertorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. ILO är en konventionsbaserad organisation med över 180 konventioner. År 1998 antog ILO en deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, vilka har kommit att kallas kärnkonventioner. Kärnkonventionerna är åtta stycken, och rör fyra olika områden:
  • föreningsfrihet, organisationsrätt och erkännande av rätten till kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
  • avskaffande av alla former av tvångsarbete (ILO 138 och 182)
  • avskaffande av barnarbete (särskilt de värsta formerna av barnarbete) (ILO 138 och 182)
  • avskaffande av diskriminering i arbetslivet (ILO 100 och 111).

Villkoren gäller för arbetare då de utför arbete inom ramen för kontraktet då svensk arbetsrätt inte är tillämplig. Detta förklaras närmare i bilaga 1 i Tillämpningsstödet.

Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och hållbara leveranskedjor

Om arbetet utförs under sådana förhållanden att svensk rätt är tillämplig kan det i stället vara aktuellt att ställa villkor om lön, semester och arbetstid enligt ett svenskt centralt kollektivavtal.

Arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal

Avancerad nivå – hållbara leveranskedjor

Villkoren på avancerad nivå anger att leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med följande villkor avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöhänsyn och anti-korruption (hållbara leveranskedjor):

  • FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna
  • FN:s barnkonvention, artikel 32
  • ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
  • den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö
  • den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och
  • FN:s konvention mot korruption.

Villkoren gäller all verksamhet med anknytning till kontraktet och förklaras närmare i bilaga 2 i Tillämpningsstödet.

Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och hållbara leveranskedjor

Underleverantörer

Basnivå – ILO:s kärnkonventioner

Enligt upphandlingslagstiftningen ska upphandlande myndigheter kräva att leverantören ska säkerställa att dennes underleverantörer som ”direkt medverkar” till att fullgöra kontraktet uppfyller de ställda villkoren.

Med ”direkt medverkar” menas den personal som producerar eller sätter samman en vara, tillhandahåller en tjänst eller utför arbete i en byggentreprenad oavsett hur många mellanled som finns mellan leverantören och den eller de underleverantörer som fullgör kontraktet.

I praktiken är det svårt att tolka begreppet ”direkt medverkar till fullgörande av kontraktet” och fastslå en generell princip för exakt vilka underleverantörer som omfattas. En bedömning av om en underleverantör i praktiken direkt eller omedelbart fullgör kontraktet blir därmed en fråga framförallt i samband med uppföljningen. Då ska en leverantör redogöra för hur eventuella underleverantörer som direkt medverkat till att fullgöra kontraktet har efterlevt de arbetsrättsliga villkoren.

Många gånger är produktions-, förädlings-, monterings- och förpackningsprocesserna för en vara uppdelade mellan olika leverantörer i en kedja av underleverantörer. I sådana fall är underleverantörer som ”direkt medverkar” begränsade till dem som slutligen monterar eller sätter samman varan så att den definitionsmässigt utgör föremålet för kontraktet och/eller uppnår den funktion som avsetts. Det vill säga det som ska köpas av den upphandlande myndigheten.

Om det till exempel är mobiltelefoner som ska upphandlas omfattas enligt resonemanget ovan exempelvis inte utvinning och förädling av de metaller och mineraler som ingår i telefonen. Det produktionsled som ”direkt medverkar till fullgörande av kontraktet” är det som genomför den slutliga monteringen av telefonen. Det kan vara motiverat för upphandlande myndigheter att ställa arbetsrättsliga villkor i tidigare led i leveranskedjan. Även om det inte finns någon skyldighet. Metaller och mineraler som ingår i elektroniska produkter utvinns ofta i högriskländer. Utvinningen av vissa mineraler, framför allt tenn, tantal, guld och volfram, bidrar i vissa regioner till att finansiera väpnade grupper och därmed pågående konflikter. Mineralerna har därför kommit att klassas som så kallade konfliktmineraler.

Avancerad nivå – Hållbara leveranskedjor

Villkoren på avancerad nivå om hållbara leveranskedjor omfattar inte bara de underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av kontraktet, utan villkoren omfattar hela leveranskedjan.

FN:s vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter tydliggör att det inte är tillräckligt att enbart arbeta med sina direkta leverantörer. Det är företagens ansvar att identifiera var i värdekedjan som de allvarligaste riskerna för negativ påverkan på mänskliga rättigheter förekommer och prioritera sina ansträngningar dit. Det är sällan hos de direkta leverantörerna som de största riskerna för negativ påverkan finns.

Leverantören ska därmed, utifrån sin riskanalys, kunna identifiera var de största riskerna finns och genom olika åtgärder minska riskerna i dessa led. Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta kan variera och kommer i hög utsträckning att vara beroende av leverantörens inflytande över aktörer i olika led i leveranskedjan.

Hur leverantören uppfyller kontraktsvillkoren

Leverantören ska uppfylla kontraktsvillkoren genom att vidta åtgärder för att förebygga och hantera avvikelser från Villkoren. Syftet är att säkerställa att leverantören arbetar med en effektiv riskhantering i leveranskedjan.

  1. Policyåtagande 
  2. Vidareförmedling av åtagandet 
  3. Intern ansvarsfördelning 
  4. Riskanalyser 
  5. Uppföljning 
  6. Avvikelsehantering

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter

Vilket ansvar har leverantören?

FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter tydliggör att företagens ansvar gäller fullt ut och på lika villkor för alla företag, oavsett bransch, i vilken miljö som verksamheten bedrivs, ägarförhållanden och struktur. Hur företagen fullgör sitt ansvar kan dock variera beroende på dessa faktorer och beroende på hur pass allvarlig företagets negativa påverkan på Villkoren är. Små och medelstora företag kan ha mer informella processer och strukturer än större företag. Men även små och medelstora företag kan ha en allvarlig negativ påverkan, vilket innebär ett ansvar att hantera detta. Hur pass allvarlig den negativa påverkan är beror på dess allvarlighetsgrad, omfattning och om den går att rätta till (FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, princip 14).

När upphandlande myndigheter granskar leverantörens riskhanteringssystem bör de därmed ta hänsyn till leverantörens inflytandesfär och att leverantörer kan vidta olika typer av lämpliga åtgärder beroende på var i kedjan avvikelsen sker.

”Inflytandesfär”

Den internationella standarden för socialt ansvarstagande, ISO 26000, använder begreppet inflytandesfär. Med det menas i vilken omfattning eller utsträckning som en verksamhet har möjlighet att påverka beslut eller aktiviteter hos andra verksamheter.

Leverantören har ett ansvar för påverkan som sker till följd av de beslut och aktiviteter som den har formell eller de facto-kontroll över. De facto-kontroll innebär att leverantören har möjlighet att diktera beslut och aktiviteter hos en verksamhet, även om den inte har rättslig eller formell befogenhet att göra det. Leverantören kan även ha möjlighet att påverka beteendet hos andra verksamheter som den har relationer till. I vissa situationer har leverantören ett ansvar att utöva inflytande. Det bestäms av i vilken utsträckning leverantörens relation till verksamheten bidrar till negativ påverkan. Om leverantören saknar ett sådant inflytande kan den vidta åtgärder för att öka det, exempelvis genom att samarbeta med andra aktörer.

”Lämpliga åtgärder”

FN:s vägledande principer skiljer på företags ansvar beroende på om företaget är:

  • orsakande
  • bidragande
  • står i samband med en avvikelse.

Företag anses vanligtvis vara orsakande till avvikelser i de egna verksamheterna, och bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan.

När en leverantörs verksamhet orsakar eller kan orsaka en avvikelse från Villkoren bör leverantören vidta åtgärder för att upphöra med aktiviteten för att förhindra avvikelsen. När en leverantörs verksamhet bidrar eller kan bidra till avvikelser bör denna vidta åtgärder för att upphöra med aktiviteten för att förhindra avvikelsen och använda sitt inflytande till att begränsa ytterligare påverkan. När en leverantör inte själv har orsakat eller bidragit till en negativ påverkan, men ändå står i samband med en verksamhet där en avvikelse har upptäckts, är situationen mer invecklad. Då påverkas bedömningen av vilken åtgärd som är lämplig av två saker: leverantörens inflytande över den berörda verksamheten och hur allvarlig avvikelsen är.

Uppföljning av villkoren och hantering av brister

Observera att det ska framgå av upphandlingsdokumenten att leverantören är skyldig att redovisa hur villkoren uppfylls. Det ska ske på det sätt och inom den tid som ni som upphandlande myndighet anger. Upphandlingsdokumenten bör, för att öka tranparansen och förutsebarheten för leverantören, inkludera anvisningar om vilka frågeställningar som denne ska svara på vid uppföljning.

Det bör också framgå i upphandlingsdokumenten att leverantören ska möjliggöra för den upphandlande myndigheten att själv, eller genom ombud, genomföra revisioner hos leverantören eller hos dennes underleverantörer för att säkerställa att villkoren uppfylls.

Kontraktet bör även reglera hur eventuella brister ska hanteras.

Läs mer om hur uppföljningen kan gå till och hur brister kan hanteras under zon 3 - förvalta.

Kommunicera villkoren till potentiella leverantörer

Det är bra att fundera över hur ni kan föra dialog med potentiella leverantörer och hur villkoren kan kommuniceras vid genomförandet av upphandlingen. Utmaningarna i leveranskedjorna är många och det kan finnas behov av att ge stöd kring hur företag kan hantera detta.

Genom att göra processen förutsebar och transparent för leverantörerna ökar också kunskapen om vilka åtgärder som ska vidtas under kontraktstiden för att förbygga och hantera riskera.


17 kap 4§ LOU
16 kap. 4§ LUF
14 kap. 4§ LUK