Avvikelsehantering - Rutinkrav 6

"Leverantören ska ha antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från Villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade avvikelser."

Syfte

Syftet med att begära att leverantören har rutiner för avvikelsehantering är att säkerställa att den har interna processer för att omedelbart kunna hantera eventuella avvikelser från Villkoren som verksamheten orsakat eller bidragit till. Rutinerna ska även säkerställa att leverantören medverkar till att gottgöra de personer som har drabbats negativt av avvikelsen, om det är lämpligt.

Bedömningskriterier

För att uppfylla rutinkrav 6 om avvikelsehantering ska leverantören:

  • Redogöra för om några avvikelser avseende Villkorens efterlevnad har inträffat under avtalsperioden avseende de varor eller tjänster som omfattas av avtalet, och i så fall redogöra för hur dessa avvikelser har hanterats.
  • Redogöra för hur systematisk avvikelsehantering sker i den egna verksamheten och i leveranskedjan med hänsyn till avvikelsens art och allvarlighetsgrad.

Vägledning

Om framställningen av en vara eller tjänst sker i högriskländer och högriskbranscher är det sannolikt att uppföljningen kommer att leda till att avvikelser upptäcks. Att avvikelser upptäcks innebär emellertid också att de kan åtgärdas. Leverantören ska kunna redogöra för konkreta åtgärder kopplade till den upptäckta avvikelsen och en tidplan för åtgärderna.

Det är här viktigt att poängtera att i vissa länder kommer avvikelser att ske till följd av nationell lagstiftning. I Kina är exempelvis fackföreningarna kontrollerade av staten, vilket innebär att ILO:s kärnkonventioner 87 och 98 inte respekteras där. Det är inte rimligt att kräva att leverantörer ska bryta mot nationell lagstiftning, utan i stället krävs det särskilda insatser i sådana situationer. Trots förbud mot fria fackföreningar i Kina så är det exempelvis möjligt för anställda på en fabrik att välja lokala representanter. Det är också möjligt att föra en dialog mellan anställda och ledning. I en sådan situation krävs det att leverantören arbetar mer aktivt med dessa frågor i sin leveranskedja som ett led i avvikelsehanteringen.

Identifiering av orsaken till avvikelsen

För att förhindra att avvikelser upprepas är det viktigt att genomföra så kallade grundorsaksanalyser. Det innebär att ta reda på vad som är orsaken till att en avvikelse sker för att kunna sätta in effektiva åtgärder. Som exempel kan nämnas olaglig övertid. För att åtgärda en sådan avvikelse räcker det inte enbart med att konstatera att anställda arbetar övertid som överstiger nationella eller internationella bestämmelser och att kräva att detta upphör. Det är också nödvändigt att ta reda på vad som är orsaken till att anställda gör detta. Är de tvingade av ledningen? Väljer de själva att arbeta övertid på grund av låga löner? Eller kan det finnas andra orsaker? På så sätt kan roten till problemet angripas för att få en långsiktig lösning. Annars är risken att samma avvikelser identifieras år efter år utan någon verklig förbättring.

Lämpliga åtgärder

Möjligheten att påverka en avvikelse beror på om leverantören är orsakande till en händelse, är bidragande till den genom exempelvis en affärsförbindelse, eller står i samband till händelsen. Att avgöra leverantörens koppling till en avvikelse kan vara svårt, men är viktigt för att fastställa förväntningar på åtgärder. För att ett företag ska anses vara orsakande ska det finnas ett tydligt orsakssamband mellan verksamheten, produkterna eller tjänsterna och avvikelsen. Ett företag är bidragande när det till exempel uppmuntrar en annan aktör att ha en negativ påverkan. Företag kan i vissa fall endast anses stå i samband till avvikelser som sker i leveranskedjan. Om företaget står i samband med en avvikelse, men inte kan anses vara orsakande eller bidragande, kräver ansvaret att respektera Villkoren inte att företaget på egen hand måste åtgärda avvikelsen, men de kan ta på sig en roll i detta. Företag har ett ansvar att åtgärda eller gottgöra för avvikelser, oavsett om de är orsakande, bidragande eller står i samband med den. Åtgärderna som vidtas kan däremot skilja sig mellan de olika scenarierna.

Tidplan för hantering av avvikelser

Åtgärder för att komma till rätta med en avvikelse ska ha en tidplan för när de senast ska vara genomförda samt för när en uppföljning kommer att ske för att verifiera detta. Allvarlighetsgraden på avvikelsen är avgörande för tidsramarna för genomförandet av åtgärderna. Rör det sig om exempelvis livshotande fara till följd av bristande säkerhetsanordningar behöver rättelse vidtas omedelbart innan utrustningen kan tas i bruk igen. Är avvikelsen av en mer processartad natur, exempelvis om en underleverantör saknar en policy för att förhindra barnarbete, kommer tidsramen att vara längre. Exakta tidsramar måste avgöras från fall till fall.

Åtgärder och tidplan ska vara tydligt dokumenterade och kommunicerade till den berörda parten. Styrkande dokumentation är exempelvis revisionsrapporter där det framgår avvikelser, tidplan, att den berörda parten som ska genomföra åtgärderna åtar sig att göra detta inom utsatt tid, samt vem inom organisationen som ansvarar för att så sker.

Hävning av avtal med underleverantörer

När leverantörer upptäcker avvikelser i leveranskedjan bör de i första hand försöka åtgärda avvikelsen i samarbete med leverantörer och underleverantörer. Att säga upp avtal med leverantörer eller att kräva att leverantörer säger upp avtal med underleverantörer gynnar sällan de som påverkats av avvikelserna, eftersom inflytandet minskar utan ett kontraktsförhållande. Att bryta ett kontrakt kan ändå i vissa fall vara nödvändigt, till exempel när leverantören upprepade gånger har försökt åtgärda, förebygga eller begränsa en avvikelse men inte fått gensvar från leverantören eller underleverantören. Till exempel kan detta gälla när leverantörer eller underleverantörer inte agerar i enlighet med åtgärdsplanen och de överenskomna tidsramarna.


  1. Policyåtagande 
  2. Vidareförmedling av åtagandet 
  3. Intern ansvarsfördelning 
  4. Riskanalyser 
  5. Uppföljning 
  6. Avvikelsehantering

Till sidan Inköpsprocess för ansvarsfulla leveranskedjor/Upphandla

Senast uppdaterad:

Relaterad information