Implementera

I implementeringsfasen startar ni upp och börjar använda kontraktet i verksamheten. Det är även dags att i detalj planera hur uppföljningen ska gå till.

I implementeringsfasen hanterar ni följande uppgifter:

  • Konkretisera planen för uppföljning.
  • Etablera kontakt med ansvarig person hos leverantören.

Konkretisera planen för uppföljning

Har ni beskrivit en uppföljningsplan i upphandlingsdokumenten behöver ni nu konkretisera och arbeta fram en tidsplan för uppföljningen. Ni bör även informera er leverantör om de väsentliga delarna i planen. Om ni inte redan har en uppföljningsplan är det nu dags att ni nu börjar planera för hur ni i er organisation ska genomföra uppföljningen.

För att göra uppföljningsplanen konkret kan ni använda er av de riskerna för oskäliga arbetsvillkor ni tidigare har identifierat. I leverantörens anbud eller efter dialog med leverantören bör ni kunna få fram information eller indikatorer för att prioritera omfattningen av uppföljningen.

Detta skulle kunna vara:

  • Ska utstationerad arbetskraft användas och i sådana fall till hur stor del?
  • Vilka underleverantörer ska eventuellt användas?
  • Framgår det av eventuella ledningssystem vilken kontroll ni bedömer att leverantören har över underleverantörerna som ska utföra kontraktet?
  • Har det uppmärksammats brister i leverantörens och eventuella underleverantörers betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter?
  • Finns det några förfallna skulder hos Skatteverket eller Kronofogdemyndigheten?

Ett ytterligare sätt för att kunna prioritera vad ni ska fokusera er avtalsuppföljning på, är att skicka ut ett egenrapporteringsformulär till leverantören. Om du har bifogat egenrapporteringsformuläret redan i upphandlingsdokumenten, ber du leverantören fylla i och skicka tillbaka det till er. En rekommendation är att skicka ut formuläret så snart som möjligt efter kontraktstarten. Då får din organisation möjligheter att följa upp eventuella avvikelser och brister i uppfyllandet av villkoren. Genom att genomföra uppföljningen tidigt visar ni att ni inte kommer att acceptera att en leverantör inte uppfyller de arbetsrättsliga villkoren som leverantören accepterade att följa vid anbudsinlämnandet.

Se mer under ”Verifiering av leverantörens egenrapportering under ” under Förvalta.

Etablera kontakt med ansvarig person hos leverantören

I samband med till exempel uppstartsmötet med leverantören är det bra att identifiera den kontaktperson hos leverantören som är ansvarig för att bistå er i uppföljningen. I dialogen med leverantören bör ni diskutera eventuella funderingar som leverantören har kring uppföljningsplanen.